Potenciando la eficacia de la IA generativa con una PAD

Es bien sabido que insistir en un tema forma parte del oficio, y Sam Altman destaca en este tema. Según un post de Handelsblatt (revista de negocios alemana) en LinkedIn, el director general de OpenAI dijo en la Cumbre Económica Mundial de Davos que ChatGPT podría aumentar la productividad de una empresa entre dos y cinco veces. Lo que Altman no mencionó son los muchos obstáculos grandes y pequeños que hay que superar antes de que una empresa pueda siquiera acercarse a esta dimensión de crecimiento gracias a la IA Generativa (GenAI).

Nos referimos a cuestiones como el caso de negocio adecuado, la preparación y protección de los datos y la integración de las aplicaciones GenAI en el panorama de los procesos. Y esto es sólo el principio. El apoyo integral a los empleados a la hora de utilizar las nuevas herramientas es igual de importante. En este caso, los cursos de formación tradicionales sólo sirven hasta cierto punto. Por un lado, la tecnología se desarrolla y cambia más rápido que cualquier plan de estudios, y por otro, la calidad del resultado de la IA depende de un gran número de variables, cuyo potencial se queda en gran medida en el camino si la herramienta se utiliza sin ayuda.

Para evitar el riesgo de una erosión progresiva de la calidad de los resultados y la información, este apoyo también debe proporcionarse en el lugar de trabajo, por ejemplo, a través de una Plataforma de Adopción Digital (PAD). En el caso de tts performance suite, tenemos una ventana de ayuda junto a la aplicación de IA, como si fuera una barra lateral. La ayuda se encuentra a disposición de los usuarios sin que tengan que abandonar la herramienta de IA. Esto garantiza que los empleados puedan utilizar el programa de GenAI de forma segura, confiada y productiva en todo momento, de acuerdo con las directrices de la IA. Los cinco casos de uso siguientes muestran en detalle cómo se puede utilizar el soporte que proporciona una DAP:

Una empresa mediana decide utilizar un asistente de IA (ChatGPT, Google Gemini, Microsoft Copilot o similar) para aumentar la productividad en la creación de textos en los departamentos de RRHH, gestión de productos, marketing, ventas y soporte. Tras la formación inicial, los usuarios deberían conseguir:

• Optimizar su rutina de trabajo, ya que se les recuerda en el momento oportuno que la IA puede ayudarles con la tarea que tienen entre manos 
• Generar textos de alta calidad sin las dificultades del folio en blanco
• Aprender cómo pueden combinarse las herramientas GenAI para afinar el resultado de la IA

Implementación paso a paso con una PAD para GenAI

1. Una usuaria abre Microsoft Word u otro procesador de textos.
2. Aparece una notificación push con la pregunta: "¿Te gustaría escribir mejores textos con la ayuda de la IA?". 
3. Hace clic en "Sí" para abrir la ventana de ayuda de la PAD junto al programa de tratamiento de textos.
4. Dependiendo del contexto de trabajo y del rol del usuario, la Plataforma de Adopción Digital le muestra qué herramientas de IA han sido aprobadas para la tarea en cuestión por el departamento responsable de la seguridad informática. Si es necesario, también puede consultar la política de IA vigente en la empresa.
5. ChatGPT es una de las herramientas compartidas. Al hacer clic en ella, se abre el chatbot de IA. Dependiendo de la aplicación y adaptado al rol de la persona usuaria correspondiente, la PAD sugiere ahora una selección de diferentes géneros de texto y proporciona sugerencias con comodines para una generación eficaz del texto.
6. Para optimizar el primer borrador de texto utilizando la aplicación de IA, la usuaria puede encontrar más consejos en la PAD. El software ayuda con indicaciones eficientes y ejemplos apropiados, por ejemplo, sobre el tono, la estructuración del texto, el formato de salida o el uso productivo de las distintas sugerencias de entrada.
7. Si el resultado cumple los requisitos, la usuaria confirma la consulta correspondiente en la PAD. A continuación, se le informa de que pueden optimizar aún más el lenguaje del borrador utilizando DeepL Write. 

El correo electrónico es una de las principales causas de estrés, falta de concentración y caída de la productividad. Demasiados correos electrónicos y demasiado largos cuestan tiempo y nerviosismo. Para cambiar esto, la dirección de la empresa confía en el uso de ChatGPT. El chatbot está diseñado para:

• Resumir correos electrónicos
• Descargar a los empleados y liberar tiempo para actividades de valor añadido
• Utilizarse de forma que la información confidencial permanezca protegida de forma segura

Implementación paso a paso con una PAD para GenAI

1. En Microsoft Outlook, el usuario pulsa sobre el correo electrónico recibido.
2. Basándose en el asunto del mensaje, la PAD reconoce que se trata de un correo electrónico de los denominados pingpong. Se abre una notificación push con la pregunta: "¿Quieres resumir el historial de correos electrónicos con ayuda de la IA?".
3. Cuando el usuario hace clic en "Sí", se abrirá la ventana de ayuda de la PAD junto a la ventana de Outlook con la nota de que no está permitido utilizar la versión web pública de ChatGPT para el resumen. En su lugar deberá utilizarse ChatGPT de Empresa.
4. Tras hacer clic en uno de los espacios de trabajo seguros, la PAD explica lo que hay que tener en cuenta a la hora de resumir correos electrónicos (función, formato, tono). La PAD también muestra algunas indicaciones que se ajustan a la tarea.

