„Die Einführung von SAP S/4HANA ist kein IT-Projekt“

Ulrich Ude: Wir reden über User Adoption und darüber, wie wichtig das Lernen bei großen IT-Projekten, beispielsweise der Einführung von SAP S/4HANA, ist. Was sind da die Schwerpunkte? 

Pierre Wettermann: Ich glaube, dass ein Produkt wie die tts performance suite gerade jetzt noch wichtiger wird, weil Classroom-Training eigentlich mausetot ist. Im Moment sehe ich nicht mal mehr Web-based Training, sondern nur noch Videos und Schrittlisten.  

Dr. Karin Stumpf: Bei unserem Projekt mit tts haben wir 90 Prozent Classroom-Training und ein bisschen Web-based Training, also genau das, was bei euch bei Bosch nicht aktuell ist. Deshalb würde ich das überhaupt nicht unterschreiben. Wir haben sehr viel Produktion, und die findet Klick-Anleitungen ganz schrecklich. 

Lena Faulhaber: Die eine Sache ist stakeholderspezifisches Training, die andere das Thema Kosten. Mit Videos und Klick-Anleitungen kann man viel mehr Menschen auf einmal erreichen und trainieren. Es ist also immer auch ein Abwägen, wie viel Budget man zur Verfügung hat und wie viele Kolleg:innen man in einer bestimmten Zeit trainieren muss.

Ulrich Ude: Was ist überhaupt erfolgreiches Training? Wir würdet ihr das definieren? 

Dr. Karin Stumpf: Das ist die große Frage. Das Ziel von Training ist für mich nicht, dass ich alle erreiche, sondern dass jede:r in die Lage versetzt wird, das neue System zu bedienen. Und hier müssen wir uns schon die Frage stellen, ob klassische Methoden genauso effektiv sind wie Performance Support direkt am Arbeitsplatz.  

Pierre Wettermann: Die Antwort hängt auch davon ab, wie intuitiv und wie standardisiert SAP S/4HANA am Ende ist. Da haben wir ja beliebige Freiheitsgrade. Und an der Stelle trennt sich dann auch die Spreu vom Weizen, weil der Lernaufwand umso größer ist, je weniger intuitiv sich die Lösung bedienen lässt.  

Ulrich Ude: Dass Kommunikation bei jedem Change-Projekt eine entscheidende Rolle spielt, zeigt eure Erfahrung. Worauf kommt es hierbei an? 

Lena Faulhaber: Es funktioniert ja nicht, die Kolleg:innen mal eben schnell zu einem Klassenraumtraining einzuladen und zu zeigen, was sich ab morgen verändert. So schnell funktioniert Change nicht. Für mich ist es ein Dreiklang aus Stakeholdermanagement, Kommunikation und Training, der bei einem ‚SAP S/4HANA‘-Projekt von Anfang an aufgesetzt werden muss. Dabei ist Kommunikation vor allem nach oben wichtig – zum Topmanagement, zum Vorstand, damit wir deren Commitment bekommen und sie das Projekt ins Unternehmen tragen.  

Danach gilt es, frühzeitig die verschiedenen Stakeholder:innen-Gruppen einzubinden. Die Einführung von SAP S/4HANA ist eine Reise, die man gemeinsam geht. Und Kommunikation ist extrem wichtig, um die Kolleg:innen mitzunehmen und transparent zu zeigen, was sich verändern wird, wie groß die Veränderung sein wird und was man in der verbleibenden Zeit erarbeiten kann, damit es nicht kurz vor dem Go-live heißt: Ups, wir müssen schnell noch unsere Leute trainieren. Damit muss man frühzeitig anfangen.  

Ulrich Ude: Aber hat dieser starke Fokus auf den Bedarf der Mitarbeitenden auch Akzeptanz im Management?  

Lena Faulhaber: Bei großen IT-Projekten wird diese Sichtweise in Summe geteilt.  

Dr. Karin Stumpf: Mich stört ein Wort, nämlich dass die Einführung von SAP S/4HANA ein IT-‚Projekt‘ ist. Wenn wir nach über 20 Jahren immer noch von IT-‚Projekten‘ sprechen und SAP S/4HANA implementieren, weil die IT das will, dann haben wir wirklich ein Problem. 

Und wenn wir die Aufgabe haben, nach oben zu erklären, warum SAP S/4HANA notwendig ist, dann läuft auch etwas falsch. Das sollte nicht unsere Aufgabe als Berater:in sein. Stattdessen muss doch jemand in der obersten Riege sagen: SAP S/4HANA ist wichtig, weil es dafür einen Business Case gibt. Und wenn wir keinen Business Case haben, brauchen wir auch kein Projekt. 

