SAP SuccessFactors: Employee Experience in der Cloud

Beim Thema Arbeitsorganisation hat Corona eindrucksvoll gezeigt, dass vieles möglich ist, auch wenn scheinbar nichts mehr geht. Zum Beispiel bei SAP, wo innerhalb kurzer Zeit 90 Prozent der Arbeit ins Homeoffice verlagert wurden und intensiv darüber diskutiert wird, ob die Mitarbeitenden in Zukunft noch den gleichen Flächenbedarf haben wie vor der Pandemie.

Fast könnte man anhand dieses und vieler ähnlich gelagerter Beispiele meinen, dass sich die Arbeitswelt mit einem Fingerschnipsen umkrempeln lässt, wenn Krise auf entscheidungsstarkes Management trifft. Doch das stimmt nur zum Teil. Schließlich sind dezentrale Arbeitsmodelle in Zeiten von Corona kaum mehr als eine naheliegende Antwort. Auf Dauer erfolgreich können sie aber nur sein, wenn die Unternehmen auch im Homeoffice ein positives Arbeitsumfeld schaffen, das die Bindung, das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter:innen fördert.

Hier sind die HR-Abteilungen besonders gefragt, weil sie mit digitalen Prozessen und der richtigen Software auch im Homeoffice für eine positive Employee Experience sorgen können. Gerade jetzt rücken deshalb verstärkt cloudbasierte Anwendungen wie SuccessFactors in den Fokus. Denn anders als traditionelle Lösungen für Human Capital Management (HCM) bietet SAP SuccessFactors den Führungskräften und den Mitarbeiter:innen von jedem Ort aus Zugriff auf ihre Daten und die damit verknüpften Anwendungen. Aber macht das die Cloud-Software automatisch zur optimalen Wahl für das digitale Personalmanagement während und nach Corona? Was zeichnet SuccessFactors noch aus, und welche Besonderheiten sind bei der Einführung der Software oder bei einem Umstieg zu beachten?

Die Geschichte von SuccessFactors beginnt 2001, als Lars Dalgaard das gleichnamige Unternehmen in Kalifornien gründet und die cloudbasierte Talent-Management-Suite mit damals revolutionären Funktionen für Kollaboration und Analysen im Markt einführt. Im Februar 2012 übernahm SAP das Unternehmen. Das Ziel: Aus der reinen Talent-Management-Anwendung sollte eine neue Standardlösung für das lückenlose Management von Personal und Talents werden.

Heute vermarktet das Walldorfer Unternehmen SuccessFactors als cloudbasierte, modulare Komplettlösung für Human Experience Management (HXM) und damit als nächste Entwicklungsstufe des Human Capital Management (HCM). Denn anders als traditionelle HCM-Anwendungen orientiert sich SuccessFactors nicht mehr an den Bedürfnissen und isolierten Prozessen des Personalmanagements, sondern an dem, was die Mitarbeiter:innen brauchen – vom Berufseinstieg bis zum Renteneintritt. So können beispielsweise die Führungskräfte in ihrer Fachabteilung die nötigen Kompetenzen für eine offene Stelle selbst definieren, Ausschreibungen im System anlegen und in allen relevanten Jobbörsen platzieren. Gleichzeitig können die Mitarbeitenden ihre Aus- und Weiterbildung in die eigene Hand nehmen, indem sie Learning-Angebote selbstständig verwalten und nutzen – benutzerfreundlich und intuitiv, am PC oder mobil über jedes beliebige Endgerät.

Schon diese zwei Beispiele zeigen die für SuccessFactors charakteristische Stoßrichtung: Durch flexibel kombinierbare Funktionsmodule, die sich bis zur vollständigen Suite ausbauen lassen, sollen alle HR-Funktionen digital unterstützt, beschleunigt sowie durch KI-basierte Analysen und Feedbackauswertungen optimiert werden.

