Más flexibilidad para una mayor productividad

Numerosos estudios muestran que, usado correctamente, el trabajo a distancia motiva a los empleados, los hace más productivos y hace que las empresas sean más atractivas. Sin embargo, este modelo laboral es más complejo de lo que parece. No basta con configurar el ordenador en casa en lugar de en la oficina, se dan muchos más cambios que solo el entorno. El trabajo a distancia significa establecer nuevos flujos de trabajo y encontrar otras formas de colaboración. Se hace necesario intercambiar información de manera efectiva con colegas y jefes a través de largas distancias, así como impulsar proyectos juntos sin tener que pasar por la oficina de al lado.

Todo esto es absolutamente factible, porque existe una amplia gama de herramientas tecnológicas para dar respuesta a las más diversas necesidades del trabajo a distancia. Por ejemplo, a la hora de conversar con colegas, hay temas que deben ser discutidos en grupo y el trabajo a distancia no va a cambiar eso. Simplemente estas conversaciones se llevarán a cabo mediante una reunión online en la que las personas que trabajan desde casa o en cualquier otro lugar puedan interactuar con las que se encuentren en la oficina.

Estas reuniones en línea son posibles, por ejemplo, usando Microsoft Teams. Esta herramienta es adecuada para las reuniones del proyecto, pero también para el stand-up diario y el intercambio informal dentro del equipo. Durante la reunión, se pueden compartir archivos e integrar otras aplicaciones de Microsoft. Los empleados pueden unirse a través de un ordenador portátil, PC, smartphone o tableta, verse las caras y discutir. El programa de videollamadas y reuniones virtuales Zoom ofrece posibilidades similares. Conviene recordar que los participantes en el chat pueden dividirse en pequeños grupos en salas separadas para discutir sobre otras cuestiones de manera más privada antes de volver a la reunión principal. Otras herramientas de reunión son join.me, GoToMeeting y WebEx.

Para quienes trabajan juntos en proyectos, las herramientas de gestión de proyectos pueden ser muy útiles. Proporcionan una clara visión general de las responsabilidades, tareas y plazos de todos los empleados involucrados. El acceso es en línea, de modo que todos los miembros del proyecto tienen acceso a la misma información, sin importar dónde estén. Con un simple vistazo se puede comprobar quién está al cargo de qué tarea, qué temas ya han sido completados y dónde hay aún necesidad de actuar. El progreso del proyecto se introduce en el sistema tan pronto como se realiza, lo que da una imagen bastante precisa del estado en todo momento. Ejemplos de herramientas de gestión de proyectos son la alemana factro, que procesa y almacena sus datos en centros de datos alemanes, o Meistertask, que está alojado en servidores europeos. La herramienta de la organización estadounidense Trello es particularmente conocida y ampliamente utilizada.

Más allá de los instrumentos de planificación de proyectos, existen tecnologías útiles para la colaboración constructiva de los trabajadores a distancia. Por ejemplo, los documentos pueden intercambiarse fácilmente a través de las unidades de red propias de la empresa o del almacenamiento en la nube. Los correos electrónicos a listas de distribución pueden evitarse usando los chats de grupo abiertos y cerrados de Slack. ¿Pero qué pasa si algún colega teletrabajando tiene dificultades con su tecnología? ¿Todas estas herramientas online se vuelven repentinamente inútiles entonces? Incluso en el caso de tales situaciones desagradables podemos encontrar ayuda en Internet. Con Teamviewer, los técnicos de TI de la empresa pueden conectarse al ordenador de su colega en problemas y resolverlos.

Otro de los aspectos importantes que se pueden gestionar a distancia es el de la formación y cualificación. El aprendizaje electrónico está disponible para todas las áreas, todos los requisitos y en los canales más diversos. Por ejemplo, SAP SuccessFactors (LMS) está disponible para todos los procesos de RR.HH., con una amplia gama de opciones adaptables a todas las necesidades y especificaciones individuales.