Le DAP comme booster d'efficacité pour l'IA générative

C'est bien connu, le cliquetis fait partie du métier, et Sam Altman est un véritable maître dans cette discipline. Selon un post LinkedIn du Handelsblatt (magazine économique allemand), le PDG d'OpenAI a déclaré lors du sommet économique mondial de Davos que ChatGPT pouvait multiplier la productivité d'une entreprise par deux ou cinq. Ce qu'Altman n'a pas mentionné, ce sont les nombreux obstacles, petits et grands, qui doivent être éliminés avant que l'organisation puisse ne serait-ce que s'approcher de cette dimension de croissance grâce à l'IA générative (GenAI).

Cela inclut des questions sur le business case approprié, la préparation et la protection des données ainsi que l'intégration des applications GenAI dans le paysage des processus. Mais ce n'est que le début. Il est tout aussi important de soutenir pleinement les collaborateurs dans l'utilisation des nouveaux outils. Les formations classiques ne sont que partiellement adaptées. D'une part, la technologie évolue et change plus rapidement que n'importe quel programme d'enseignement, et d'autre part, la qualité de la production de l'IA dépend d'un grand nombre de variables, dont le potentiel est en grande partie perdu si l'outil est utilisé sans aide.  

Pour éviter le risque d'une érosion insidieuse de la qualité des résultats et des informations, cette aide devrait également être fournie sur le lieu de travail, par exemple par le biais d'une plateforme d'adoption digitale (DAP). Dans le cadre de l'approche side-by-side unique de la tts performance suite, par exemple, une fenêtre d'aide est placée à côté de l'application d'IA, comme une barre latérale. Les utilisateurs ont ainsi accès à l'aide sans devoir quitter l'outil d'IA. De cette manière, les collaborateurs sont assurés d'utiliser le programme GenAI à tout moment de manière sûre, souveraine et productive, conformément aux directives de l'IA. Les cinq cas d'utilisation suivants montrent en détail à quoi peut ressembler un tel soutien DAP :

Une entreprise de taille moyenne décide d'utiliser un assistant IA (ChatGPT, Google Gemini, Microsoft Copilot ou similaire) pour augmenter la productivité dans la rédaction de textes dans les RH, la gestion de produits, le marketing, les ventes et le support. Après une formation initiale, les utilisateurs/trices doivent

• optimiser leur routine de travail en leur rappelant au bon moment que l'IA peut les assister dans la tâche à accomplir 
• Générer des textes de qualité sans difficultés de départ
• découvrir comment les outils GenAI peuvent être combinés pour affiner la sortie de l'IA

Mise en œuvre pas à pas avec une DAP pour GenAI

1. Les utilisateurs ouvrent Microsoft Word ou un autre traitement de texte.
2. Un message push apparaît avec la question suivante : "Veux-tu écrire de meilleurs textes assistés par l'IA ? 
3. En cliquant sur "oui", la fenêtre d'aide du SAP s'ouvre à côté du programme de traitement de texte.
4. En fonction du contexte de travail et du rôle des utilisateurs, la plateforme d'adoption digitale leur montre quels outils d'IA ont été approuvés par le service responsable de la sécurité informatique pour la tâche en question. Si nécessaire, tu peux également consulter la politique actuelle de l'entreprise en matière d'IA.
5. ChatGPT fait partie des outils partagés. En cliquant dessus, le chatbot de l'IA s'ouvre. En fonction de l'application et du rôle de chaque utilisateur, le DAP propose maintenant une sélection de différents types de textes et fournit des exemples d'invites avec des espaces réservés pour générer du texte de manière efficace.
6. Pour optimiser la première ébauche de texte grâce à l'application IA, les collaborateurs trouvent des conseils avancés dans le DAP. Le logiciel aide à un prompting efficace avec des échantillons appropriés, par exemple sur la tonalité, la structuration du texte, le format de sortie ou l'utilisation productive des différents frameworks de prompting.
7. Si la sortie correspond aux exigences, les utilisateurs confirment une demande correspondante dans le DAP. Ensuite, ils sont informés qu'ils peuvent continuer à optimiser le projet au niveau linguistique avec DeepL Write.