Der entscheidende Vorteil dabei: Mit den vorhandenen Tools für Sharing, Kollaboration, Kommunikation und Selfservices schaffen Personaler im gesamten Employee Lifecycle gleichzeitig positive Erlebnisse. Denn weil Mitarbeiter:innen und Manager:innen mehr Eigenverantwortung übernehmen, können sie auch bessere Ergebnisse erzielen. HR wird damit nicht nur zum Enabler von New Work, sondern auch strategischer Partner der Unternehmensleitung bei so wichtigen Themen wie Recruiting, Mitarbeiterbindung, Produktivität und Wertschöpfung.

Zur Auswahl stehen die folgenden Module und Funktionalitäten:

Employee Central

Die „Mitarbeitendenzentrale“ für das Stammdaten- und Organisationsmanagement ist quasi die Basis von SuccessFactors, weil sie die nötigen Daten für den Betrieb von weiteren Modulen sowie Schnittstellen zu bestehenden On-premise-Lösungen bereitstellt. Zum weiteren Leistungsumfang von SAP SuccessFactors Employee Central gehören vorkonfigurierte Selfservices für nahezu alle Prozesse, eine umfangreiche Lokalisierung, Anwendungen für administrative Tätigkeiten wie die Arbeitszeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement sowie eine optionale Gehaltsabrechnung (Employee Central Payroll).

Talent Management

Talent Management umfasst verschiedene Anwendungen für die strategische Personalentwicklung. Dazu gehören

• Recruiting für den nötigen Support zur schnellen Besetzung von offenen Stellen mit Best Practices für jeden Schritt im Bewerbungsprozess – von der Stellenausschreibung bis zum Jobangebot für geeignete Kandidaten. Ebenfalls an Bord und unverzichtbar fürs E-Recruiting: Tools zur schnellen Einrichtung einer interaktiven Karriereseite für Bewerber
• Onboarding mit strukturierten Prozessen, digitalen Assistenten und individuell definierbaren Milestones für die effiziente Einarbeitung von neuen Mitarbeiter:innen
• Learning Management, eine Plattform für E- oder Blended-Learning-Inhalte zur Aus- und Weiterbildung inklusive Lernplänen und Empfehlungen für jeden einzelnen Mitarbeitenden sowie einfache Integration von externen Lernenden und Trainer:innen
• Performance & Goals als Unterstützung für Führungskräfte, um Zielvereinbarungen für ihre Mitarbeiter:innen zu definieren, die Zielerreichung zu verfolgen und zu bewerten (Goal Management)
• Compensation mit allen nötigen Werkzeugen zur Umsetzung eines fairen Vergütungssystems für Leistungsträger und Low Performer
• Succession & Development für die Nachfolgeplanung und die schnelle Besetzung von Schlüsselpositionen durch eine frühzeitige und systematische Förderung von Kandidaten aus dem eigenen Talentpool
• Workforce Analytics & Workforce Planning als Berichts -und Planungszentrale, die über alle Module hinweg einen Echtzeitblick auf den aktuellen Status der Zielerreichung vermittelt und frühzeitig Möglichkeiten zur Korrektur bietet. Das Modul gewährt Zugriff auf über 2.000 HR- und Talent-Kennzahlen sowie Dashboards zur Analyse und KI-gestützten Bewertung von Trends in den Bereichen Personalbestand, Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation oder Fluktuation

Besonders interessant sind dabei aus Sicht des Personalwesens die Synergiepotenziale, die sich aus dem integrierten Zusammenspiel der Module und Prozesse ergeben.

• Zum Beispiel nutzt Recruiting für Stellenausschreibungen die Daten des Organisationsmanagements.
• Learning Management stellt Trainingsmaßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung innerhalb der Talent-Management-Bereiche bereit.
• Zur Kaskadierung der variablen Vergütung können Beurteilungen herangezogen werden.
• Cross-modulare Reports stellen zusätzliche Zusammenhänge her und liefern das Know-how für strategisches Personalmanagement.

