Digital adoption – going digital starts with the workforce

Adopción digital: la transformación digital comienza con el empleado

La transformación digital de una empresa depende de la aceptación y el apoyo activo de todos los empleados afectados, un fenómeno que se conoce como "adopción digital". ¿Pero qué significa exactamente esto? ¿Y cómo puede la adopción digital ayudar a las empresas a mejorar su capacidad de digitalización?

Las nuevas tecnologías, el software y los modelos de negocio se han convertido en algo habitual. Desde hace años, las empresas de prácticamente todos los sectores han experimentado cambios radicales en sus principales áreas de negocio. A la cabeza de esta tendencia se encuentran los líderes de la digitalización, los cuales están generando un gran revuelo en el mercado con nuevas ideas, basándose tanto en la analítica como en las opiniones de los clientes para seguir desarrollándose y así tomar las decisiones adecuadas con mayor rapidez.

Prosperan en este sentido porque tienen algo que sus competidores menos exitosos no tienen: una mentalidad no dominada por la inseguridad y el miedo, sino por la curiosidad, la mente abierta y la capacidad de suscitar entusiasmo. Los líderes de la industria no utilizan un software mejor; sino que utilizan mejor el mismo software, ya que persiguen activamente una cultura de adopción digital, lo cual es clave para lograr un éxito prolongado en el mercado digitalizado actual.

¿Qué es la adopción digital?

Aunque nunca pudo predecir lo que traería el siglo XXI, el escritor Antoine de Saint-Exupéry escribió hace años una idea que describe con exactitud lo que representa la adopción digital: "Si quieres construir un barco, no reúnas a los hombres para recoger madera, dividir el trabajo y dar órdenes. En su lugar, enséñales a anhelar el vasto e infinito mar".

La adopción digital persigue exactamente el mismo objetivo: una actitud positiva hacia cambios de gran alcance. Esto requiere un cambio de perspectiva, desde los problemas encontrados hasta la meta establecida. En otras palabras, la adopción digital es más que sólo aceptar las tecnologías digitales. El término engloba un amplio proceso de cambio que otorga al equipo la capacidad para:

  • reconocer el potencial de las nuevas tecnologías,
  • dominar y utilizar ampliamente los nuevos procesos, tecnologías y software,
  • entender las razones y los beneficios de la optimización de los procesos,
  • percibir las nuevas herramientas y métodos como un trabajo en equipo ágil, no como un obstáculo, sino como un paso necesario para la innovación y la mejora de la satisfacción del cliente.

Desencadenantes de una cultura corporativa digital

Así pues, la adopción digital va mucho más allá de la adaptación por parte del usuario. Aunque la adopción de los usuarios es un proceso continuo, el enfoque se centra claramente en todas las áreas operativas. El objetivo es asegurar que las personas se familiarizan con el nuevo software lo más rápida y eficazmente posible. Esto puede lograrse ofreciendo la asistencia adecuada en el entorno de trabajo inmediato, lo cual acelera el proceso de asimilación, evita la frustración al utilizar el software y mejora el rendimiento.

La adopción digital también sigue estos objetivos, pero el concepto de aprendizaje y cambio en este caso va mucho más allá, involucrando activamente al personal, dándoles una comprensión estratégica y colocándolos así en el centro del escenario.

Por lo tanto, el objetivo no es simplemente cambiar los hábitos de trabajo y de comportamiento, sino conseguir un cambio de actitud y mentalidad. La adopción digital puede considerarse sin duda un factor desencadenante de una mentalidad digital que trasciende el pensamiento aislado, considera los desafíos como proyectos con potencial, y pide activamente la introducción de nuevas aplicaciones y herramientas innovadoras que ayuden a mejorar el rendimiento. Pero la adopción digital también puede provocar, sobre todo, un cambio gradual en la cultura corporativa: cuantas más personas en una empresa tengan una mentalidad digital similar, con actitudes y puntos de vista parecidos, mayor será la influencia en la forma en que los equipos de trabajo colaboran, en la manera en que la empresa funciona y en cómo opera en el mercado.


Adopción por parte del usuario VS adopción digital

La adopción por parte de los usuarios es la medida de la disposición de las personas para utilizar el software y el grado en que utilizan realmente un nuevo programa o servicio de software. Además del diseño de la propia aplicación (funciones prácticas, estructura clara, etc.), un alto nivel de adopción por parte de los usuarios depende principalmente de que se les proporcione un apoyo específico durante su utilización.

La adopción digital, a su vez, describe la medida en que la plantilla está dispuesta a acoger la digitalización de los procesos y reconocer el potencial resultante de los nuevos instrumentos y soluciones informáticas. Cuanto mayor sea el grado de adopción digital entre el personal, más probable será que considere la adopción por parte de los usuarios como su contribución a la competitividad de su empresa, y por lo tanto, a su éxito.


