Moderne Zeitwirtschaft: Warum es längst nicht mehr nur um Kommen und Gehen geht

Mit unserer Interview-Reihe „Ask the Expert“ beleuchten wir Trends rund um SAP SuccessFactors und Digital HR. In dieser Ausgabe spricht Lesley-Ann mit Raphael Studer, Consultant bei tts Schweiz, über moderne Zeitwirtschaft im DACH-Raum – und darüber, warum Unternehmen heute nicht nur Zeiten erfassen, sondern Arbeitsmodelle, Compliance und Workforce-Steuerung neu zusammendenken müssen.

[Hinweis: Der Text wurde für die schriftliche Veröffentlichung leicht angepasst und überarbeitet]

Lesley-Ann:
Raphael, moderne Zeitwirtschaft klingt auf den ersten Blick vielleicht nach einem klassischen HR- oder Admin-Thema. Gleichzeitig beobachten wir, dass Arbeitszeit und Time Management für viele Unternehmen wieder deutlich strategischer werden. Warum ist das aus deiner Sicht so?

Raphael:
Früher war Arbeitszeit tatsächlich oft ein reiner HR-Prozess. Es ging vor allem darum, Kommen und Gehen sauber zu dokumentieren. Heute ist das deutlich breiter. Zeitwirtschaft ist viel stärker zu einem Business-Thema geworden.

Das liegt daran, dass sich die Arbeitswelt verändert hat. Hybrides Arbeiten, mobile Arbeit, Fachkräftemangel, Compliance-Anforderungen und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle machen das Thema wesentlich komplexer. In vielen Fällen reicht eine einfache Excel-Lösung oder eine isolierte Zeiterfassung nicht mehr aus.

Moderne Zeitwirtschaft muss heute helfen, Arbeitszeit intelligent zu steuern. Es geht darum, Produktivität zu unterstützen, Mitarbeitenden mehr Transparenz zu geben, Compliance sicherzustellen und Kosten besser im Blick zu behalten. Deshalb ist Time Management inzwischen weit mehr als reine Zeiterfassung.

Lesley-Ann:
Wenn wir auf Time Tracking und Workforce Management schauen: Welche Veränderungen siehst du aktuell besonders deutlich?

Raphael:
Ich sehe im Moment drei große Entwicklungen. Die erste ist: Reine Zeiterfassung reicht vielen Unternehmen nicht mehr. Es geht nicht mehr nur darum, Stunden zu dokumentieren. Unternehmen wollen ihre Workforce besser steuern und Kapazitäten intelligenter planen.

Der zweite Punkt ist Flexibilität. Hybrides Arbeiten, mobiles Arbeiten und individuelle Arbeitszeitmodelle müssen sauber abgebildet werden, ohne dass Compliance verloren geht. Genau diese Balance ist für viele Organisationen im DACH-Raum anspruchsvoll, weil sie häufig historisch gewachsene Regelungen, lokale Besonderheiten und unterschiedliche Betriebsmodelle miteinander verbinden müssen.

Der dritte Punkt sind Echtzeitdaten. Unternehmen wollen früher erkennen, wo Überstunden entstehen, wo Kapazitäten fehlen oder wo noch freie Ressourcen vorhanden sind. Das ist wichtig für HR, aber auch für Führungskräfte und das Management. Zeitdaten werden damit zu einer Grundlage für bessere Entscheidungen.

Lesley-Ann:
Wir arbeiten in diesem Kontext viel mit SAP SuccessFactors Time Tracking. Wo liegen aus deiner Sicht die größten Stärken – und für welche Unternehmen passt dieser Ansatz besonders gut?

Raphael:
Die größte Stärke liegt aus meiner Sicht darin, dass SAP SuccessFactors Time Tracking nicht isoliert betrachtet wird. Es ist Teil einer durchgängigen HR- und Businessplattform. Stammdaten, Zeitwirtschaft, Payroll und Workforce-Prozesse greifen sauber ineinander.

Das ist besonders wichtig, weil Zeitwirtschaft selten allein funktioniert. Zeitdaten haben Auswirkungen auf Payroll, auf Kapazitätsplanung, auf Compliance und auf Reporting. Wenn diese Prozesse systemisch verbunden sind, reduziert das Fehler und macht Abläufe transparenter.

Ein weiterer Punkt ist die User Experience. Gerade wer aus älteren SAP-Umgebungen kommt, merkt schnell, dass moderne Oberflächen und einfache Bedienung einen Unterschied machen. Davon profitieren nicht nur HR-Teams, sondern auch Mitarbeitende und Führungskräfte.

