Resumen de los módulos de SAP más importantes.

Los módulos de SAP son componentes individuales dentro del sistema SAP, cada uno de los cuales está especializado en áreas o funciones empresariales concretas. Pueden utilizarse de forma independiente o combinada y están diseñados para mejorar y automatizar los procesos empresariales. Por ejemplo, el módulo de contabilidad financiera (SAP FI) abarca todos los procesos relacionados con la contabilidad general y auxiliar, mientras que el módulo de ventas y distribución (SAP SD) se ocupa de la tramitación de pedidos y las ventas.

La importancia de estos componentes radica en su capacidad para vincular datos y procesos en tiempo real. Esto aumenta la transparencia y la eficacia. Así, las decisiones se pueden tomar sobre la base de datos sólidos, lo que reduce los costes y aumenta la competitividad. Cuanto más compleja es una empresa, más importante es el uso de módulos de SAP, ya que garantizan una base de datos uniforme, procesos estandarizados y un flujo de información constante.

La gama de módulos de SAP es muy amplia. Esto se debe a que SAP abarca diversas áreas de la empresa y también tiene en cuenta los requisitos específicos del sector. Hay módulos específicos para casi todos los departamentos: compras, producción, recursos humanos, marketing, etc. Además, se desarrollan constantemente nuevas funcionalidades para responder a las tendencias actuales del mercado y a los avances tecnológicos. Un ejemplo de ello es S/4HANA, la nueva generación de ERP basada en tecnología in-memory, que ofrece numerosas mejoras en términos de rendimiento y facilidad de uso.

Al mismo tiempo, la necesidad de formación en las empresas aumenta con cada nuevo módulo, actualización o salto tecnológico, ya que los empleados deben aprender a utilizar las nuevas funciones de forma eficiente para maximizar el valor añadido de las soluciones.

En el mundo SAP, los módulos pueden dividirse, a grandes rasgos, en dos categorías: módulos funcionales y módulos técnicos.

• Los módulos funcionales están diseñados para mapear y optimizar los procesos operativos. Por ejemplo, SAP FI (Contabilidad Financiera), SAP CO (Controlling) y SAP SD (Comercial). Se utilizan directamente en los departamentos especializados y apoyan tareas como la contabilidad, la contabilidad de costes, la gestión de materiales o la administración de personal.
• Los módulos técnicos, por su parte, se ocupan de la infraestructura y la integración en segundo plano. Entre ellos se encuentran SAP NetWeaver como base tecnológica, SAP PI (Process Integration) para la integración de datos y procesos entre diferentes sistemas y SAP ABAP, que sirve como plataforma de desarrollo. Los módulos técnicos garantizan que las distintas aplicaciones puedan comunicarse entre sí de forma fiable y que los usuarios tengan acceso a un entorno de sistemas de alto rendimiento.

Ambas categorías son esenciales para el buen funcionamiento de los procesos empresariales. Las empresas deben determinar qué módulos son necesarios y cómo interactúan de forma óptima.

1. Optimización de los procesos empresariales - Gracias a los módulos de SAP, muchos procesos pueden simplificarse, estandarizarse y, por tanto, acelerarse considerablemente. En lugar de transferir manualmente datos de un sistema a otro, la información relevante se intercambia en tiempo real, lo que reduce los errores y aumenta la calidad de los datos.
2. Mejora de la colaboración entre departamentos - Al trabajar todos los módulos en la misma base de datos, se crea un alto nivel de transparencia entre departamentos. Esto significa que los departamentos de compras, producción y ventas de una empresa pueden planificar de forma estandarizada y acceder a los mismos datos. Esto facilita la coordinación, evita cuellos de botella y permite responder con mayor rapidez a los cambios del mercado.

Especialmente cuando se introducen nuevos módulos o se realizan cambios importantes, como el paso a SAP Fiori Apps, la formación debe programarse con firmeza. Es la única manera de preparar eficazmente a los empleados para la nueva interfaz de usuario y los procesos modificados.