Das glauben weltweit nicht nur drei von vier Unternehmen, die laut Statista verstärkt in Hybrid- oder Multi-Cloud-Lösungen investieren wollen, vor allem glaubt das auch SAP, weshalb die Wartung für das klassische SAP HCM on premises 2030 auslaufen wird. Und dafür gibt es gleich mehre, teilweise recht überzeugende Gründe:

1. Updates und Innovationen sind schneller verfügbar

Einer der Vorteile von Cloud-Anwendungen besteht darin, dass Updates, neue Sicherheitsfeatures und Prozessoptimierungen wesentlich schneller verfügbar sind, weil sie zentral eingespielt werden und anschließend sofort zur Nutzung bereitstehen. Im Fall von SuccessFactors geschieht dies automatisch alle sechs Monate. Bei On-premise-Lösungen sind Neuerungen wegen des zeit- und kostenaufwendigen Deployment auf firmeneigenen Servern in der Regel erst wesentlich später verfügbar.

2. Die Cloud spart Hardware, Energiekosten und Personalressourcen

SuccessFactors ist „Software as a Service“ (SaaS), das heißt: Die HR-Lösung wird über das Internet bereitgestellt und im Rechenzentrum von SAP gehostet. Entscheidet sich ein Unternehmen für den reinen Cloud-Betrieb, benötigt es dafür weder eigene Server noch andere Hardware, entsprechend muss sich das interne IT-Personal auch nicht um Wartung, Updates und den fehlerfreien Betrieb der Software kümmern.

3. Cloudbasiertes Personalmanagement ist sicher

Die größten Bedenken und Schwierigkeiten beim Cloud-Computing verursachen nach wie vor die Themen Sicherheit und Compliance. Je nach Anforderung kann es deshalb für manche Unternehmen kritisch oder gar ein No-Go sein, SuccessFactors in der Public Cloud zu betreiben, wo sie Rechenleistung bzw. Infrastruktur oder Anwendungen und Services von Anbietern wie Amazon (AWS) oder Microsoft (Azure) mieten. Denn anders als beim On-premise-Betrieb gehört ihnen dann weder die technische Infrastruktur, noch haben sie volle Kontrolle darüber, wo welche Daten gespeichert oder verarbeitet werden.

Andererseits müsste auch eine unternehmenseigene Infrastruktur vor Datendiebstahl geschützt werden, was einigen Unternehmen mangels Know-how und IT-Fachkräften eher schlecht als recht gelingt.

Im Vergleich dazu liegt SuccessFactors auf dem Niveau von Onlinebanking: Die Infrastruktur entspricht CIS-Standards, HR-Daten sind Safe-Harbor-zertifiziert. Darüber hinaus liegen die Daten europäischer Unternehmen ausschließlich auf EU-Servern, die den europäischen Datenschutzrichtlinien unterliegen und damit DSGVO-konform sind.

4. SAP SuccessFactors ist mobil, benutzerfreundlich und entlastet HR

Weil SAP SuccessFactors alle Daten zentral speichert, kann jeder mit der entsprechenden Berechtigung von jedem Ort aus darauf zugreifen. Die damit verbundene höhere Flexibilität macht die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter:innen in der Firmenzentrale und denen im Homeoffice nicht nur möglich, sondern auch äußerst effizient. Hinzu kommt, dass die Mitarbeitenden und die Manager:innen selbst Änderungen an persönlichen Daten durchführen können; der Personalabteilung bleibt also mehr Zeit für andere wichtige Themen wie das Talent Scouting. Das klappt auch in der Praxis, weil sich dank der intuitiven Benutzeroberfläche SAP Fiori sogar ungeübte oder neue Mitarbeiter:innen schnell zurechtfinden.