Ulrich Ude: Mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA gibt es auch einen prozessualen Change in der Organisation. Was, würdet ihr sagen, war in euren Projekten ein guter Move?  

Pierre Wettermann: Die Informationsflut, die im Moment auf alle Menschen einströmt, ist immens. Da müssen wir wirklich schauen: Wie kommen wir an die Leute ran, und wie kommen die auch wieder an uns dran? Was sich bewährt hat, sind kurze, relativ ad hoc mit Inhalten gefüllte, freie Formate, also so etwas, was wir hier im Moment veranstalten – ehrliche, authentische Kommunikation.  

Lena Faulhaber: Und auch das Timing ist wichtig. Wir haben frühzeitig gezeigt, was sich verändert, und mit dem Training begonnen. Mit dem 70:20:10-Modell, also 70 Prozent Learning on the Job, haben wir uns super viel Zeit gespart. Und vor allem haben wir die Kolleg:innen dafür gewonnen, sich selbst einzuarbeiten, anstatt dass wir sie zum Schluss vor ein E-Learning setzen und vor vollendete Tatsachen stellen. 

Außerdem haben wir versucht, die Veränderung greifbar zu machen. Wir haben zum Beispiel eine Messe veranstaltet und bei jeder Process Chain anhand von Legosteinen exemplarisch dargestellt, was sich verändert. Diese Messe haben wir dann zusammen mit kurzen Vorträgen digitalisiert. Das war ein großer Erfolgsfaktor, weil die Leute das Projekt besser verstanden haben. 

Ulrich Ude: Wenn man sich ‚SAP S/4HANA‘-Projekte anschaut, sind die Key User:innen ganz wichtige Stakeholder:innen. Sie haben aus meiner Sicht eine Scharnierfunktion. Das heißt: Wenn es hier an Akzeptanz fehlt, funktioniert auch das Projekt nicht. Welche Erfahrungen habt ihr gemacht? 

Dr. Karin Stumpf: Die Key User:innen sind bei uns wirklich wichtige Multiplikator:innen, weil sie das Wissen haben und die Übersetzungsarbeit durchführen. Wenn wir bei ihnen eine hohe User Acceptance erreichen wollen, müssen wir direkt auf sie zugehen und sie zu Beteiligten machen. Nur dann kann das Projekt erfolgreich werden. 

Lena Faulhaber: Wichtig ist auch, dass das Ziel von dem ‚SAP S/4HANA‘-Projekt klar ist und einheitlich und vor allem verständlich kommuniziert ist. Macht man nur eine Conversion des alten Systems oder will man neue Potenziale nutzen und sich auf den Standard verständigen?  

Ulrich Ude: Der Einsatz einer Digital Adoption Platform lohnt sich, um den Mitarbeitenden den Performance Support zu bieten, den sie für den Change brauchen. Welcher Ansatz hat bei euch darüber hinaus noch gut funktioniert? 

Pierre Wettermann: Bei uns ist der Videoansatz sehr stark. Wir haben eine Streamingplattform, die wir mit Webinaren und aufgezeichneten Teammeetings befüllen. „One Pager“ und Flyer funktionieren bei uns auch sehr gut. 

Lena Faulhaber: Wir haben am Anfang eine Change-Impact-Analyse auf Prozessebene durchgeführt. So haben wir frühzeitig Pi mal Daumen gewusst, wo große Veränderungen stattfinden und wo es keine gibt. Das hat uns geholfen, im Training und in der Kommunikation die richtigen Prioritäten zu setzen. Da, wo eine große Veränderung stattfindet, haben wir frühzeitig kommuniziert. Und wir haben je nach Rolle oder Endanwender:in eine Learning Journey definiert und das Training entsprechend personalisiert.  

Ulrich Ude: Die wichtigsten drei Erkenntnisse für mich heute waren, dass 

1. der Wechsel auf SAP S/4HANA nur dann erfolgreich gelingt, wenn die Einführung nicht als IT-, sondern als Change-Projekt gesehen wird 

2. die Kommunikation mit den Stakeholder:innen frühzeitig und authentisch erfolgen und das Training von Beginn an mitgeplant werden sollte, wenngleich nicht jede Maßnahme und jedes Format in jedem Unternehmen gleich gut funktioniert 

3. weiterhin Kreativität gefragt ist und der Mut, Neues auszuprobieren. Das freut mich. 

Vielen Dank für das Gespräch und für eure Zeit.