Contabilidad (Finanzas)

• SAP FI (Contabilidad Financiera)
  SAP FI abarca todos los procesos relacionados con las finanzas. Esto incluye la contabilidad del libro mayor, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y la contabilidad de activos. Esto permite a las empresas realizar un seguimiento de sus flujos de efectivo sin problemas y preparar sus estados financieros anuales con mayor rapidez.
  • Submódulos:
    • Contabilidad general: gestión centralizada de los datos financieros
    • Acreedores: gestión de proveedores y facturas recibidas
    • Contabilidad de deudores: gestión de clientes y cobros pendientes
    • Contabilidad patrimonial: gestión del inmovilizado
• SAP CO (Controlling)
  SAP CO apoya la planificación, el control y el seguimiento de los costes y servicios de la empresa. Las subáreas más importantes son la contabilidad de clases de coste, la contabilidad de costes de productos y la contabilidad de segmentos de mercado. La conexión con SAP FI proporciona a los responsables de control de gestión y a los departamentos financieros una visión completa de la rentabilidad de los distintos productos y procesos.

Logística

• SAP MM (Gestión de Compras y Materiales)
  Este módulo controla el aprovisionamiento, el almacenamiento y la gestión del inventario de materiales. Está estrechamente interconectado con el módulo financiero para que los pedidos, las entradas de mercancías y las facturas puedan contabilizarse automáticamente.
• SAP SD (Ventas y Distribución)
  El módulo SAP SD (Ventas y Distribución) es responsable de todo el proceso de ventas, desde la preparación de ofertas y la tramitación de pedidos hasta la entrega y la facturación. La integración con SAP MM y FI permite que los datos de ventas fluyan directamente a la gestión financiera y de inventario.
• SAP PP (Planificación de la Producción)
  SAP PP se ocupa de planificar y controlar los procesos de producción. Las empresas pueden utilizarlo para crear órdenes de producción, comprobar capacidades y gestionar listas de piezas, lo que les permite garantizar una producción fluida. SAP MII (Manufacturing Integration and Intelligence) lo complementa enlazando los sistemas de producción con las tecnologías de la información de la empresa y proporcionando datos en tiempo real para optimizar el control de la producción.
• SAP QM (Gestión de la Calidad)
  SAP QM permite inspeccionar la calidad de los productos y procesos. Esto permite crear planes de inspección, documentar los resultados e iniciar medidas automáticas en caso de desviaciones.
• SAP EWM y SAP TM 

SAP EWM (Extended Warehouse Management) ofrece funciones ampliadas de gestión de almacenes para estructuras de almacén más grandes o complejas y optimiza los procesos de entrada, preparación de pedidos e inventario. SAP TM (Transport Management) apoya la planificación, optimización y gestión de los procesos de transporte, incluida la gestión de los costes y el control de las expediciones.

Gestión de recursos humanos

• SAP HXM (Gestión de la Experiencia del Empleado)
  SAP ofrece dos soluciones para la gestión de RR HH: SAP HCM para S/4HANA, la versión clásica on-premise, y SAP SuccessFactors, la alternativa en la nube (se ofrecerá más información sobre esta última más adelante en el artículo). Ambas soluciones abarcan el cálculo de nóminas, la gestión del tiempo del personal y la gestión del talento. SAP HXM (Human Experience Management) se refiere a la reorientación estratégica de SAP SuccessFactors, que ahora tiene un mayor enfoque en la experiencia del empleado.