5. Schneller implementiert als on premises, aber weniger individualisierbar

Anders als bei On-premise-Anwendungen liegt der Fokus beim Betrieb in der Cloud weniger auf dem Customizing, auch wenn sich über Entwicklungsumgebungen auch in SAP SuccessFactors kundenindividuelle Lösungen abbilden lassen, beispielsweise innerhalb von SAP Cloud Platform oder in Microsoft Azure und Amazon Web Services. Zudem bietet SAP SuccessFactors umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Trotzdem ist das Ausmaß der Personalisierbarkeit im Vergleich zu SAP HCM geringer. Das hat allerdings auch den Vorteil, dass sich die cloudbasierte Komplettlösung erheblich schneller einführen lässt.

Weil das Customizing bei Cloud-Produkten architekturbedingt eher limitiert ist, sind für SAP SuccessFactors mittlerweile zahlreiche Erweiterungen von SAP und SAP-Partnern verfügbar, mit denen sich die Einsatzmöglichkeiten der Lösung quasi „out of the box“ erheblich flexibilisieren lassen.

Hierfür stehen mehrere Optionen zu Verfügung:

1. Programmierschnittstellen (APIs)

SAP hat SuccessFactors vor allem in den letzten Jahren weiter geöffnet und dazu auch die APIs für alle Module der HR-Lösung kontinuierlich weiterentwickelt. Über die APIs lassen sich zur einfachen Replikation der Daten von Mitarbeiter:innen in anderen Systemen beispielsweise In- und Outbound-Daten eingeben, auslesen, aktualisieren und löschen.

2. Metadata Framework (MDF)

Auch über das MDF lässt sich SAP SuccessFactors individualisieren. So können mit der webbasierten Anwendung beispielsweise Business-Logiken, einzelne Objekte und Felder oder die Benutzeroberfläche von Anwendungen geändert werden, etwa um die Datenhaltung zu vereinfachen oder Abläufe an vorhandene Geschäftsregeln anzupassen. Zwar sind die Möglichkeiten begrenzt, dafür sind im Gegenzug keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

3. Intelligent Services

Ein Ereignis kann viele Konsequenzen haben. Verlässt zum Beispiel ein Mitarbeiter das Unternehmen, muss die Stelle neu besetzt, die Stammdaten müssen angepasst werden, das Onboarding ist zu organisieren, und auch neue Arbeitsmittel sind erforderlich. Mit den Intelligent Services lassen sich diese oder andere Arbeitsschritte zu End-to-End-Prozessabläufen verketten – automatische Benachrichtigungen an die jeweils Verantwortlichen inklusive.

4. Add-ons

Mittlerweile gibt es eine schnell wachsende Zahl vorkonfigurierter Zusatzprogramme, mit denen sich die Funktionslücken schließen, Prozesse abwickeln oder verschiedene Systeme von Unternehmen über ein gemeinsames Front-End integrieren lassen.

5. SAP Analytics Cloud (SAC)

Mit SAP Analytics Cloud lassen sich alle Unternehmensdaten analysieren, auswerten und in Berichtsform darstellen. Weil hierfür grundsätzlich alle Datenquellen nutzbar sind, erweitert eine SAC-Lizenz die Reportingfunktionalitäten von SuccessFactors und bietet programmierbare Ansichten bzw. Dashboards, die sich in die HR-Lösung integrieren lassen.

Wenn einfache Anpassungen oder vorkonfigurierte Erweiterungen nicht ausreichen, bleibt noch die Königsdisziplin des Customizing: das Coding in der Cloud. Anders als on premises erfolgt die Programmierung hier allerdings innerhalb von Entwicklungsumgebungen, die wie SAP SuccessFactors in der Cloud liegen – also vorzugsweise über SAP Cloud Platform oder über vergleichbare Test- und Entwicklungsumgebungen von Partnern wie Google, Microsoft und Amazon.