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Los managers deben ser los impulsores de la adopción digital

Los cambios con efectos tan trascendentales para los trabajadores no se producen de la noche a la mañana. Esto no es un sprint, es una maratón en la que los gerentes toman la iniciativa y marcan el ritmo. Después de todo, las nuevas tecnologías, herramientas y software sólo serán aceptadas en un entorno que promueva y demuestre continuamente la voluntad de acoger el cambio con todas sus consecuencias. Esto es mucho más fácil de lograr cuando

  • los usuarios pueden probar cosas nuevas y cometer errores,
  • los empleados reciben formación continua,
  • se utiliza software y hardware con la mejor usabilidad posible,
  • el conocimiento se entiende como un valor que aumenta al compartirlo,
  • se anima al personal a tomar la iniciativa y a colaborar en equipos ágiles,
  • tanto el análisis de negocios como la retroalimentación de los usuarios son componentes de un proceso de mejora continua.

El apoyo de la cultura a las innovaciones técnicas

Este escenario ideal pero está muy alejado de la realidad, tal y como confirma la encuesta del Grupo Internacional de Datos (IDG). A pesar de que el 91% de las empresas encuestadas en todo el mundo habían adoptado o tenían previsto adoptar una estrategia empresarial "digital-first" (es decir, una estrategia para cambiar los procesos internos, la cultura empresarial y las aptitudes del personal), sólo el 37% estaba poniendo realmente sus ideas en práctica. Por lo tanto, en lo que respecta a la digitalización, la mayoría sigue dudando en dar el paso.

Hay muchas razones para ello (y son hasta válidas), como pueden ser las limitaciones presupuestarias o la necesidad urgente de actuar en los determinados departamentos. Sin embargo, en los proyectos de digitalización que se basan principalmente en la tecnología e ignoran el cambio cultural asociado, a menudo se subestima el impacto que la introducción de nuevos programas informáticos tiene en la forma de trabajar de los empleados. En otras palabras, se descuida a los mismos usuarios cuya aceptación o escepticismo al final del día determina si la transformación digital tiene éxito o no. 

En última instancia, son los empleados quienes deben trabajar con el nuevo software y las nuevas herramientas para que toda la empresa se beneficie. Pero esto solo depende de que disfruten utilizando las nuevas soluciones y apoyen los cambios porque reconocen sus ventajas y están dispuestos a sacar el máximo provecho de ellas.

Las soluciones de adopción digital ofrecen un apoyo integral

Como ya se ha dicho, la adopción digital no es una carrera de corta duración. Requiere mucha paciencia y conduce al éxito sólo cuando se implementa como parte de iniciativas de cambio holístico.

Las soluciones y plataformas de adopción digital proporcionan una ayuda inestimable al respecto. Se trata de programas informáticos que proporcionan a los usuarios el contenido que necesitan directamente en su puesto de trabajo o en la aplicación pertinente, adaptado al contexto concreto y justo cuando surge la necesidad.

Las soluciones de adopción digital se basan en el concepto de apoyo al rendimiento. Se consideran un importante complemento de la formación formal porque los usuarios ya han olvidado gran parte de los conocimientos adquiridos en la formación cuando los tienen que poner a prueba. Las soluciones de adopción digital permiten subsanar esas lagunas de conocimientos proporcionando el contenido adecuado en el "momento de necesidad", ya sea en forma de consejos prácticos, guías paso a paso, aprendizaje interactivo, documentación de procesos o normas y reglamentos. Por lo tanto, desempeñan un papel fundamental para garantizar que los usuarios de todas las edades puedan empezar a trabajar con el software inmediatamente, con confianza, eficacia y lograr resultados cada vez mejores.

Especialmente cuando se trata de implementar proyectos de transformación digital y de desplegar aplicaciones empresariales como programas CRM, ERP o PLM, las soluciones de adopción digital son fundamentales porque, en una situación idónea, proporcionan una experiencia positiva al usuario y evitan desde el principio las pérdidas de productividad.

Sin embargo, incluso la mejor solución de adopción digital es tan sólo una pequeña pieza de un gran rompecabezas. Está en manos de los directivos iniciar la transformación, establecer un marco cultural dentro de la empresa, y dar vida a su visión digital aprovechando el concepto de liderazgo digital. Los modelos tradicionales de trabajo y de gestión deben ser reformulados y adaptados a las necesidades del equipo y de los clientes. Si bien es fácil decirlo en teoría, en la práctica se necesita bastante valor. Quienes se aferran a estructuras desfasadas por temor a tomar decisiones equivocadas en su trabajo, no podrán aprovechar la adopción digital y los beneficios que ésta ofrece. Este también sería un planteamiento bastante atrevido, pero no muy inteligente.