Componentes multiaplicación

• SAP BI/BW (Business Intelligence and Business Warehouse): estos módulos recopilan y consolidan datos de diversas fuentes, los procesan y los ponen a disposición para análisis e informes. En la era del big data, las herramientas de BI son un componente indispensable de las empresas impulsadas por los datos.
• SAP Analytics Cloud (SAC): SAP SAC es una solución basada en la nube para el análisis de datos en tiempo real, la elaboración de informes y la planificación empresarial. Se integra a la perfección con BI/BW y permite realizar análisis, cuadros de mando y modelos de planificación asistidos por IA.
• SAP GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento): SAP GRC ayuda a las empresas a cumplir los requisitos legales, minimizar los riesgos y supervisar las directrices de seguridad para gestionar de forma eficiente los requisitos de cumplimiento.

Además de los módulos clásicos, SAP también ofrece soluciones especiales para industrias específicas y el sector financiero:

• IS (Industry Solutions): SAP ofrecía soluciones específicas para diversos sectores, como el automovilístico (IS-Auto), el sanitario y hospitalario (IS-H), el minorista (IS-Retail), el del petróleo y el gas (IS-Oil), el de los medios de comunicación (IS-Media), entre muchos otros. Algunas de estas soluciones ya no existen o están siendo sustituidas por productos SAP S/4HANA (por ejemplo, IS-U se convertirá en SAP S/4HANA Utilities, mientras que IS-H no tendrá un sucesor directo de SAP).
• FS (Servicios Financieros): Soluciones para bancos, aseguradoras y otros proveedores de servicios financieros que cumplen requisitos normativos y de procesos específicos.

Las soluciones específicas del sector ofrecen procesos predefinidos y mejores prácticas adaptadas a las necesidades respectivas. Esto puede reducir los esfuerzos de personalización y permitir una implantación más rápida. Al mismo tiempo, las empresas informan de aumentos de productividad gracias a los procesos estandarizados.

El cambio a las tecnologías SAP modernas, en particular S/4HANA y las aplicaciones Fiori, requiere más formación debido a las diferencias funcionales y a las nuevas lógicas de funcionamiento. Por ello, las empresas deben prever recursos suficientes para las medidas formativas.

Integración con SAP HANA

SAP HANA es la plataforma in-memory en la que se basa SAP S/4HANA. Esto significa que los datos ya no se recuperan de los discos duros, sino que se accede a ellos directamente desde la memoria principal. Esto permite realizar análisis y consultas en tiempo real y de forma mucho más rápida. Las empresas pueden tomar decisiones basadas en datos con mayor rapidez, lo que resulta crucial en un entorno de mercado cada vez más volátil.

Sin embargo, para los empleados esto significa que necesitan formarse de nuevo para manejar las nuevas opciones de análisis. Por ejemplo, cualquier persona que haya utilizado anteriormente SAP BW para realizar análisis debe aprender ahora a utilizar HANA para análisis en tiempo real y a configurar los modelos de datos de forma eficiente.

Papel de los módulos en entornos en la nube

S/4HANA Cloud ofrece una solución que funciona íntegramente en la nube. Los módulos están disponibles como servicios y pueden escalarse más fácilmente. Además, las funciones de IA y la automatización son cada vez más importantes: las propuestas de pedidos se generan automáticamente, los procesos de RRHH se digitalizan y los procesos de toma de decisiones se apoyan en análisis predictivos.

Sin embargo, la necesidad de formación también aumenta significativamente, ya que los empleados tienen que aprender a manejar los sistemas basados en la nube, los aspectos de seguridad y las actualizaciones continuas. Especialmente cuando SAP Fiori se establece como interfaz estándar, los conceptos operativos pueden cambiar fundamentalmente.

Para obtener una visión general aún mejor de las funciones básicas del sistema SAP, es aconsejable subdividir las distintas áreas. Además del control de gestión corporativo, el ERP también da soporte al área de ventas de las empresas filiales para organizar los procesos de forma eficaz y eficiente.

SAP S/4HANA aprovecha todo su potencial en combinación con soluciones complementarias que optimizan y automatizan los procesos empresariales. Estos son los productos más importantes que están estrechamente integrados con S/4HANA:

SAP Customer Experience (CX)

Anteriormente conocido como SAP CRM, SAP CX comprende varias soluciones basadas en la nube para ventas, servicio de atención al cliente y comercio electrónico.