Auch hier bietet sich die Möglichkeit, vorhandene Dienste in SuccessFactors zu integrieren. So lassen sich etwa Storage-Lösungen, Big-Data-Analysen, KI-Anwendungen und weitere innovative Lösungen hinzubuchen, solange sie benötigt werden. Gleichzeitzeitig können bei Lastspitzen zusätzliche Ressourcen angefordert werden, die ein latenzfreies Arbeiten ermöglichen und nutzungsabhängig verrechnet werden.

Als „Platform as a Service“ bietet SAP Cloud Platform zahlreiche vorkonfigurierte Dienste, mit denen sich bestehende Anwendungen erweitern und optimieren lassen. Zugleich ist Cloud Platform die zentrale Anlaufstelle, wenn es darum geht, vorhandene Applikationen durch Rebuilding für den Cloud-nativen Betrieb zu optimieren, Prozesse, Daten und Lösungen zu vernetzen und neue Anwendungen zu entwickeln. Der Vorteil dabei: Aufgrund der standardisierten APIs beschleunigt sich der Entwicklungsprozess. In der Praxis können dadurch beispielsweise KI-Anwendungen schon innerhalb von Wochen und nicht erst nach Monaten programmiert, trainiert und produktiv gesetzt werden. Gleichzeitig bleiben die Kosten kontrollierbar, weil einzelne Services über ein Creditpoint-Modell flexibel zugebucht und abbestellt werden können.

Zwar gilt nach wie vor, dass das Customizing-Potenzial im Vergleich zu on premises geringer ist, trotzdem ist es alles andere als klein. So können SAP-Partner mit der entsprechenden Expertise problemlos

• Benutzeroberflächen funktional anpassen,
• mobilfähige Speziallösungen entwickeln,
• weitere Systeme wie Google Calendar oder Office 365 integrieren,
• über Prozessanpassungen auch externe User einbinden,
• Teile einer Applikation per Feature Flagging ein- oder ausblenden, um Usability und Produktivität zu erhöhen,
• Apps und Frameworks auf den jeweiligen Einsatz in Unternehmen anpassen,
• ganze Prozesse abbilden, die nur einmal Daten aus dem System auslesen und danach komplett getrennt von SAP SuccessFactors laufen,
• Minimum Viable Products (MVP) entwickeln und testen, die dank kurzer Durchlaufzeiten schnellen Nutzen bringen.

Darüber hinaus sind die genannten Entwicklungsumgebungen auch der Ort, an dem sich Lösungen für einen gleichermaßen sicheren wie performanten Einsatz von SAP SuccessFactors in einer hybriden Cloud-Landschaft realisieren lassen.

So lassen sich beispielsweise Compliance-relevante Anwendungen mobil über die Cloud verfügbar machen, indem personenbezogene Daten in SuccessFactors verbleiben, während Inhalte in Apps prozessiert und anschließend mit SuccessFactors synchronisiert werden. Unternehmen können damit die Vorteile aller Cloud-Welten kombinieren und die jeweiligen Nachteile einer einzelnen Umgebung minimieren. Denn während sie die eigene Infrastruktur für den Umgang mit sensiblen Daten nutzen, können sie gleichzeitig auf innovative Public-Cloud-Services zugreifen und diese flexibel skalieren.

Wer sich für SuccessFactors entscheidet, hat die Wahl, wie die IT-Landschaft für das Personalmanagement aussehen soll – und damit auch ein wenig Qual. Denn insgesamt bieten sich für die Einführung und den Betrieb der HR-Lösung vier Szenarios an, die sich in der Aufteilung zwischen Cloud- und On-premise-Funktionalitäten unterscheiden.

Im Betriebsmodus „Talent Hybrid“ findet nur das Talent Management in der Cloud statt, also das, womit SAP SuccessFactors bekannt geworden ist. Alle anderen HR-Prozesse werden weiterhin on premises verwaltet.