Parmi les principales causes de stress, de manque de concentration et de baisse de productivité, il y a le trafic d'e-mails. Trop de mails et trop longs coûtent du temps et des nerfs. Pour y remédier, la direction mise sur l'utilisation de ChatGPT. Le chatbot doit

• Regrouper les e-mails
• Soulager les collaborateurs et libérer du temps pour des activités à valeur ajoutée
• être utilisés de manière à ce que les informations confidentielles restent protégées en toute sécurité

Mise en œuvre pas à pas avec une DAP pour GenAI

1. Dans Microsoft Outlook, tu cliques sur l'e-mail que tu as reçu.
2. Grâce au préfixe dans l'objet, le DAP reconnaît qu'il s'agit d'un mail pingpong. Une notification push s'ouvre avec la question suivante : "Veux-tu résumer l'historique de tes e-mails à l'aide de l'IA ?
3. En cliquant sur "oui", la fenêtre d'aide de la DAP s'ouvre à côté de la fenêtre d'Outlook et indique qu'il n'est pas permis d'utiliser la version web publique de ChatGPT pour le résumé. Au lieu de cela, il faut utiliser Team ou Enterprise ChatGPT.
4. Après avoir cliqué sur l'un des espaces de travail sécurisés, il est expliqué ce qu'il faut prendre en compte lors du prompt pour le regroupement d'e-mails (rôle, format, tonalité). En outre, le DAP montre des exemples de messages d'avertissement correspondant à la tâche.

Une entreprise avec des sites en Europe et en Asie veut faciliter la communication entre ses collaborateurs, ses entreprises clientes et partenaires et encourager la collaboration internationale. Pour cela, les collaborateurs doivent utiliser l'assistant IA

• écrire des e-mails précis et compréhensibles, dont le ton est adapté à chaque destinataire
• traduire les mails dans chaque langue du groupe et aider ainsi à surmonter les barrières linguistiques.

Mise en œuvre pas à pas avec une DAP pour GenAI

1. Les utilisateurs cliquent sur "Nouveau message" dans Outlook.
2. Une notification push apparaît sur l'écran avec la question suivante : "Veux-tu écrire de meilleurs e-mails assistés par l'IA - sans barrière de la langue ?
3. En cliquant sur la note, la fenêtre d'aide du SAP s'ouvre. Elle affiche un aperçu de tous les outils d'IA approuvés par le responsable de la sécurité de l'information. Tu y trouveras également la politique actuelle de l'entreprise en matière d'IA.
4. Le DAP reconnaît le contexte de travail et suggère des invites appropriées pour la rédaction d'un e-mail. Sur cette base, ChatGPT écrit un premier brouillon dans la langue maternelle des utilisateurs.
5. A l'aide de l'assistant IA, le projet est optimisé à l'étape suivante. Les échantillons nécessaires sont également mis à disposition par la DAP.
6. La dernière étape consiste à traduire le texte dans la langue souhaitée. Pour cela aussi, le SAP met à disposition le prompt correspondant.

Pour automatiser en grande partie le processus de création d'instructions, une entreprise mise sur une combinaison de ChatGPT et d'un outil text-to-speech basé sur l'IA. Dans ce cas, les utilisateurs doivent pouvoir utiliser l'assistant IA.

