SAP Employee Central: Sieben zentrale Fragen & Antworten für die Einführung

Keine Software-Implementierung läuft nach Schema F. Ihr Verlauf hängt letztlich vom Personalmanagement und den HR-IT-Strukturen im jeweiligen Unternehmen ab. Dennoch gibt es einige grundsätzliche Gemeinsamkeiten, denen wir bei Implementierungsprojekten immer wieder begegnen. Wir haben die 7 wichtigsten Fragen und Antworten gesammelt, die Sie sich vor Projektbeginn stellen sollten – kurz, knapp und bündig.

Zu den typischen Stolpersteinen vor und während der Implementierung zählen

• eine fehlende technische Architekturübersicht
• Silodenken von HR und IT
• fehlendes Stakeholder Alignment
• mangelndes Changemanagement
• ein überhasteter Projektstart ohne Plan
• unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
• ein fehlendes HR-Zielbild

Von den drei Phasen der Implementierung – Vorbereitung und Design, Realisierung mit iterativem Ansatz und Go live – hat die Vorbereitung eine Schlüsselfunktion. Denn diese „Prepare4Success“-Phase bietet dem Unternehmen die Chance, die HR-Potenziale tiefer auszuloten und eine gemeinsame HR-IT-Strategie zu entwickeln. Wir haben dafür ein Best-Practice-Konzept entwickelt, dessen Kern die drei folgenden Workshops bilden.

• Workshop eins „Optimierungshebel über die IT hinaus“: Wie könnte ein Projektansatz aussehen? Welche Erfolgsfaktoren und Erfahrungen aus anderen Projekten gibt es bereits? Gibt es einen Business Case oder ein Betriebskonzept?   
• Workshop zwei „HR-Ziele und Transformationsfahrplan“: Wie stellt sich HR auf? Welches sind die Ziele? Wie sieht die Governance-Struktur aus? Weitere Schlagworte sind das Stakeholder-Management und der Umsetzungsfahrplan.    
• Workshop drei „Technische Grundlagen und Lösungskonzept“: Wie sieht meine HR-IT-Architektur aus? Welche sonstigen Systeme sind vorhanden? Gehe ich zum ersten Mal in die Cloud? Welche Schnittstellen gibt es? Wie sieht die IT-Strategie aus? 

Damit die Implementierung und der spätere Betrieb rund laufen, sollten einige EC-spezifische Aspekte von vornherein mitgedacht werden. Dabei lautet die Leitfrage: Welche Ziele verbindet HR mit der Einführung? Geht es primär um eine Entlastung von HR? Oder liegt der Fokus eher auf transparenteren Prozessen für Mitarbeitende oder auf der Generierung von Business-Kennzahlen? Übergeordnet steht das Ziel, HR als professionellen und zukunftsorientierten Business-Partner im Unternehmen aufzubauen und zu positionieren.

Um diese strategischen Ziele bei der Einführung von EC zu erreichen, braucht es jedoch Verbündete. Diese kommen aus den Reihen der Stakeholder. Folglich sollten diese identifiziert und frühzeitig einbezogen werden. Zu den Key Stakeholdern zählen beispielsweise der Betriebsrat, Teile der Mitarbeiterschaft, IT-Verantwortliche oder Personen aus dem oberen Management. Sie alle können von EC profitieren, und diese Benefits gilt es ihnen aufzuzeigen. Akzeptanz wird ferner erreicht durch die Beteiligung von künftigen Key Usern an Testing Iterationen. Anhand ihres Feedbacks lassen sich Prozesse weiter optimieren.

Ein weiterer wichtiger Ansatz ist, schon im Vorfeld der Implementierung die bisherigen HR-Prozesse kritisch zu hinterfragen. Laufen unsere Prozesse einheitlich ab? Sind Zuständigkeiten innerhalb von HR klar definiert? Welche Möglichkeiten gibt es, die Prozesse zu verschlanken? Der anstehende Systemwechsel ist die Gelegenheit für einen Cut. Zugleich bietet er die Chance, das Potenzial von EC auszuschöpfen, Prozesse zu vereinheitlichen, Verantwortlichkeiten festzulegen und Abläufe zu vereinfachen.

Neben den Prozessen müssen auch die Daten auf den Prüfstand. Hier sollten Sie unter anderem folgende Fragen für sich beantworten:

• Sind die technischen Voraussetzungen gegeben?
• Welche Schnittstellen zu anderen Modulen gibt es?
• Welche Daten sollen migriert werden?
• Wie hoch ist die Datenqualität überhaupt und wo muss noch aufgeräumt werden?

Licht ins Dunkel kann ein Pre-Scoping-Workshop bringen. Er dient dazu, die alte Systemlandschaft zu betrachten, kundenspezifische Infotypen zu analysieren und zu überlegen, welche Daten relevant sind und wie sich diese möglichst reibungslos in das EC-Modul übertragen lassen. Möglicherweise gibt es auch Daten, die im alten Payroll-System verbleiben können. Der Benefit: Mithilfe der im Workshop erarbeiteten Ergebnisse lässt sich der Implementierungsaufwand genauer abschätzen.

Was im Trubel der Vorbereitungs- und Umsetzungsphase häufig vergessen wird, ist zu klären, wer später im EC-Betrieb welche administrativen Aufgaben übernehmen soll. Diese Verantwortlichkeiten müssen von Anfang an geklärt werden, damit sich die Betreffenden darauf einstellen und in ihre Rolle hineinwachsen können. Hier gilt es rechtzeitig zu prüfen, welche Kompetenzen im Unternehmen vorhanden sind und wie die Rollenverteilung innerhalb des Unternehmens sein soll. Unsere Erfahrung zeigt, dass es durchaus Sinn macht, sich für SAP-Support und das später nötige Release Management einen Partner ins Boot zu holen und bestimmte Aufgaben auszulagern.