Employee Central ist das Rückgrat – aber nur mit gutem Fundament

Mit unserer Interview-Reihe „Ask the Expert“ beleuchten wir Trends rund um SAP SuccessFactors und Digital HR. In dieser Ausgabe spricht Lesley-Ann mit Susana Ferreira, Managing Consultant bei tts Schweiz, über SAP SuccessFactors Employee Central – den Kern der SuccessFactors Suite und das Rückgrat moderner HR-Landschaften.

Employee Central wird oft als Rückgrat von SAP SuccessFactors beschrieben. Aber was bedeutet das eigentlich in der Praxis? Und warum merken Unternehmen häufig erst mitten in der Transformation, wie wichtig dieses Fundament wirklich ist?

Lesley-Ann:
Susana, Employee Central wird häufig als Rückgrat von SAP SuccessFactors bezeichnet. Was bedeutet das in der Praxis? Und wann merken Unternehmen, wie wichtig dieses Fundament wirklich ist?

Susana:
Wenn wir sagen, dass Employee Central das Rückgrat von SAP SuccessFactors ist, meinen wir damit: Es bildet die verlässliche Grundlage für die gesamte HR-Landschaft.

Hier laufen Informationen zu Mitarbeitenden, Organisationsstrukturen, Jobs und vielen weiteren HR-relevanten Elementen zusammen. Diese Informationen treiben aber deutlich mehr als nur die HR-Administration. Sie wirken sich auf Payroll, Time Management, Recruiting, Reporting, Genehmigungsprozesse und sogar auf weitere angebundene Systeme aus.

Wenn dieses Fundament nicht konsistent ist, verbreitet sich die Wirkung sehr schnell durch die gesamte Organisation. Viele Unternehmen merken das während einer Transformation, bei internationalen Rollouts oder in der Implementierung. Dann zeigt sich zum Beispiel, dass verschiedene Standorte unterschiedliche Begriffe verwenden, Prozesse anders leben oder Daten nach unterschiedlichen Standards pflegen.

Employee Central schafft die Möglichkeit, eine verlässliche Quelle für HR-Daten aufzubauen. Dafür müssen Unternehmen aber klären, wie Daten definiert werden, wer dafür verantwortlich ist und wie sie gepflegt werden sollen. Employee Central ist deshalb nicht einfach nur ein HR-System. Es ist ein Enabler für Digitalisierung.

Lesley-Ann:
Wenn Unternehmen von lokalen HR-Systemen oder SAP HCM zu Employee Central wechseln: Was unterschätzen sie vor dem Rollout am häufigsten?

Susana:
Häufig wird unterschätzt, wie wichtig es ist, die vorhandenen Daten und die bestehende Systemlandschaft wirklich zu verstehen.

Unterschiedliche Systeme sind unterschiedlich aufgebaut – und sie müssen miteinander sprechen. Die zentrale Frage lautet also: Wie übersetzen wir das, was wir im alten System hatten, in das neue System?

Wenn wir über den Wechsel von SAP HCM zu SAP SuccessFactors sprechen, gibt es von SAP natürlich Vorschläge und Orientierung. Das hilft. Aber jeder Kunde hat eigene Besonderheiten, eine eigene Historie und eine eigene Strategie. Deshalb kann man einen Standardvorschlag nicht einfach unverändert übernehmen. Man muss genau prüfen, was für den jeweiligen Kunden sinnvoll ist.

Der technologische Teil ist meist gut handhabbar. Schwieriger ist das Verständnis der Daten: Wie werden sie gemappt? Wo werden sie gepflegt? Welche Abhängigkeiten gibt es? Und wie passt das alles zur künftigen HR-Strategie?

Lesley-Ann:
Du begleitest Unternehmen in internationalen Rollouts. Wie entscheiden sie, was global standardisiert werden sollte – und wo lokale Anforderungen Raum brauchen?

Susana:
Das ist eine der ersten Fragen, die wir zu Beginn einer Implementierung mit dem Kunden klären müssen: Welchen grundsätzlichen Ansatz verfolgen wir? Ist es ein globaler Ansatz? Ist es stärker lokal geprägt? Oder liegt die Wahrheit irgendwo dazwischen? Diese Entscheidung ist zentral.

Wir sehen häufig den Bedarf nach einem globalen Ansatz und nach mehr Harmonisierung über die gesamte Unternehmensgruppe hinweg. Aber globale Prozesse oder ein globales Template bedeuten nicht, dass jedes Land identisch arbeiten muss. Und sie bedeuten auch nicht, dass länderspezifische Anforderungen ignoriert werden.