• Obtenir un soutien au processus, de la conception au discours audio final
• obtenir l'aide nécessaire pour optimiser la tonalité et l'impact de la synthèse vocale

Mise en œuvre pas à pas avec une DAP pour GenAI

1. Tu ouvres la DAP et tu cherches "écrire une instruction" ou "corporate wording".
2. Dans la fenêtre d'aide de la plateforme d'adoption digitale, tu trouveras un processus qui t'aidera à rédiger un discours conforme à la terminologie de l'entreprise, étape par étape. De plus, la DAP affiche un aperçu des outils d'IA partagés dans l'entreprise, un lien vers la politique actuelle en matière d'IA et une note indiquant que Team ou Enterprise ChatGPT doit être utilisé si le discours contient des informations confidentielles.
3. Comme décrit dans le cas d'utilisation 1, les utilisateurs trouveront dans la fenêtre d'aide du DAP tous les conseils nécessaires et des exemples de prompteurs pour créer et ensuite optimiser le projet de discours. 
4. L'étape suivante consiste à demander aux collaborateurs de copier le texte dans l'un des outils d'IA partagés pour le text-to-speech.
5. Dans l'outil Text-to-Speech , le DAP offre également un soutien complet pour obtenir un résultat idéal, par exemple pour le choix d'une voix appropriée, la localisation, le style de langage et la vitesse de parole.

Afin de réduire les coûts et d'optimiser le contenu informatif de ses présentations, une entreprise veut renoncer aux photos de stock et produire elle-même des images à l'avenir. Pour que les collaborateurs obtiennent rapidement des résultats parfaits avec GenAI, ils doivent

• être guidé pas à pas dans le processus de création d'images
• connaître toutes les variables pour l'optimisation de la sortie et le réglage fin

Mise en œuvre pas à pas avec une DAP pour GenAI

1. Pour placer une image sur la diapositive de titre d'une nouvelle présentation PowerPoint, il faut ouvrir la boîte de dialogue "Insérer".
2. Une notification push apparaît automatiquement avec la question suivante : "Veux-tu créer de meilleures images assistées par l'IA pour tes présentations ?
3. En cliquant sur "oui", la fenêtre d'aide de la DAP s'ouvre à côté de PowerPoint. Tu y trouveras un processus qui te guidera pas à pas vers le prompt parfait. En outre, tu y trouveras un aperçu de tous les outils d'IA autorisés par l'entreprise pour cette tâche, ainsi que la politique actuelle de l'entreprise en matière d'IA.
4. De plus, des exemples de visuels d'entreprise sont affichés, ce qui permet d'obtenir des résultats convaincants. Les utilisateurs peuvent également suivre le processus afin de se plonger plus profondément dans le sujet.
5. Dans ce cas, ils reçoivent d'abord une introduction au Prompt Engineering, basée sur différentes questions et cas d'application.
6. L'étape suivante du processus explique les éléments photographiques. En fonction de la taille du capteur, de la distance focale de l'objectif, de la profondeur de champ, du bokeh, de l'éclairage et de la perspective, il est possible de créer des images qui ne se distinguent plus des photos réelles.
7. Enfin, les utilisateurs reçoivent une vue d'ensemble des paramètres permettant d'affiner les images, par exemple pour ajuster le rapport hauteur/largeur, la qualité et la stylisation. A chaque étape du processus, des exemples d'invites sont disponibles pour tester les effets des différentes manipulations.

La rapidité et l'ampleur de l'augmentation de la productivité d'une entreprise grâce à GenAI dépendent principalement de la sécurité d'utilisation des utilisateurs. Les cas d'utilisation décrits prouvent en tout cas qu'une plateforme d'adoption digitale comme tts performance suite apporte une aide essentielle.

Intégrée sans problème dans le paysage de processus existant, elle attire de manière proactive l'attention des collaborateurs sur les avantages de l'intelligence artificielle générative par le biais de notifications push. Elle fournit aux utilisateurs des informations personnalisées sur l'utilisation idéale et la meilleure combinaison possible d'outils d'IA, en fonction de leur rôle et du contexte, afin d'atteindre l'objectif d'augmentation de la productivité. En outre, elle encourage l'utilisation responsable des technologies d'intelligence artificielle en informant sur les directives et en recommandant, le cas échéant, des alternatives sûres qui garantissent la protection des données confidentielles.