SAP SuccessFactors EC implementieren: Über sieben Brücken zum sicheren Betrieb

Eine erfolgreiche Einführung steht und fällt mit einer gründlichen Vorbereitung. Wichtig ist, gleich zu Beginn die richtigen Fragen zu stellen und zu beantworten. Die zentrale Frage lautet: Was will ich bis wann mit welchem Team erreichen? Hier gilt: Je genauer das „Was“ definiert ist, desto effizienter kann EC später eingesetzt werden. Will ich die Datenqualität verbessern? Die Fluktuation im Unternehmen reduzieren? Oder vielleicht primär Prozesse beschleunigen? Und vor allem: Was und wie kann EC dazu beitragen und welches Budget ist dafür verfügbar? Um all diese Aufgaben kümmert sich ein interdisziplinäres Projektteam, das idealerweise aus einem externen Berater sowie Vertretern von HR, IT, Datenschutz und Betriebsrat zusammengesetzt sein sollte.

Stehen Ziel, Projektteam und Zeitplan, geht es an die Analyse der Daten und Prozesse. Wie sieht die Organisationsstruktur aus? Welches sind die Datenquellen und wer sind die Eigentümer? Bevor die Daten in die Cloud wandern, müssen sie vollständig, vor allem aber korrekt sein und im richtigen Format vorliegen. Die aktuellen Prozesse wiederum sollten dokumentiert und optimiert sein, und es muss klar sein, welche Workflows in EC abzubilden sind. Global agierende Unternehmen haben zusätzliche Pflichten, denn sie müssen länderspezifische Vorgaben berücksichtigen. Für die Einführung von EC heißt dies: die Lösung ist entsprechend den jeweils gültigen Anforderungen zu konfigurieren.

Vom Aufwand her nicht zu unterschätzen ist die Datenmodellierung. Damit gemeint ist zum einen die Konfiguration der Felder, die in den persönlichen Informationen und Beschäftigungsinformationen des Mitarbeiters erscheinen. Sowie zum anderen die Konfiguration der Organisationsstrukturen und etwaiger individueller kundenspezifischer Objekte. Ergänzend werden die modellierten Prozesse in die Datenstruktur technisch integriert.  

Ferner sind je nach Architektur und angebundenen Systemen (SAP ERP, Payroll, Drittsysteme) Schnittstellen zu definieren. Während der technischen Umsetzung ist auch das Sicherheits- und Berechtigungskonzept mitzudenken. Denn zum einen müssen gemäß den Unternehmensrichtlinien Rollen und Berechtigungen zugewiesen werden. Zum anderen muss der Schutz aller personenbezogenen Daten, etwa gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleistet sein.

Ist alles eingerichtet, lautet die Frage: Funktioniert es auch? Vertrauen reicht hier nicht, Kontrolle ist absolute Pflicht. Dies ist im Rahmen einer Reihe von Tests zu erreichen. Mithilfe von Unit- und Integrationstests werden beispielsweise die einzelnen Konfigurationen und Schnittstellen geprüft, um die Funktion der Workflows sicherzustellen. Und anhand von User Acceptance Tests lässt sich beurteilen, ob die Software den gewünschten Nutzeranforderungen entspricht.      

Eine echte Nagelprobe sind die Migrationstests. Denn damit lässt sich die Vollständigkeit und Konsistenz der Daten feststellen. Da gerade in der Testphase noch nicht alle Prozesse wunschgemäß laufen, braucht es zudem ein angemessenes Fehler- und Änderungsmanagement. Dabei kann die Einrichtung eines Systems wie Jira hilfreich sein.

Änderungen in großem Stil wie die Einführung einer neuen Software verlaufen nie glatt. Je früher die Führungsebene und wichtige Nutzergruppen eingebunden werden, desto besser. Wenn diese die Vorteile verstehen, steigt die Akzeptanz. Daher sollte Kommunikation von vorne herein oberste Priorität haben, entweder in Form regelmäßiger Updates für alle Beteiligten oder indem das Team schon vor dem Go-Live umfassendes Schulungsmaterial wie FAQs oder Videos bereitstellt. Jedoch reicht das Aushändigen von Material alleine nicht aus. Alle Schulungsmaßnahmen sollten in eine Strategie eingebettet sein. Teil dieser Strategie sind beispielsweise Schulungen von Key Usern und/oder Endanwendern mit dem Ziel, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und den Einsatz von Self-Service-Funktionen zu fördern.     

Der große Moment naht. Damit nichts dem Zufall überlassen bleibt, sollte der Rollout zunächst an einer ausgewählten Benutzergruppe erprobt werden. Mit dem Feedback lassen sich letzte unrunde Abläufe glätten. Da bei jedem Rollout anfangs mit einer Welle von Supportanfragen zu rechnen ist, sollten hierfür Ressourcen zur Verfügung stehen. Um den Rollout möglichst smooth zu gestalten, präferieren viele Unternehmen eine gestaffelte Einführung nach Regionen oder Abteilungen. In jedem Fall sollte der Go-Live mit klaren Handlungsanweisungen angekündigt werden.

Die neue Software ist eingerichtet und startklar. Weil besonders in der Anfangsphase noch nicht alle mit dem System vertraut sein können, sollte ein Helpdesk oder Serviceteam für die Beantwortung von Fragen bereitstehen. Dieses Team hilft nicht nur, wenn jemand im Workflow nicht weiterweiß, sondern es leistet auch wertvolle Unterstützung, wenn es darum geht, Tipps zu geben und die Lösung vollumfänglich auszureizen. Die eingehenden Fragen wiederum sind wertvolle Anhaltspunkte für das Projektteam, um das System fortlaufend zu verbessern. Damit von der Weiterentwicklung der Lösung alle profitieren, sollte das Wissen immer wieder durch Schulungen aufgefrischt werden. Diese sind auch im Hinblick auf die regelmäßigen Releases von Kundenseite wichtig, durch die das System fortlaufend verbessert wird.