"Die Qualifizierung Externer ist ein echtes Spannungsfeld"
Harald Weingartner
RKW BW
In einer zunehmend komplexen und dynamischen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Beschäftigten kontinuierlich auf dem neuesten Stand gesetzlicher Anforderungen zu halten. Die Liste der zu erfüllenden Vorgaben wächst stetig:
- Fachliche Anforderungen im Rahmen interner und externer Audits
- Compliance-Themen wie Verhaltenskodizes und Korruptionsprävention
- Gesetzliche Vorschriften wie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
- Neue EU-Regularien wie der Digital Operational Resilience Act (DORA) für die Finanz- und IT-Branche
Diese Vorschriften verlangen mehr als nur theoretisches Wissen – sie erfordern nachweisbare Qualifizierungen, oft mit individuellen Inhalten, unternehmensspezifischen Richtlinien und zeitkritischen Fristen. Während interne Mitarbeitende in den meisten Unternehmen durch etablierte Systeme und Prozesse effizient und rechtssicher qualifiziert werden, sieht das bei externen Beschäftigten oft ganz anders aus. Freelancer, Dienstleister oder temporär eingesetzte Fachkräfte wechseln regelmäßig – und damit wächst auch die Komplexität im Qualifizierungsmanagement.
Viele Unternehmen stehen hier jedoch vor einem organisatorischen Spagat: Sie müssen die zuvor genannten Anforderungen erfüllen – haben aber keine geeigneten Systeme, um dies für externe Zielgruppen umzusetzen. Manuelle Prozesse, unklare Zuständigkeiten und fehlende Nachweise sind häufig die Folge. Reden wir über Lösungen!
Das Interview führte RKW BW mit Harald Weingartner, geschäftsführender Gesellschafter der tts-Gruppe.
Frage: Externe qualifizieren – eine Herausforderung?
Welche Probleme oder Bedürfnisse seht ihr, die ihr mit xLMS – das Business Process Outsourcing Service für Qualifizierung – lösen wollt?
Aus meiner langjährigen Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Unternehmen weiß ich, das die Qualifizierung externer Mitarbeitender für viele Unternehmen ein echtes Spannungsfeld darstellt. Während interne Schulungen meist über etablierte Systeme abgebildet werden, fehlt bei Externen häufig die nötige Struktur. Gerade bei kurzfristigen Einsätzen – oft mit wenig Vorlauf und unklarer Datenlage – geraten HR und Fachbereiche regelmäßig unter Druck. Es geht dabei nicht nur um organisatorische Hürden, sondern auch um rechtliche Sicherheit: Audit- oder Compliance-relevante Qualifikationen müssen vor Tätigkeitsbeginn nachweisbar abgeschlossen sein.
Besonders herausfordernd wird es, wenn externe Mitarbeitende nicht im HR-System geführt werden dürfen – etwa aus Datenschutzgründen oder um das Risiko einer Scheinselbstständigkeit zu vermeiden. Gleichzeitig ist genau diese Personengruppe oft sehr heterogen, was Sprachen, Herkunft, Einsatzzweck und Dauer betrifft – und macht eine standardisierte Bearbeitung umso schwieriger. Dazu kommen unvollständige Stammdaten, unklare Zuständigkeiten zwischen HR und Fachbereichen sowie die fehlende technische Plattform, um diese Prozesse effizient zu steuern. Oftmals sind externe Mitarbeitende dezentral in verschiedenen Fachbereichen im Einsatz – ohne dass es einen übergreifenden Prozess oder eine zentrale Lösung gibt, um diese Gruppen strukturiert zu verwalten und zu qualifizieren. Deshalb haben wir xLMS entwickelt – um genau diese Herausforderungen fuer unsere Kunden in den Griff zu bekommen. Ein cloudbasiertes Lernmanagementsystem und einen Service, speziell für externe Zielgruppen entwickelt. Die Grundidee: Externe Personen qualifizieren, ohne sie in interne HR- Systeme zu integrieren. Und das mit demselben Anspruch an Professionalität, Steuerbarkeit und Nachweisfähigkeit wie im internen Bereich.
Frage: Wie stellt xLMS Compliance sicher?
Compliance-Beispiel DORA
Wie profitieren Unternehmen konkret von eurer Lösung?
Der xLMS-Service entlastet nicht nur HR-Abteilungen, sondern auch andere Fachbereiche, die regelmäßig mit externen Kräften arbeiten – sei es in der Produktion, im Außendienst, bei Wartungseinsätzen oder in der Logistik. Durch klare Prozesse, automatisierte Qualifizierungen und revisionssichere Nachweise wird der Aufwand deutlich reduziert – und gleichzeitig die Compliance sichergestellt.
Im Kern ist es eine klassische „Make-or-Buy“-Entscheidung: will das Unternehmen die Qualifizierung externer Mitarbeitender selbst steuern – sei es über HR, den Einkauf oder die Fachbereiche – stellt sich unweigerlich die Frage nach Skalierbarkeit und Prozesssicherheit: Gibt es ausreichend Ressourcen und klare Zuständigkeiten, um diese Aufgabe durchgängig und revisionssicher zu erfüllen? Welche digitale Lösung kommt hier zum Einsatz, besteht das Risiko einer Scheinselbstständigkeit?
Oder entscheidet man sich bewusst dafür, einen spezialisierten Service einzukaufen – und damit unregelmäßige, aufwändige und häufig ungeliebte Aufgaben wie die monatliche Prüfung, Dokumentation und Eskalation fehlender Qualifizierungsnachweise an einen erfahrenen externen Dienstleister auszulagern, der sich darauf spezialisiert hat. xLMS bietet genau diese Entlastung – flexibel, skalierbar und compliance-sicher.
Es muss nicht kompliziert sein, aber es braucht eine klare Linie.
Frage: Wie lässt sich die Qualifizierung strukturiert angehen?
Was würden Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die das Thema externe Qualifizierung noch nicht strukturiert angegangen sind?
Aus meiner Sicht ist es hilfreich, sich zunächst einen detaillierten Überblick zu verschaffen: Wo kommen externe Mitarbeitende zum Einsatz, welche Qualifizierungen sind notwendig – und wie wird das aktuell gelöst? Oft zeigt sich dabei schnell, wo Lücken bestehen oder Prozesse an ihre Grenzen stoßen. Und viele sind sehr überrascht, wie viele Externe an welchen Stellen im Unternehmen im Einsatz sind.
Wichtig ist, einen Weg zu finden, der im Alltag funktioniert, aber auch im Ernstfall – etwa bei Audits oder Compliance-Prüfungen – Bestand hat. Es muss nicht kompliziert sein, aber es braucht eine klare Linie. Dabei kann externe Unterstützung sinnvoll sein, muss aber immer zur eigenen Organisation passen.
Dieser Beitrag erschien zunächst am 9.5.2025 auf RKW BW.