Wer sich aufgrund von Sicherheitsbedenken oder aus Gründen der Compliance für diese Minimalvariante entscheidet, profitiert im äußerst dynamischen Umfeld des Recruiting direkt von den exzellenten Funktionalitäten der HXM-Lösung. In Kombination mit dem Cloud-typisch hohen Innovationstempo lassen sich damit zumindest in diesem Bereich schnell signifikante Wettbewerbsvorteile erzielen.

Der offensichtlichste Nachteil von Talent Hybrid besteht darin, dass alle wesentlichen HR-Prozesse weiterhin on premises laufen und damit unflexibel und weitgehend innovationsfrei bleiben. Verglichen damit fallen sporadisch auftretende Medienbrüche und Dateninkompatibilitäten aufgrund der unterschiedlichen Bedienoberflächen und Nutzungskonzepte kaum ins Gewicht.

Im Szenario „Side by Side“ wird über das Talent Management hinaus für einen bestimmten Teil der Organisation auch SAP SuccessFactors Employee Central bereitgestellt, während alle anderen Mitarbeitenden weiterhin im Altsystem arbeiten. Für diese Variante entscheiden sich zum Beispiel Unternehmen mit mehreren oder neu akquirierten Standorten, die noch on premises arbeiten, aber einen schnellen Weg suchen, ihr Talent Management, das Stammdaten- und das Organisationsmanagement zu vernetzen. Die Daten aus Cloud und on premises werden über entsprechende Schnittstellen synchronisiert.

Vor allem Unternehmen mit mehreren Standorten finden im Side-by-Side-Modus einen schnellen Weg zur Harmonisierung von heterogenen HR-Daten und -Abläufen. So ermöglicht das Szenario zum Beispiel die Einrichtung eines globalen bzw. konzernweiten Berichtswesens. Der Nachteil: Die Personalstammdaten aus SAP ERP HCM müssen über Schnittstellen übertragen werden und liegen in SAP SuccessFactors als Dubletten vor.

„Core Hybrid“ geht einen Schritt weiter in Richtung Cloud. Hier werden nahezu alle HR-Anwendungen und -Daten in die Public Cloud verlagert. Lediglich die Entgeltabrechnung und die Zeitwirtschaft laufen weiterhin in SAP HCM oder vergleichbaren Systemen – meistens, weil die Unternehmen viel Zeit und Geld in die steuer- und tarifrechtlich korrekte Abbildung der damit verbundenen Prozesse investiert haben, diese aber in SAP SuccessFactors nicht nutzen können.

Unternehmen, die sich für dieses Szenario entscheiden, profitieren zu einem Großteil von den Vorteilen der Cloud-Technologie, weil sie flexibler agieren und KI-gestützte Services für eine schnelle, faktenbasierte Ausrichtung und Korrektur ihrer Personalstrategie nutzen können. Nachteil: Nach wie vor müssen Infrastrukturen on premises vorgehalten werden. Zudem sind wichtige Selfservices nicht verfügbar, die HR von unnötigen Routinejobs entlasten würden.

Im letzten der vier Betriebsmodi werden auch Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft in die Cloud verlagert – eine Vorstellung, die für viele Unternehmen nach wie vor revolutionär klingen dürfte und deshalb eher selten gewählt wird, wenn bereits SAP HCM im Einsatz ist. Denn auch wenn sich im Szenario „Full Cloud“ alle Module von SuccessFactors bzw. die SuccessFactors Business Suite in vollem Umfang ohne eigene IT-Infrastruktur nutzen lassen, ist der Umstieg aufwendig.

Für Einsteiger ohne komplexe „Altlasten“ kann das Full-Cloud-Szenario dagegen durchaus eine interessante Option sein. Falsch liegen sie damit jedenfalls nicht, denn, wie gesagt: Alle Zeichen zeigen in Richtung Cloud, die Tage der On-premise-Welt sind gezählt. Das ist kein Schreckensszenario, sondern nicht nur von SAP so beschlossen – also ein perfekter Grund, HR und IT von Grund auf neu zu denken. Ganz entspannt. Ein paar Jahre sind ja noch Zeit.