3 Tipps und Tricks rund um Curricula in SAP SuccessFactors Learning, von denen Sie vielleicht noch nichts wussten

3 Tipps zu Curricula in SAP SuccessFactors Learning

Es gibt viele Fälle, in denen Technik das Leben einfacher gestalten kann. Und auch viele Fälle, in denen das Gegenteil zutrifft. Curricula in SuccessFactors Learning haben das Potential, in beide Kategorien zu fallen.

Einerseits sind sie ein leistungsstarkes Werkzeug, das Ihnen dabei hilft, viel Zeit und Arbeit zu sparen – andererseits sind sie auch in ihrem Funktionsumfang etwas unübersichtlich und können bei vielen Menschen Ängste schüren, unternehmensweite Prozesse falsch einzurichten. Ein Problem, das uns häufiger im Umgang mit Automatisierung begegnet. Denn nicht nur positive Effekte multiplizieren sich dadurch wie von allein – sondern auch potenziell negative.

Als Profis im Umgang mit SuccessFactors Learning und auch mit Curricula haben wir viele Erfahrungen sammeln dürfen – und dabei auch so einige Fallstricke entdeckt. Drei davon möchten wir Ihnen in diesem Beitrag gerne vorstellen. Denn sie sind zwar echte „Augenöffner“, gleichzeitig aber nur wenigen bekannt. Auch vielen professionellen Anwender:innen nicht...

Beginnen wir daher ohne Umschweife mit dem ersten Tipp:

1. Umgang mit vorherigen Abschlüssen: Dynamische Abstände einrichten – und Wissen damit frisch halten

Als Berechnungsgrundlage sucht das System bei Curricula automatisch in der Bildungshistorie der Person nach Abschlüssen in der Vergangenheit. Das kann allerdings auch dazu führen, dass unter Umständen lange zurückliegende Trainings akzeptiert werden. Einmal abgeschlossen ist hier gleichbedeutend mit immer abgeschlossen. Ein Problem, wenn es um wiederkehrende Trainings geht.

Die Lösung: Legen Sie bei „Vorherige Abschlüsse“ fest, dass bestimmte Daten aus der Historie, welche älter als X Tage sind, von der Prüfung ausgeschlossen werden. Sie richten somit eine Art „Verfallsdatum“ ein, welches sich dynamisch am Zeitpunkt der Zuweisung orientiert. Ist der letzte Abschluss älter als die festgelegte Zahl, so wird dieser ignoriert. Das Training ist erstmalig fällig. Und Sie mussten dafür nichts prüfen, berechnen oder ähnliches – denn dies übernahm das Curricula automatisiert für Sie.

2. Vorsicht bei Veranstaltungsbasierten Perioden – erhalten Sie das Resultat, das Sie anstreben

Ein Jahr ist ein Jahr ist ein Jahr. Sollte man eigentlich denken, oder? In SAP SuccessFactors Learning kann es aber dazu kommen, dass die Zeitangabe „1 Jahr“ bis zu 2 Jahre divergieren kann – wenn man Veranstaltungsbasierte Curricula benutzt. Der Grund dafür: Verschiedene Perioden, wie bspw. Tage, Monate, Jahre, verursachen verschiedene Fälligkeitsdaten:

Veranstaltungsbasierte Perioden erzeugen unterschiedliche Fälligkeiten

SAP SuccessFactors Learning: Veranstaltungsbasierte Perioden erzeugen unterschiedliche Fälligkeiten

Ist die Periode also in Jahren angegeben und wir befinden uns mitten im kalendarischen Jahr, so wird das Fälligkeitsdatum auf das Ende des folgenden kalendarischen Jahres fallen.

3. Umschiffen Sie die Tücken Kalenderbasierter Curricula mit den richtigen Eingaben

Es wird gewünscht, dass jede Fachkraft ein Training erstmalig vor einem fixen Datum im Jahr absolviert? Hier lohnt es sich unter Umständen, die Berechnung kalenderbasiert einzurichten. Sie geben dem System damit einen von Ihnen definierten Zeitraum ab Datum A vor, innerhalb dessen das Training abgeschlossen werden muss.

Der Fallstrick: Wird eine neue Fachkraft innerhalb dieses Zeitraums angestellt, verlegt das System die Frist für das zu absolvierende Training automatisch auf das Ende des nächsten vollständigen Intervalls im darauffolgenden Jahr. Sie möchten aber, dass das Training bedingungslos zum Ende des ersten definierten Intervalls abgeschlossen wird?

Definieren Sie in diesem Fall eine Frist als Schwellenwert. Diese sorgt dafür, dass auch neue Fachkräfte das Training abschließen müssen, obwohl ihnen rein rechnerisch nicht mehr der volle Zeitraum zur Verfügung steht. Wenn Sie z.B. eine Frist von 300 Tagen festlegen, der Trainingszeitraum am 1.1.2022 beginnt und 365 Tage dauert, müssen alle Lernenden, denen das Training innerhalb der ersten 300 Tagen zugewiesen wird, dieses auch bis zum 31.12.2022 abschließen. Nur wenn Lernenden das Training nach Ablauf der Frist am 27.10.2022 zugewiesen wird, steht ihnen auch das nächste vollständige Intervall zur Verfügung. Wird die Option „Kompletter Zeitraum“ ausgewählt, entfällt die zeitliche Schonfrist übrigens vollkommen – in diesem Fall müssen alle Fachkräfte ihr Training unabhängig vom Zeitpunkt der Zuweisung bis zum Ende des aktuellen Trainingszeitraums absolvieren.

Wie Sie in Zukunft so etwas leicht selbst herausfinden können

Diese drei klassischen Fallstricke dürften Ihnen damit in Zukunft nicht mehr unterlaufen – und auf diese Weise das Potenzial von Curricula in einem noch höheren Maße für Sie nutzbar machen. Wäre es nicht schön, derlei unkompliziert und ohne die Gefahr von Schäden durchprobieren zu können? Nun, dafür haben wir einen system-getreuen Simulator entwickelt: den tts curriculator. Stellen Sie ihn sich vor als eine Art Trainingsgelände, welches Ihnen erlaubt, den vollen Funktionsumfang in einer sicheren Umgebung zu nutzen, außerhalb des Systems. So können Sie nach Belieben herumprobieren – und vielleicht noch weitere Fallstricke aufdecken. Damit stellen Sie sicher, dass Curricula in SAP SuccessFactors Learning nur noch eines für Sie sind: Ein Fall dafür, dass Technik das Leben einfacher gestalten kann.