Data protection problems? Not with a digital personnel file

Probleme cu protecția datelor angajaților? Nu și dacă aveți un dosar digital de personal

Imaginați-vă că intrați în biroul unui specialist HR și vă uitați în jur. Tot ceea ce vedeți este un birou, un scaun, un computer și atât. Totul este digitalizat. Nici măcar un dulap, nici măcar un dosar. În schimb, specialistul utilizează dosare digitale de personal, cu toate avantajele pe care acestea le aduc – inovație, eficiență, rapiditate și conformitate cu normele privind protecția datelor. Pare puțin exagerat? Nu este. Aceste sisteme există deja și sunt utilizate de companii din toată Europa.

Ce pot face dosarele digitale de personal

Dosarul digital de personal se asigură că toate datele sunt disponibile online, oricând. Un click în locul unui sertar. Acces din mișcare în loc de deplasarea la birou. Toate acestea, împreună cu securitate maximă și utilizare ușoară - tot ce ai aștepta de la un sistem informatic modern.

Dosarul electronic reprezintă baza unui management modern de resurse umane. Acesta conține detalii și documente ale fiecărui membru al personalului în format digital, sigur și securizat în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR). De la prima scrisoare de intenție la ultima anexă din contractul individual de muncă, dosarul digital de personal cartografiază viața profesională a fiecărui angajat. Acesta salvează cererile de concediu, absențele, avertismentele, fluturașii de salariu, fișele fiscale și certificatele de instruire. Și singurul spațiu pe care îl ocupă este cel de stocare digitală.

Beneficii pentru HR - viteză și flexibilitate

Evident, există și alte beneficii cheie pe lângă economisirea spațiului. Păstrarea unui dosar digital ușurează activitatea administrativă a echipei de HR. Dacă înainte era necesar să răscoliți printr-un dulap pentru a găsi un dosar, acum fiecare membru al echipei poate accesa informația în câteva secunde din biroul sau, dacă deține permisiunile necesare, de acasă. Și pentru că este un sistem ultramodern, permite automatizarea sarcinilor de rutină. De exemplu, poate genera automat a fluturașii de salariu, poate trimite rapoarte și genera statistici în mod automat. Iar pentru a facilita comunicarea și a evita dubla operare a informației, dosarul digital de personal este compatibil cu software-ul de contabilitate și administrare al companiei.

Fiecare proces este mai simplu

De asemenea, păstrarea dosarelor digitale modifică procesul de recrutare. Candidații creează o versiune de bază a dosarului digital atunci când aplică la job. Toate răspunsurile, invitațiile, rapoartele privind stadiul recrutării și deciziile de angajare pot fi generate automat. Orice persoană implicată în procesul de recrutare poate vedea și lucra digital pe dosar. Astfel, întregul proces de recrutare este mai rapid, mai simplu și mai transparent.

Implicarea personalului

Angajații își pot accesa propriile dosare de personal și pot actualiza anumite câmpuri, cum ar fi învoirile, cererile de concediu și certificatele de instruire. Astfel se ia o parte din activitatea administrativă din mâinile echipei de HR, în special atunci când membrii personalului nu se află toți în același loc, ci lucrează din clădiri, orașe sau chiar țări diferite. Și nu vă faceți griji, toate operațiunile pot fi supuse aprobării, iar anumite părți ale dosarului nu pot fi modificate decât de supervizori.

Este personalul nostru capabil să satisfacă necesitățile actuale ale pieței? Care media de vârstă a angajaților companiei? Avem suficientă diversitate? Aceste cifre valorează greutatea lor în aur atunci când vine vorba de managementul strategic al HR-ului.

Planificarea poate avea la bază date de încredere

Dosarul electronic de personal permite un management al resurselor umane eficient și sistematic, având în vedere că KPI-urile și statisticile pot fi accesate doar prin câteva click-uri. Există anumite departamente în care avem nevoie de mai mulți specialiști? Cât de pregătiți suntem pentru viitor? Ce aptitudini ne lipsesc? Unde este nevoie de instruire? Este personalul nostru capabil să satisfacă necesitățile actuale ale pieței? Care este media de vârstă a angajaților companiei? Avem suficientă diversitate? Aceste cifre valorează greutatea lor în aur atunci când vine vorba de managementul strategic al HR-ului.

Protecția datelor - o prioritate de vârf

Un alt lucru important care trebuie reținut este că, în domeniul sensibil al securității datelor, dosarele digitale de personal oferă cel mai ridicat nivel posibil de protecție. Experții furnizorilor de software se asigură că dosarul electronic respectă întotdeauna legislația, atât din punct de vedere al conformității cu protecția datelor, cât și al conformității juridice și de audit. Pentru a asigura un nivel similar de conformitate, companiile ar trebui să plătească multe cursuri de instruire ale echipei de HR.

Mai mult, drepturile de acces digital sunt strict limitate la un cerc limitat de persoane autorizate, ceea ce protejează datele sensibile de utilizarea necorespunzătoare. În plus, orice activitate aferentă dosarului digital este înregistrată (cine a văzut sau modificat dosarul, când, unde și în ce fel), ceea ce permite verificarea ulterioară și descurajarea încercărilor de manipulare necorespunzătoare a datelor de personal.

SAP SuccessFactors include dosarul digital de personal

Toate avantajele și măsurile de protecție ale dosarelor digitale de personal pot fi găsite în SAP SuccessFactors. Și pentru că fiecare companie este unică, putem adapta împreună funcționalitățile aplicației pentru a vi se potrivi perfect. Vă interesează să programăm o întâlnire de consultanță?