Ein globaler Ansatz kann Konsistenz schaffen – und diese Konsistenz bringt der Organisation viel Wert. Gleichzeitig ist er eine Chance, Prozesse zu transformieren und zu harmonisieren. Manchmal geht es dabei um eine globale Definition bestimmter Daten oder Felder. In anderen Fällen geht es um strategischere Entscheidungen, etwa wie ein Genehmigungsprozess gestaltet wird und wer daran beteiligt sein soll.

Wichtig ist, diese Entscheidungen bewusst zu treffen. Unternehmen müssen wissen, wo globale Konsistenz Wert schafft und wo lokale Anforderungen notwendig sind.

Lesley-Ann:
Employee Central lässt sich sehr flexibel anpassen: Business Rules, Workflows, Berechtigungen, Objekte und vieles mehr. Ab welchem Punkt wird Flexibilität zur Komplexität? Und wie vermeiden Unternehmen Overengineering?

Susana:
Das System ist sehr flexibel, und es gibt viele Werkzeuge, mit denen wir es so gestalten können, dass es dem Kunden wirklich hilft. Business Rules, Prozesse, Berechtigungen und andere Konfigurationsmöglichkeiten können die Nutzererfahrung im System deutlich verbessern.

Aber die andere Seite dieser Flexibilität ist natürlich Komplexität.

Wir müssen immer abwägen: Welchen Wert bringt eine Konfiguration – und wie schwierig wird es später, sie zu pflegen, zu kontrollieren und im Betrieb zu steuern? Das Problem liegt häufig nicht in der Implementierung selbst. Die eigentliche Herausforderung kommt danach, wenn das Unternehmen das System betreiben, aktuell halten, dokumentieren und die geschaffene Komplexität verstehen muss.

Flexibilität ist also grundsätzlich positiv. Wir können sie nutzen, um Kunden wirklich zu unterstützen. Aber wir müssen darauf achten, nicht den Punkt zu überschreiten, an dem eine Anpassung niemandem mehr hilft, sondern nur noch komplex, schwer wartbar und schwierig zu betreiben ist.

Lesley-Ann:
Employee Central ist nicht das einzige Modul in der SuccessFactors Suite. Es gibt zum Beispiel Payroll, Time, Reporting und weitere angebundene Systeme. Was müssen Unternehmen richtig machen, wenn sie Employee Central mit anderen Teilen ihrer HR-Landschaft verbinden?

Susana:
Der erste Schritt ist, klar zu definieren, welches System welche Daten oder Prozesse verantwortet.

Sehr häufig ist Employee Central das Quellsystem für Mitarbeiterinformationen. Es kann aber auch Fälle geben, in denen bestimmte Informationen in einem anderen System gepflegt werden. Payroll ist ein einfaches Beispiel. Je nach Systemlandschaft können bestimmte payroll-relevante Daten oder Prozesse an anderer Stelle liegen.

Dieses Verständnis ist sehr wichtig, weil es zeigt, wo Daten gepflegt werden müssen, wie sie durch die Systeme fließen, wer verantwortlich ist und was in den jeweiligen Systemen beachtet werden muss.

Manchmal sieht man einen Fehler in einer Schnittstelle, aber die Schnittstelle selbst ist gar nicht das eigentliche Problem. Das eigentliche Thema kann Datenqualität sein. Vielleicht fehlen bestimmte Daten oder sie werden nicht so gepflegt, wie es notwendig wäre. Und genau das wird kritisch für den Datenfluss zwischen den Systemen.

Wichtig ist auch zu klären, wer in welchem System handeln soll und wer welche Berechtigungen für bestimmte Aktionen hat. Die zentrale Botschaft ist: Unternehmen sollten in End-to-End-Prozessen denken. Sie sollten Systeme nicht isoliert betrachten, sondern den gesamten Prozess – inklusive aller Abhängigkeiten zwischen Systemen, Rollen und Verantwortlichkeiten.

Lesley-Ann:
Wenn Employee Central, Payroll, Time oder andere Module implementiert sind, freuen sich alle auf den Go-live. Aber was passiert danach? Wie sieht gute Governance oder kontinuierliche Weiterentwicklung aus, wenn Employee Central live ist?

Susana:
Ich sage meinen Kunden kurz vor dem Go-live oft: Nach dem Go-live beginnt die eigentliche Arbeit. Dann fängt der Spaß erst an.