• SAP Sales Cloud ayuda a gestionar las ventas y a mantener las relaciones con los clientes con datos en tiempo real, análisis de pipeline y previsiones asistidas por IA.
• SAP Service Cloud permite la asistencia omnicanal, la gestión de tickets y la automatización del servicio de atención al cliente.
• Por último, SAP Commerce Cloud es una plataforma de comercio electrónico para modelos de negocio digitales con experiencias de cliente personalizadas.

SAP SuccessFactors

Esta solución en la nube para la gestión de recursos humanos complementa S/4HANA con procesos digitales de recursos humanos para la contratación, la incorporación, la gestión del talento y la contabilidad de nóminas. Gracias a la integración con S/4HANA Finance, los datos de RRHH y salariales se transfieren automáticamente a la contabilidad financiera.

SAP Fieldglass

Las empresas que gestionan mano de obra externa o proveedores de servicios utilizan SAP Fieldglass para planificar la plantilla, gestionar contratos y nóminas. La solución también ayuda a cumplir los requisitos de conformidad.

SAP Ariba

SAP Ariba optimiza los procesos de compra y de la cadena de suministro mediante una plataforma de aprovisionamiento en la nube. Las empresas pueden gestionar sus proveedores de manera digital, automatizar contratos e integrar pedidos en S/4HANA sin problemas.

SAP Concur

La solución de gestión de gastos de viaje automatiza los informes, procesa los recibos y permite reservar viajes de negocios. La integración con S/4HANA Finance permite contabilizar los gastos directamente.

SAP Integrated Business Planning (IBP)

IBP es la solución moderna de planificación de la cadena de suministro y sustituye a SAP APO. Las empresas pueden realizar previsiones de la demanda, optimizar los inventarios y analizar los datos en tiempo real para reaccionar con flexibilidad a la evolución del mercado.

SAP Digital Manufacturing Cloud (DMC)

SAP DMC conecta en red los sistemas de producción con S/4HANA Manufacturing y ofrece un control de la producción en tiempo real basado en IoT. Esto permite a las empresas optimizar sus procesos de producción y reducir el tiempo de inactividad de las máquinas.

SAP Business Technology Platform (BTP)

SAP BTP ofrece servicios centrales de desarrollo e integración para S/4HANA:

• SAP Integration Suite conecta S/4HANA con sistemas externos.
• SAP Extension Suite permite personalizaciones individuales mediante low-code/no-code.
• AI & Data Management mejora el uso del aprendizaje automático y los análisis en tiempo real.

Aunque SAP S/4HANA es la solución ERP central, solo desarrolla todo su potencial en combinación con estos productos complementarios. Estos productos complementarios proporcionan a las empresas un modelo de negocio digitalizado de extremo a extremo.

Detrás de los potentes módulos empresariales de SAP hay una infraestructura técnica compleja que garantiza la integración, la escalabilidad y el rendimiento. Estos componentes tecnológicos son necesarios para el funcionamiento de SAP S/4HANA y permiten una comunicación fluida entre las aplicaciones. Además de la ya mencionada base de datos en memoria SAP HANA y la nueva interfaz de usuario SAP Fiori, existen otros elementos fundamentales:

SAP NetWeaver: la base tecnológica

Durante mucho tiempo, SAP NetWeaver fue la plataforma tecnológica central para las aplicaciones SAP y proporcionaba una capa de integración para diversos módulos y sistemas externos. NetWeaver ya no es relevante para las implementaciones modernas de S/4HANA y solo desempeña un papel en los sistemas ECC más antiguos. SAP Business Technology Platform (BTP) ha sustituido a NetWeaver.

