Adopción en RISE with SAP: motor de crecimiento en lugar de factor de coste

Las empresas invierten sumas enormes en la implementación, migración e integración de nuevos sistemas. Sin embargo, el verdadero valor solo surge cuando las personas que los utilizan comprenden la solución, la aceptan y la integran de forma natural en su trabajo diario. Es en ese momento cuando se materializa el beneficio real.

Y es precisamente ahí donde se decide si un proyecto RISE genera, a largo plazo, mayor eficiencia, agilidad y transparencia, o si termina quedándose por debajo de las expectativas.

La adopción no es, por lo tanto, un tema “blando”. Es el factor determinante que decide si la tecnología se convierte en un motor de crecimiento o en un factor de coste. Además, la adopción comienza mucho antes del go-live: empieza con una visión clara, una comunicación bien dirigida y un enfoque estructurado de gestión del cambio.

En muchas iniciativas RISE with SAP, el foco principal está en la migración técnica: se consolidan sistemas, se armonizan procesos y se depuran datos. En ese contexto, la dimensión funcional y organizativa del cambio suele pasar a un segundo plano. Al menos hasta poco antes del go-live, momento en el que se espera que la gestión del cambio lo resuelva todo de golpe.

Pero la verdadera aceptación no se logra con unos pocos cursos o boletines internos. Es el resultado de un proceso continuo en el que participan todos los implicados, desde la dirección hasta los usuarios finales. La adopción significa que los nuevos sistemas no solo se utilicen, sino que se comprendan, se acepten y se integren en la rutina diaria.

¿Por qué es tan crucial? Si los usuarios continúan pensando en términos de antiguos workarounds, el potencial de SAP S/4HANA queda desaprovechado. Surgen procesos paralelos, aumenta el número de solicitudes de soporte y el valor del proyecto se diluye.

Los proyectos RISE with SAP son programas de transformación complejos. Y, como ocurre con cualquier transformación, las personas no adoptan cambios automáticamente. Necesitan orientación, un propósito claro y beneficios tangibles. Quienes consideran estos factores de manera temprana y consistente generan confianza y establecen la base para un éxito sostenible.

¿Por qué tantos proyectos RISE with SAP no fracasan por la tecnología, sino por su uso?
A menudo se trata de los mismos obstáculos recurrentes, que solo varían en su intensidad o forma de manifestarse. Quienes los identifican a tiempo pueden actuar de manera específica y corregir el rumbo.

1. Falta de involucración de las áreas de negocio

Cuando IT lidera el proyecto de manera aislada, se pierden otros puntos de vista clave. Los key users saben mejor que nadie cómo se desarrollan realmente sus procesos y dónde la práctica difiere de la teoría. Sin su participación activa, se corre el riesgo de implementar un sistema que, aunque técnicamente correcto, no sea aceptado en el día a día.

2. Comunicación solo poco antes del go-live

Muchos proyectos subestiman lo pronto que las personas necesitan orientación. Si los usuarios afectados se enteran de los cambios solo semanas antes del inicio, se genera incertidumbre… y resistencia. Una comunicación clara y continua, en cambio, genera confianza y aceptación.

3. Formación sin contexto

Las capacitaciones estandarizadas son importantes, pero no suficientes. Los empleados deben comprender por qué hacen algo y cómo les ayuda a realizar sus tareas de manera más sencilla o eficiente. Solo así se genera un valor real… y con ello, la motivación para adoptar lo nuevo.

4. Falta de gobernanza clara

La adopción no es un tema “blando” para RR. HH. o Comunicación. Forma parte de la responsabilidad de línea, con roles, KPIs y responsabilidades claramente definidos. Si nadie es responsable, la adopción se queda en buenas intenciones sin impacto real.

5. Falta de seguimiento después del go-live

Muchas empresas tratan el go-live como el objetivo final, cuando en realidad es solo el punto de partida. Sin monitoreo continuo, retroalimentación y ciclos de mejora, se corre el riesgo de recaer en viejos hábitos. Así, los avances se diluyen más rápido de lo que se lograron.