Una empresa con sedes en Europa y Asia quiere facilitar la comunicación entre sus empleados, clientes y empresas asociadas y promover la colaboración internacional. Para ello, los empleados van a utilizar el asistente de IA para:

• Escribir correos electrónicos precisos y fáciles de entender, cuyo tono se adapte al destinatario respectivo.
• Traducir los correos a cualquier lengua del Grupo y ayudar así a superar las barreras lingüísticas.

Implementación paso a paso con una PAD para GenAI

1. El usuario hace clic en "Nuevo correo electrónico" en Outlook.
2. Aparece una notificación push en la pantalla con la pregunta: "¿Te gustaría escribir mejores correos electrónicos con ayuda de la IA, sin la barrera del idioma?".
3. Al hacer clic en la notificación, se abre la ventana de ayuda de la PAD. Muestra un resumen de todas las herramientas de IA aprobadas por el responsable de seguridad de la información. El usuario también puede encontrar aquí la política de IA de la empresa.
4. La PAD reconoce el contexto de trabajo y sugiere indicaciones adecuadas para redactar un correo electrónico. Sobre esta base, ChatGPT escribe un borrador inicial en la lengua materna del usuario.
5. El diseño se optimiza en el siguiente paso con la ayuda del asistente de IA. La PAD también proporciona ejemplos de mensajes.
6. En el último paso, el usuario traduce el texto a la lengua deseada. Para ello, la PAD también proporciona las indicaciones necesarias.

Para automatizar en gran medida el proceso de creación de instrucciones, una empresa recurre a una combinación de ChatGPT y una herramienta de texto a voz basada en IA. En este caso, los usuarios deben ser guiados a través del proceso de utilización del asistente de IA de manera que:

• Reciban apoyo en el proceso, desde el borrador hasta el discurso sonoro acabado.
• Obtengan la ayuda necesaria para optimizar la tonalidad y el efecto de la emisión sonora.

Implementación paso a paso con una PAD para GenAI

1. Una usuaria abre la PAD y busca "Recomendaciones de escritura" o "Redacción corporativa".
2. La ventana de ayuda de la plataforma de adopción digital contiene el guiado paso a paso para escribir un discurso de acuerdo con las normas de redacción corporativas. La PAD también muestra un resumen de las herramientas de IA implantadas en la empresa, un enlace a la política de IA actual y una nota que indica que se debe utilizar ChatGPT de Equipo o de Empresa si el discurso contiene información confidencial.
3. Como se describe en el Caso práctico 1, esta usuaria puede encontrar todos los consejos y ejemplos de instrucciones que necesita para crear y optimizar posteriormente el borrador del discurso en la ventana de ayuda de la PAD.
4. En el siguiente paso, se pide a la usuaria que copie el texto en una de las herramientas de IA aprobadas para la conversión de texto a voz.
5. La PAD también ofrece una asistencia completa en la herramienta de texto a voz para conseguir un resultado ideal, por ejemplo en la selección de una voz adecuada, la localización, el estilo y la velocidad de habla.

Para reducir costes y optimizar el contenido informativo de sus presentaciones, una empresa quiere prescindir de las fotos de stock y producir ella misma las imágenes en el futuro. Para que los empleados consigan resultados perfectos rápidamente con GenAI, necesitan:

• Ser guiados paso a paso en el proceso de generación de imágenes.
• Conocer todas las variables para optimizar y ajustar el resultado.

Implementación paso a paso con una PAD para GenAI

1. Para colocar una imagen en la diapositiva de título de una nueva presentación de PowerPoint, este usuario debe pulsar el cuadro de diálogo "Insertar".
2. Aparece automáticamente una notificación push con la pregunta: "¿Te gustaría crear mejores imágenes para tus presentaciones con la ayuda de la IA?".
3. El usuario hace clic en "Sí" para abrir la ventana de ayuda de la PAD junto a PowerPoint. Ahí encontrará el guiado paso a paso para la indicación perfecta. También proporciona una visión general de todas las herramientas de IA autorizadas por la empresa para esta tarea, así como la política actual de IA de la empresa.
4. También se muestran ejemplos de elementos visuales del diseño corporativo, que pueden utilizarse para conseguir resultados convincentes. Alternativamente, este usuario puede seguir el proceso para profundizar en el tema.
5. En este caso, primero recibe una introducción a la ingeniería de prompts basada en varias cuestiones y casos de uso.
6. Los elementos fotográficos se explican en el siguiente paso del proceso. Según el tamaño del sensor, la distancia focal del objetivo, la profundidad de campo, el efecto bokeh, la iluminación y la perspectiva, se pueden crear imágenes que difícilmente se distinguen de las fotos reales.
7. Por último, se ofrece a los usuarios una visión general de los parámetros para ajustar con precisión las imágenes, por ejemplo, para ajustar la relación de aspecto, la calidad y el estilo. En cada etapa del proceso hay disponibles indicaciones de ejemplo, que pueden utilizarse para probar los efectos de las distintas ediciones.

La rapidez y el grado en que una empresa puede aumentar su productividad mediante la GenAI depende principalmente de la seguridad con la que la manejen los usuarios. Los casos de uso descritos demuestran que una plataforma de adopción digital como tts performance suite proporciona una ayuda significativa en este sentido.

Integrada perfectamente en el sistema de procesos existente, demanda la atención de los empleados sobre las ventajas de la inteligencia artificial generativa mediante las notificaciones push. En función de su rol y del contexto correspondiente, proporciona a los usuarios información personalizada sobre el uso ideal y la mejor combinación posible de herramientas de IA para lograr el objetivo de aumentar la productividad. También promueve el uso responsable de las tecnologías de IA proporcionando información sobre directrices y, si es necesario, recomendando alternativas seguras que garanticen la protección de los datos confidenciales.