Besonders geeignet ist der Ansatz für Unternehmen, die international oder standortübergreifend arbeiten, komplexe Arbeitszeitmodelle haben oder ihre HR-Prozesse insgesamt digitalisieren und harmonisieren wollen.

Lesley-Ann:
In der Realität läuft es ja oft nicht ganz so glatt, wie es auf dem Papier klingt. Wo wird Time Tracking in Projekten meistens schwierig – eher technisch oder organisatorisch?

Raphael:
Ehrlich gesagt: meistens organisatorisch – und erst danach technisch. Technisch kann man heute sehr viel abbilden. Die größere Herausforderung liegt oft darin, dass Unternehmen sich darauf einigen müssen, wie sie eigentlich arbeiten wollen.

In Projekten sehen wir häufig unterschiedliche Regelungen zwischen Standorten, historisch gewachsene Prozesse oder unterschiedliche Erwartungen von HR, Payroll und Management. Genau da wird es spannend.

Time Tracking ist selten nur ein IT-Projekt. Es ist fast immer auch ein Change-Projekt. Denn sobald man Zeitwirtschaft modernisiert, stellt man automatisch Fragen zur Organisation: Welche Regeln gelten wirklich? Welche Sonderfälle brauchen wir noch? Wo wollen wir standardisieren? Und wo sind lokale Unterschiede tatsächlich notwendig?

Lesley-Ann:
Das finde ich spannend, weil solche Projekte ja oft Dinge sichtbar machen, die vorher einfach mitgelaufen sind. Was lernen Unternehmen während der Umsetzung über ihre eigenen Prozesse?

Raphael:
Viele Unternehmen merken erst während der Umsetzung, wie komplex ihre Arbeitszeitprozesse eigentlich geworden sind. In der Designphase zeigt sich dann oft: Es gibt Regeln, aber sie sind nicht sauber dokumentiert. Oder es gibt je nach Standort, Abteilung oder Land komplett unterschiedliche Vorgehensweisen.

Manche Sonderfälle leben seit Jahren nur im Kopf einzelner Key User. Solange diese Personen da sind, funktioniert es irgendwie. Aber wenn man Prozesse digitalisieren und skalieren will, reicht dieses implizite Wissen nicht mehr aus.

Genau deshalb sind Time-Projekte aus meiner Sicht oft eine Art Spiegel für die Organisation. Das ist nichts Negatives. Im Gegenteil: Unternehmen können diese Projekte sehr gut nutzen, um Prozesse transparenter zu machen, zu standardisieren und historisch gewachsene Komplexität zu reduzieren.

Lesley-Ann:
Du bist Teil der Time- und Employee-Central-Community bei tts. Wir tauschen uns ja auch über die Communities hinweg aus. Wo wird dieser Austausch bei Time-Projekten besonders wichtig?

Raphael:
Die Anforderungen in Time- und EC-Projekten sind heute extrem vielseitig. Deshalb profitiert man enorm von den Erfahrungen anderer Kolleginnen und Kollegen, die bereits ähnliche Themen in anderen Ländern, Branchen oder Organisationen gesehen haben.

Ganz ehrlich: Viele Herausforderungen hat meistens schon irgendjemand in der Community erlebt. Das spart Zeit, reduziert Risiken und manchmal auch graue Haare.

Das ist aus meiner Sicht eine der großen Stärken bei tts. Man arbeitet zwar in einem konkreten Kundenprojekt, aber selten wirklich allein. Durch die Communities können wir Erfahrungen bündeln und schneller zu tragfähigen Lösungen kommen – gerade bei komplexen DACH-Projekten mit unterschiedlichen Standorten, Regelwerken und Erwartungen.

Lesley-Ann:
Zum Abschluss noch ein kleiner Blick in die Glaskugel: Wo geht Time Tracking aus deiner Sicht hin? Wie wird sich moderne Zeitwirtschaft in den nächsten Jahren entwickeln?

Raphael:
Ich glaube, dass wir in einigen Jahren über viele Dinge gar nicht mehr so stark diskutieren werden, weil moderne und digitale Arbeitszeitsteuerung selbstverständlich geworden ist.

Heute werden Themen oft noch als Gegensätze gesehen: Kontrolle oder Vertrauen. Compliance oder Flexibilität. Ich glaube aber, dass sich dieses Denken verändern wird.

Moderne Arbeitszeitmodelle funktionieren gerade dann gut, wenn Prozesse transparent und digital unterstützt sind. Transparenz muss nicht Misstrauen bedeuten. Und Flexibilität muss Compliance nicht ausschließen. Wenn Systeme, Prozesse und Verantwortlichkeiten sauber zusammenspielen, entsteht eine Grundlage, die für Unternehmen und Mitarbeitende funktioniert.