SAP PI (integración de procesos): middleware para la comunicación entre sistemas

SAP PI sirve como middleware que conecta SAP S/4HANA con sistemas externos. Permite el intercambio de datos entre sistemas SAP y no SAP, y garantiza que los procesos empresariales se ejecuten sin problemas en diferentes aplicaciones. En los entornos de nube modernos, PI se está sustituyendo cada vez más por SAP Integration Suite.

SAP ABAP: el lenguaje de programación de SAP

ABAP (Advanced Business Application Programming) es el lenguaje de programación interno de SAP y se utiliza para desarrollar personalizaciones, informes y extensiones en S/4HANA. Con la introducción del modelo de programación ABAP RESTful (RAP), ahora también se pueden desarrollar aplicaciones optimizadas para la nube.

SAP Solution Manager: supervisión del sistema y modelado de procesos

SAP Solution Manager (SolMan) es una herramienta de administración y supervisión centralizada que ayuda a los equipos de IT a supervisar, mantener y optimizar los sistemas SAP. Entre sus funciones más importantes se incluyen las siguientes:

• Gestión de cambios y versiones: seguimiento y control de las actualizaciones del sistema.
• Supervisión de procesos empresariales: análisis y optimización de los procesos empresariales.
• Gestión de pruebas: pruebas automatizadas para nuevas implementaciones de SAP.

Para poder gestionar de forma eficiente su entorno SAP y aprovechar al máximo esta plataforma, las empresas deben comprender estos fundamentos técnicos.

¿Cuántos módulos hay?

Hay más de 100 módulos diferentes, incluidas soluciones específicas para distintos sectores y funciones. El número exacto varía, ya que SAP publica regularmente nuevos módulos o ampliaciones y renombra o fusiona los módulos existentes.

¿Qué módulos son adecuados para las pequeñas empresas?

Las pequeñas empresas suelen beneficiarse de los módulos principales, como SAP FI (Contabilidad Financiera), SAP MM (Gestión de Materiales) y SAP SD (Ventas y Distribución). SAP HXM (o SuccessFactors en la versión en la nube) puede ser interesante para el departamento de recursos humanos. SAP Business One también ofrece una solución completa especialmente adaptada a las pymes más pequeñas.

¿Cómo elegir los módulos adecuados?

En primer lugar, las empresas deben realizar un análisis exhaustivo de sus necesidades y documentar sus procesos existentes. A continuación, deben trabajar con socios de implantación o consultores de SAP para encontrar los módulos que ofrezcan el mayor potencial de ahorro o de mejora de la eficiencia. También deben analizarse los desarrollos futuros (por ejemplo, S/4HANA o la conversión a Fiori) y planificarse a continuación los costes de formación necesarios.

Los módulos de SAP permiten a las empresas asignar y optimizar casi todos los procesos empresariales. Ya se trate de finanzas, control de gestión, logística o gestión de recursos humanos, SAP ofrece soluciones adecuadas para cada especialidad y cada sector. Gracias a la estrecha integración y a la base de datos compartida, los departamentos pueden trabajar juntos de forma eficiente y tomar decisiones mejor informadas.

A medida que la digitalización aumenta y la tendencia hacia las soluciones en la nube sigue creciendo, los módulos de SAP seguirán siendo más importantes. El constante desarrollo de SAP, especialmente a través de S/4HANA y SAP Fiori, abre nuevas oportunidades para la automatización de procesos y la toma de decisiones basada en datos. Al mismo tiempo, sin embargo, también plantea a las empresas el reto de formar a sus empleados para que se adapten a las nuevas tecnologías.

El cambio a las aplicaciones Fiori y a los cambios asociados a la interfaz de usuario o a los procesos backend en particular requieren un alto nivel de preparación. Solo cuando los usuarios saben utilizar las nuevas posibilidades, los módulos desarrollan todo su valor añadido. En este sentido, el uso de los sistemas SAP no solo es una cuestión de tecnología, sino también de aprendizaje continuo y gestión del cambio. Así, la empresa puede mantenerse competitiva y afrontar con éxito la transformación digital.