Estos obstáculos demuestran que la adopción no es producto del azar. Requiere planificación, responsabilidad y, sobre todo, la actitud correcta. El éxito de un proyecto RISE se mide por su uso real, no por el cumplimiento del plan de proyecto.

La adopción sostenible no surge por casualidad. Es el resultado de un enfoque claro que considera por igual la tecnología, los procesos y las personas. Quienes quieren implementar RISE with SAP con éxito necesitan un concepto bien pensado, que crezca con el proyecto desde el primer día y no se añada únicamente al final.

1. Integrar la adopción como parte del plan de proyecto

La adopción no es un “tema paralelo”, sino un workstream propio. Es preciso planificar recursos, establecer hitos y KPIs para el uso del sistema con la misma rigurosidad que para los entregables técnicos. Así, la gestión del cambio se convierte en un factor de éxito medible.

2. Líderes visiblemente involucrados

La adopción solo funciona si la dirección está convencida y lo demuestra. Cuando el C-Level y la dirección de TI comunican regularmente por qué RISE with SAP es estratégicamente importante, se genera confianza. Los empleados entienden: “No es un proyecto de TI, sino un proyecto de futuro para toda la empresa”.

3. Convertir a las áreas de negocio en co-creadoras

No se trata de invitar a las áreas de negocio solo cuando los procesos ya están definidos. En su lugar, se ha de involucrar a los key users desde el inicio en el diseño, pruebas y retroalimentación. Esto genera responsabilidad propia y aumenta enormemente la aceptación.

4. Formación orientada al valor en lugar de entrenamiento funcional

En lugar de capacitaciones puramente funcionales, se necesitan programas que muestren el beneficio concreto. ¿Qué tareas se simplifican? ¿Dónde se reducen las fuentes de error? ¿Cómo ahorra tiempo el sistema? Así se genera comprensión real… y motivación.

5. Medir y dar seguimiento a la adopción

Solo lo que se mide puede gestionarse. Es preciso definir KPIs claros, como tasas de uso, tiempos de ciclo de procesos o porcentajes de autoservicio, así como utilizar bucles de retroalimentación para detectar a tiempo dónde se necesita soporte.

6. Fomentar la mejora continua

Después del go-live comienza la siguiente mejora. Una cultura de adopción activa implica que los equipos prueben regularmente nuevas funcionalidades, compartan buenas prácticas y aprendan unos de otros. Así, RISE with SAP no solo se implementa, sino que se vive de forma permanente.

7. Facilitar soporte digital “en el flujo del trabajo”

Incluso la mejor formación es inútil si no está disponible en la rutina diaria. Aquí entran en juego las Digital Adoption Platforms (DAP) como tts performance suite. Apoyan a los usuarios justo en el momento de uso: donde surgen preguntas y se toman decisiones. Las guías paso a paso, ayudas contextuales y microaprendizajes garantizan que el conocimiento esté siempre disponible. Esto evita errores y hace que la transición posterior al go-live sea mucho más fluida.

Quien comprende la adopción de esta manera, logra más que la simple aceptación del sistema. Sienta las bases para una organización ágil y con capacidad de aprendizaje, una organización que no teme los cambios, sino que los aprovecha.

Cuando la implementación realmente tiene éxito —es decir, cuando las áreas de negocio, IT y la dirección reman en la misma dirección, el nuevo sistema se comprende y todos lo utilizan— RISE with SAP despliega todo su potencial:

Mayor productividad en el día a día

Los usuarios, cuando están bien formados y acompañados de manera adecuada, trabajan más rápido y con mayor precisión. Las tareas se realizan con más eficiencia y disminuyen las tasas de error. Gracias a las ayudas digitales “in the Moment of Need”, las tareas pueden completarse de inmediato. Se evitan consultas a colegas que consumen tiempo o desvíos innecesarios al soporte.

