Transferencia de conocimientos en Agentschap Telecom (AT), la agencia de radiocomunicaciones de los Países Bajos

Gestión de frecuencias de forma sencilla

La Agencia de Radiocomunicaciones (AT) garantiza la disponibilidad de la red informática y de comunicaciones en los Países Bajos. AT gestiona, controla y licencia todo el espectro de radiofrecuencias utilizado por la navegación, la aviación, el espacio, los servicios de emergencia, la defensa y los proveedores de radio y telecomunicaciones de todo el país. Una nueva solución de plataforma facilita y agiliza la gestión de licencias, incluyendo la nueva solución de adopción digital de tts (tts performance suite).

Logo Agentschap Telecom, die Agentur für Funkkommunikation, Niederlande

La principal tarea de la AT es la gestión de las licencias de frecuencias. Esto parece sencillo, pero en la práctica es muy complejo. El proceso consta básicamente de tres pasos. El primero es determinar qué rangos de frecuencia se utilizan y cómo. Dado que las ondas radioeléctricas no se detienen en las fronteras nacionales, este uso debe coordinarse y armonizarse entre países, teniendo en cuenta las leyes y reglamentos internacionales. En la segunda etapa, las frecuencias se asignan en el llamado plan nacional de uso de frecuencias -por un periodo específico o incluso indefinido- para fines de comunicación en el contexto del tráfico aéreo, la navegación, la radio móvil, la radiodifusión, la televisión, así como la radio por satélite y de aficionados, por ejemplo. Finalmente, en la tercera etapa, se devuelve la licencia y se libera el espectro para nuevos usos. Los usuarios de las frecuencias pueden ser instituciones públicas, organizaciones, empresas, organizadores de eventos, pero también particulares, como los radioaficionados.

En la práctica, la tarea de gestión es extremadamente compleja y de suma importancia para la seguridad. Debido a la magnitud y la dimensión política de la tarea, la gestión del espectro se organiza como una cuestión de soberanía en casi todos los países, incluidos los Países Bajos. Esto requiere una solución interministerial que implique también a otros organismos gubernamentales en la gestión del espectro. Por ello, los responsables de la AT decidieron implantar una solución basada en una plataforma (la plataforma RijksZaak) que simplifica todo el proceso de gestión del espectro y permite a los equipos de la AT reaccionar con flexibilidad y rapidez a las nuevas leyes y normativas.

Apoyo en el momento de necesidad

Como parte del proceso de implantación, todos los procesos se simplificaron inicialmente al máximo. Había que evitar a toda costa los errores en la asignación de frecuencias. Los responsables de la AT buscaban una solución que permitiera a los usuarios aprender los nuevos procesos lo más rápidamente posible y que les ayudara exactamente cuando lo necesitaran. Fue una buena decisión, ya que los estudios demuestran que dos de cada tres proyectos informáticos fracasan debido a la complejidad de las herramientas, la falta de usabilidad y, en consecuencia, la escasa disposición al cambio por parte del personal. "Tuvimos la suerte de que nos recomendara una empresa de gestión del cambio que también trabaja para AT, y tras presentar nuestra solución de adopción digital, los responsables de AT se dieron cuenta de que se ajustaba perfectamente al perfil de requisitos de AT", explica Henk Arts, Country Manager de tts. De hecho, la solución de tts no sólo apoya a los empleados durante el proceso, por lo que se denomina internamente "ProcesWeb", sino que también les proporciona soluciones completas de e-learning a un nivel amplio; es decir, ofrece formación conceptual y de aplicación a partes iguales, lo que permite a los usuarios transferir sus conocimientos de forma óptima.

Estamos contentos porque con "Procesweb" no sólo apoyamos nuestros procesos de manera óptima, sino que también tenemos una solución muy práctica e innovadora que permite que el conocimiento de las personas esté siempre disponible y sea accesible para todos.

Arie Huismann, director de programas, Agentschap Telecom

La seguridad es lo primero en el tratamiento de datos

"Los retos eran, por un lado, la necesaria adaptación de nuestra solución a las condiciones informáticas de AT y, por otro, los elevados requisitos de seguridad de los datos y la información debido a la legislación europea de protección de datos y a la Ley de Datos de la Policía (WPG). Hemos superado ambos retos con creces", confirma Henk Arts.

Dado que la AT está subordinada al Ministerio de Economía, la informática está organizada entre los ministerios y se exige el máximo nivel de seguridad desde el principio en la gestión de los datos, así como en todos los procesos. "Una clave importante es, por tanto, la certificación de tts según la norma ISO 27001", subraya Henk Arts. Esta norma internacional representa el máximo nivel de seguridad de la información y, por tanto, el cumplimiento de tres aspectos centrales.

  • En primer lugar, la confidencialidad, es decir, cuando se utilizan soluciones tts, la información está protegida sin duda alguna contra el acceso no autorizado, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (DSGVO) y la Ley de Secretos Comerciales (GeschGehG).
  • En segundo lugar, la integridad, es decir, que se minimicen los riesgos y se garantice la integridad y fiabilidad de los datos de la mejor manera posible.
  • En tercer lugar, la disponibilidad, es decir, que sólo las personas autorizadas tengan acceso a la información, de modo que se garantice en todo momento la máxima seguridad del proceso.

Descubrir un nuevo potencial

El proyecto, el despliegue de la solución -incluida la formación de los tres usuarios clave de AT que generan contenidos de aprendizaje en la autoridad- duró desde mediados de 2020 hasta marzo de 2021. El próximo paso es formar a todo el personal de AT para que utilice el nuevo sistema y aproveche todo su potencial.

Las primeras experiencias tras la fase de puesta en marcha, a finales de marzo, fueron realmente positivas. Nos complace que con 'Procesweb' no sólo estemos apoyando nuestros procesos de forma óptima, sino que también tenemos una solución muy práctica e innovadora que permite que el conocimiento de las personas esté disponible y sea accesible para todos", dice Arie Huisman, director de programas de AT. Especialmente en una época en la que el trabajo a distancia es cada vez más importante, la formación y el apoyo a los empleados es esencial, añade. "Hemos creado un plan de aplicación para cada equipo. ProcessWeb desempeña un papel fundamental en este sentido. A partir de ahí, pudimos formar rápidamente a grupos de usuarios específicos en el nuevo proceso.  Esto da un impulso al proceso de aprendizaje de toda la empresa que podemos utilizar", añade Arie Huisman. El director de AT aprecia la sencillez de la creación de contenidos, la posibilidad de compilar cursos de aprendizaje por equipo y el hecho de que la solución pueda adaptarse rápida y fácilmente a nuevos procesos y requisitos legales.

En el futuro, los empleados de AT también se beneficiarán de la función de grabación de tts performance suite. Esto facilitará el registro de los pasos del proceso y los pondrá a disposición de los empleados en varios formatos de aprendizaje. Incluso si estos pasos del proceso se llevan a cabo en diferentes aplicaciones.  

Esta variabilidad, combinada con las ventajas de utilizar Procesweb, hace que la tts performance suite sea ideal como solución de adopción digital para los organismos gubernamentales en los que se requiere el máximo nivel de seguridad de los datos y la información. Otra opción real que estamos explorando es ofrecer de manera contextual todo el contenido de ProcessWeb con QuickAccess, un componente extremadamente útil de la suite de rendimiento de tts.