"Estamos creando una ventanilla única para todas las cuestiones"

Para preparar mejor a sus empleados de cara a la introducción global de SAP S/4HANA, ContiTech apuesta por un sofisticado concepto de formación. Leonie Middelberg, Especialista en Cambio de Continental, explica las características especiales y el papel estratégico que desempeña la tts performance suite.

Henk Arts: Señora Middelberg, actualmente está introduciendo SAP S/4HANA en ContiTech. ¿Cuáles son las dimensiones del proyecto?

Leonie Middelberg: La introducción afecta a todo el sector del Grupo ContiTech. Al final del día, unos 16.000 usuarios trabajarán con el sistema en más de 120 lugares en más de 20 países de todo el mundo.

H. Arts: ¿Cuál es su situación actual?

L. Middelberg: El año pasado, nos ocupamos principalmente de las definiciones de los procesos y completamos las plantillas. Desde principios de 2022, estamos en la fase de despliegue. Actualmente estamos poniendo en marcha el nuevo sistema en tres centros piloto, que están recibiendo la formación correspondiente. Sin embargo, aún nos queda un largo camino por recorrer. Incluyendo los lugares piloto, habrá un total de ocho oleadas de implantación en los próximos cinco años.

H. Arts: ¿Qué significa el cambio para sus empleados?

L. Middelberg: A día de hoy, seguimos utilizando más de doce soluciones y versiones diferentes de SAP, así como soluciones de terceros que no siempre se comunican de forma óptima entre sí. En la práctica, esto supone una enorme carga adicional para nuestros empleados, ya que a menudo tienen que realizar pasos manuales intermedios. Esto ya no será necesario después de la consolidación. En el futuro, casi habrá solo procesos y procedimientos estandarizados. Esto facilitará muchas cosas a nuestros empleados. Sin embargo, también tienen que aprender mucho, por lo que la introducción de SAP S/4HANA no es solo un proyecto de TI. También es un proyecto de transformación en el que nos centramos en la gestión del cambio y el diálogo abierto.

H. Arts: ¿Qué concepto de formación utiliza para preparar a sus empleados para los cambios?

L. Middelberg: Queremos responder lo más individualmente posible a las necesidades de aprendizaje de los empleados. Por eso hemos optado por un enfoque de aprendizaje mixto. Ofrecemos un total de cinco formatos de formación diferentes. Dos de ellos son formaciones clásicas que realizamos de forma presencial o virtual, es decir, formaciones presenciales y sesiones informativas con demostraciones de sistemas. Otras tres son unidades de autoaprendizaje que apoyan directamente a los empleados en su trabajo diario: aquí se trata de apoyo al rendimiento. Entre ellas se encuentran la formación en la web, la documentación y las guías editoriales.

H. Arts: ¿Qué papel desempeña la solución de adopción digital, la tts performance suite, en la creación de materiales de formación?

L. Middelberg: La solución tts se utiliza desde hace tiempo en Continental. Debido a las buenas experiencias, decidimos utilizar la tts performance suite como plataforma central de aprendizaje. Con la solución de adopción digital, podemos crear materiales de formación en diferentes formatos. De este modo, satisfacemos con precisión las necesidades de los usuarios finales y de los usuarios clave.

Además, la solución está disponible las veinticuatro horas del día y tiene licencia en todo el Grupo. De este modo, el equipo central puede, por ejemplo, proporcionar materiales de formación en inglés, a partir de los cuales los principales usuarios locales elaboran las respectivas versiones lingüísticas. Hasta ahora, hemos formado a unos 100 autores internos y externos y hemos producido 300 documentos. El objetivo está en crear entre 650 y 800 documentos.

Con la solución de adopción digital, podemos crear materiales de formación en diferentes formatos. De este modo, satisfacemos con precisión las necesidades de los usuarios finales y de los usuarios clave.

Leonie Middelberg, Change Specialist, Continental

H. Arts: ¿Cómo se organiza la creación de contenidos en el contexto de la implantación de SAP?

L. Middelberg: Para cada tema, ContiTech tiene un propietario de contenidos y un responsable del control de calidad, así como un creador de contenidos externo que también trabaja con la tts performance suite.

H. Arts: ¿Cómo puede ayudar la solución de adopción digital a alcanzar sus objetivos de adopción de SAP?

L. Middelberg: Lo más importante es que con la tts performance suite creamos un punto central de contacto para todas las preguntas abiertas, una única fuente de verdad en la que todos saben que pueden encontrar una respuesta, sin tener que pensar o buscar durante mucho tiempo en la ayuda de SAP y otras fuentes. En cuanto los usuarios se dan cuenta de que pueden encontrar la solución adecuada con un clic en la naranja*, la solución de adopción digital funciona para nuestros objetivos; por ejemplo, si los empleados carecen de conocimientos para un pequeño paso del proceso, si no tienen claro qué tipo de número tienen que introducir en una máscara o si tienen que marcar una casilla.

H. Arts: ¿Espera también efectos positivos en la gestión del conocimiento en ContiTech?

L. Middelberg: Definitivamente. En el futuro, será mucho más fácil ampliar nuestra base de conocimientos de SAP en la empresa y compartir los conocimientos. Con la reciente vinculación de la tts performance suite a nuestro LMS, podemos incrustar fácilmente el contenido a través de un enlace. Además, ahora podemos asignar formación personalizada a los empleados y hacer un seguimiento de si se ha completado una formación. Además, mediante el seguimiento de los KPI, podemos ver en qué contenidos se hace clic y con qué frecuencia. Esto nos permite ver rápidamente lo que tiene buena acogida y lo que debemos mejorar.

H. Arts: Aunque todavía sea cosa del futuro, ¿qué papel desempeñará la tts performance suite tras la puesta en marcha del piloto?

L. Middelberg: Utilizaremos la solución de adopción digital también para la puesta en marcha industrializada. La función de apoyo al rendimiento estará disponible en todos los puestos de trabajo digitales y se utilizará para la incorporación de nuevos empleados, ya sea a nivel de usuarios finales, usuarios clave locales o en el equipo central.

En cuanto a los contenidos de aprendizaje, me gustaría que pudiéramos dedicar más esfuerzos a su creación y optimización. Todavía no hemos usado la locución, las animaciones y muchas otras posibilidades del conjunto de prestaciones de tts. No obstante, creo que ya hemos alcanzado un nivel muy bueno con la normalización; del resto nos ocuparemos más adelante.


*Nota del editor: La naranja es la ayuda contextual de la tts performance suite y ofrece acceso a todos los conocimientos de la empresa.