Genau dann zeigt sich auch, ob es eine starke Governance-Strategie gab. Gute Governance bedeutet klare und definierte Verantwortlichkeiten. Und dabei geht es nicht nur darum, wer das System technisch verantwortet. Es geht auch darum, wer die Prozesse, Security, Integrationen und lokalen Anforderungen verantwortet.

Unternehmen müssen ihr Operating Model definieren. Wie bewerten sie Änderungen im System? Wie beurteilen sie Business Value, Anforderungen, technische Updates und die Auswirkungen auf die gesamte Systemlandschaft?

Das sollte vor dem Go-live geklärt sein.

Dazu kommt die kontinuierliche Weiterentwicklung. Employee Central ist ein lebendes System. Es verändert sich – und genau das ist ja auch ein Teil des Werts eines solchen Systems. Gleichzeitig bedeutet es, dass Unternehmen Prozesse für Releases, Updates, Dokumentation, Tests und die Einbindung der richtigen Personen brauchen.

Die Arbeit endet nicht mit dem Go-live. In vielerlei Hinsicht beginnt sie dort erst.

Lesley-Ann:
Lass uns den Blick kurz vom konkreten Projekt lösen und über die Employee-Central-Community sprechen. Welchen Nutzen bringt diese Community?

Susana:
Die Community gibt uns die Möglichkeit, uns mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, die unterschiedliche Hintergründe und viel Erfahrung aus verschiedenen Projekten, Systemlandschaften, Business-Anforderungen und HR-Strategien mitbringen.

Einige haben stärker technische Erfahrung. Andere kommen mehr aus HR-Prozessen oder der Business-Perspektive. Gemeinsam entsteht dadurch ein sehr wertvoller Blick auf die Themen.

Wir können Erfahrungen teilen, aber auch Muster erkennen, die über verschiedene Kunden, Einheiten, Unternehmen und Ansätze hinweg immer wieder auftreten. Es geht also nicht nur darum, Wissen weiterzugeben. Wir können auch Designs hinterfragen, Lessons Learned diskutieren und mögliche Konsequenzen erkennen, die aus einer einzelnen Projektperspektive vielleicht nicht sofort sichtbar wären.

Für den Kunden bedeutet das: Er profitiert nicht nur vom Team, das direkt im Projekt arbeitet. Er profitiert auch von einer größeren Community, die Lösungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln unterstützt, validiert und hinterfragt.

Lesley-Ann:
Employee Central ist ein großes System. Gleichzeitig können manchmal sehr kleine Entscheidungen überraschend große Auswirkungen haben. Gibt es eine Entscheidung, die auf den ersten Blick klein wirkt, später aber teuer oder schwierig werden kann?

Susana:
Da gibt es mehrere Beispiele. Eines ist die Definition der Job Classification.

In Employee Central kann das auf den ersten Blick wie ein einfaches Feld mit einer Werteliste wirken. Aber diese Entscheidung kann große Auswirkungen auf viele Geschäftsprozesse und verschiedene Bereiche haben – zum Beispiel auf Talent, Auszahlungen, Jobdefinitionen oder Jobprofile.

Es ist also nicht nur eine Frage von: Wir laden einmal Daten hoch und fertig. Dahinter steckt viel mehr.

Ein anderes Beispiel ist die Definition der Unternehmensstruktur. Am Anfang wirkt das vielleicht einfach: Es gibt Objekte, und man nutzt sie. In der Realität hängen daran aber viele Dinge im Hintergrund.

Man muss die Unternehmensstrategie verstehen, aber auch die technische Landschaft und die integrierten Systeme. Diese Entscheidungen wirken am Anfang klein, können später aber einen großen Unterschied machen.

Employee Central kann das Rückgrat von SAP SuccessFactors sein – aber nur, wenn das Fundament sauber ist. Dazu gehören klare Datendefinitionen, verlässliche Verantwortlichkeiten, durchdachte Governance und ein gemeinsames Verständnis von End-to-End-Prozessen.

Für internationale Organisationen ist Employee Central mehr als ein Ort, an dem HR-Daten gespeichert werden. Es ist die Grundlage für Harmonisierung, Digitalisierung und bessere Entscheidungen in der gesamten HR-Landschaft. Der Wert entsteht aber nicht allein durch das System. Er entsteht durch die Entscheidungen, die Unternehmen rund um Daten, Prozesse, Ownership und Governance treffen.

Für Unternehmen, die eine Employee-Central-Transformation planen oder bereits umsetzen, lautet die zentrale Frage deshalb nicht nur: Wie implementieren wir das System? Sondern auch: Wie soll HR in Zukunft arbeiten?