Sistemas más estables y menor carga de soporte

Un proceso de adopción bien diseñado reduce los errores típicos de los usuarios y, en consecuencia, los tickets de soporte. Esto alivia a los equipos de TI, reduce los costos operativos y crea espacio para tareas más estratégicas. Así, el entorno del sistema no solo se mantiene estable, sino también sostenible a largo plazo.

Mayor confianza entre IT y las áreas de negocio

Nada fortalece más la relación entre IT y negocio que un beneficio tangible. Cuando las áreas de negocio perciben que las nuevas soluciones mejoran realmente su día a día, se genera confianza. IT deja de verse como un simple proveedor de servicios y pasa a ser un socio al mismo nivel.

RISE with SAP es un programa ambicioso —en lo tecnológico, lo organizativo y lo humano. Pero el verdadero éxito no se refleja en la cantidad de sistemas migrados o en los workstreams finalizados. Se manifiesta en la forma en que las personas trabajan con el nuevo sistema, en lo natural que les resulta utilizarlo, repensarlo y desarrollarlo.

Por eso, la adopción es mucho más que gestión del cambio. Es la clave para consolidar la transformación, mantener el conocimiento vivo y hacer que la organización sea capaz de afrontar el futuro. Quien invierte tempranamente en una adopción estructurada reduce riesgos, fortalece la colaboración y acelera de forma perceptible el retorno de la inversión.

RISE with SAP es una invitación a repensar la tecnología, los procesos y la cultura de aprendizaje. Y es precisamente ahí donde comienza el éxito sostenible: en las personas que trabajan con el sistema cada día.

¿Qué significa “adopción” en el contexto de RISE with SAP?

La adopción describe el proceso mediante el cual los empleados no solo conocen nuevos sistemas, procesos y formas de trabajar, sino que los aplican activamente y los integran en su rutina diaria. No se trata únicamente de operar el sistema, sino de vivir el cambio de forma sostenible y productiva.

¿Por qué es especialmente importante la adopción en RISE with SAP?

RISE with SAP no solo transforma la plataforma tecnológica, sino también los roles, las responsabilidades y los flujos de trabajo. Si los usuarios continúan trabajando con mentalidades antiguas, los beneficios potenciales permanecen sin aprovecharse. Solo a través de una adopción dirigida se genera valor real en forma de eficiencia, calidad y confianza entre IT y negocio.

¿Cómo una Digital Adoption Platform (DAP) como tts performance suite da apoyo a la adopción?

Una DAP como tts performance suite acompaña a los usuarios directamente en su proceso de trabajo. Ofrece ayuda contextual, guías paso a paso y microaprendizajes exactamente en el momento en que se necesitan. Esto reduce la carga de soporte, evita errores y garantiza que el conocimiento se mantenga a largo plazo.

¿Cuándo debe integrarse una DAP en el proyecto?

Idealmente desde el principio. De este modo, los contenidos de aprendizaje, las guías de procesos y las ayudas pueden desarrollarse en paralelo a la implantación del sistema. Si la plataforma se introduce solo después del go-live, se pierden valiosos efectos de aprendizaje. En cambio, una integración temprana facilita una transición fluida hacia el “business as usual”.

¿Qué ventajas medibles aporta una adopción consecuente?

• Mayor rapidez en la obtención de valor gracias al uso productivo desde el primer día
• Menos tickets de soporte y menor carga para IT
• Mayor calidad de los datos gracias a menos errores de uso
• Mejor colaboración entre IT y las áreas de negocio
• Cultura de aprendizaje sostenible y mayor disposición al cambio

¿Cómo puede medirse el éxito de la adopción?

Con KPIs que van más allá de los indicadores clásicos del proyecto. Entre ellos se incluyen tasas de uso, frecuencia de errores, tiempos de ciclo de los procesos o feedback scores. En combinación con retroalimentación cualitativa, se obtiene una imagen completa que muestra si la nueva forma de trabajar se vive realmente.