Effizienz trifft auf Compliance: Zeiterfassung mit SAP SuccessFactors

Mit seinem „Stechuhr-Urteil“ hat das Bundesarbeitsgericht im September 2022 unmissverständlich klargestellt, dass Unternehmen in Deutschland verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu erfassen. Wie genau und in welcher Form, ist zwar noch nicht geregelt. Dennoch ist es ratsam, die Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung nicht auf die lange Bank zu schieben. 

Denn zum einen sind Unternehmen durch eine frühzeitige Umsetzung bestens vorbereitet, sobald konkrete gesetzliche Vorgaben in Kraft treten. Zum anderen profitieren sie über die reine Pflichterfüllung hinaus von Wettbewerbsvorteilen, die weit über eine faire Entlohnung und eine realistische Ressourcenplanung hinausgehen.

So ermöglicht eine integrierte digitale Zeiterfassung im Vergleich zu Uralt-Tools wie Excel oder gar der papierbasierten Erfassung eine lückenlose und manipulationssichere Dokumentation der Arbeitszeiten. Angesichts der Verpflichtung zur objektiven und zuverlässigen Arbeitszeiterfassung bedeutet dies vor allem Rechtssicherheit. Darüber hinaus bietet die digitale Zeiterfassung aber auch deutlich mehr Transparenz und Kosteneffizienz. Der administrative Aufwand für die Zeiterfassung und -verwaltung wird deutlich reduziert. Direkte Kosteneinsparungen sind die Folge. Und das ist längst nicht alles.

Denn mit SAP SuccessFactors können Unternehmen weitere Vorteile nutzen, die andere Zeiterfassungslösungen entweder gar nicht oder nur eingeschränkt bieten. Die einzige Bedingung: SAP SuccessFactors Employee Central muss implementiert sein. Die Verwendung der zentralen Personalplattform ist Voraussetzung für Arbeitszeiterfassung mit SAP SuccessFactors.

Ist diese Voraussetzung erfüllt, profitieren Unternehmen zusätzlich von 5 weiteren Vorteilen:

1. Flexibilität und Mobilität
   SAP SuccessFactors ermöglicht die mobile Zeiterfassung auf allen Endgeräten, also auch vom Home Office aus oder im Außendienst, und ist damit eine ideale Antwort auf die Herausforderungen von Remote Work und hybriden Arbeitsmodelle. Ein weiteres Plus: Die Möglichkeit zur Integration verschiedener Zeiterfassungsfeatures in Microsoft Teams. 
2. Benutzerfreundlichkeit
   Mit SAP Fiori bietet die cloudbasierte Lösung eine intuitive Benutzeroberfläche und Self-Service-Funktionen zur Zeiterfassung, die kaum Schulungsaufwand erfordern und auf hohe Akzeptanz stoßen. 
3. Integrierte Analyse- und Reportingfunktionen
   Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten der Arbeitszeitdaten schaffen eine solide Basis für fundierte Entscheidungen. 
4. Automatisierte Validierungen und Workflows
   Je nach gesetzlichen oder firmenspezifischen Bestimmungen können automatisierte Validierungen, Warnmeldungen und Workflows konfiguriert werden – unabdingbar für größere Organisationen und ein wichtiger Faktor für die Skalierbarkeit von HR-Leistungen.
5. Vollständige Integration
   Als Teil des SAP-Ökosystems lässt sich SAP SuccessFactors problemlos in andere SAP-Lösungen wie S/4HANA integrieren und an unterschiedliche lokale Vorschriften oder Tarifverträge anpassen. Darüber hinaus ermöglicht die Anbindung an Payroll-Systeme wie SAP SuccessFactors Employee Central Payroll eine nahtlose Integration von Zeitwirtschaft und Personalabrechnung.

SAP SuccessFactors bietet drei Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu verwalten: Zum einen Time Off zur Erfassung von Abwesenheiten (z.B. Urlaub) und zum anderen Time Sheet zur Erfassung von Anwesenheiten innerhalb von SAP SuccessFactors Time Management. Darüber hinaus bietet die Erweiterung SAP SuccessFactors Time Tracking weitere Funktionen, wie z.B. das digitale Stempeln. Während Time Off und Time Sheet in der Employee Central Lizenz enthalten sind und jederzeit aktiviert werden können, ist für Time Tracking eine zusätzliche Lizenz erforderlich.

Employee Central Time Off 

Time Off dient der Verwaltung von urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheiten. Auch hier stellen die Mitarbeitenden ihre Abwesenheitsanträge direkt im System. Zu den festen Bestandteilen gehören etwa die automatisierte und dynamische Erstellung von Urlaubskonten unter Berücksichtigung von z.B. Arbeitszeitmodellen, länder- und unternehmensspezifischen Anforderungen, die Echtzeitvalidierung von Buchungskonflikten oder die nahtlose Integration der Abwesenheitsdaten in das Abrechnungssystem.

Employee Central Time Sheet 

Time Sheet ermöglicht die Erfassung (z.B. via Webanwendung, via SuccessFactors App oder auch via MS Teams Integration) der Arbeitszeiten auf Tages- oder Wochenbasis inklusive Gleitzeitkontenfunktionalität. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten bequem selbst dokumentieren und Vorgesetzte die Daten digital prüfen und freigeben. Zeiterfassungsprofile legen fest, wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten erfassen und wie diese verarbeitet bzw. verwaltet werden. Um sicherzustellen, dass die Zeiterfassung den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben entspricht, kann das Tool spezielle Regeln und Einstellungen für bestimmte Mitarbeitergruppen definieren. Time Sheet bietet zwei Varianten der Zeiterfassung: die uhrzeitbasierte (Clock Time-based) sowie die dauerbasierte (Duration-based) Zeiterfassung.

EC Time Sheet und EC Time Off

Time Sheet und Time Off erlauben eine nahtlose Zusammenarbeit und bilden in Kombination bereits ein vollständiges Zeiterfassungssystem. Gebuchte Abwesenheiten in Time Off werden so etwa automatisch in Time Sheet berücksichtigt. Die hinterlegten An- und Abwesenheiten werden in SuccessFactors ausgewertet und können mit einem Abrechnungssystem, wie z.B. Employee Central Payroll, synchronisiert werden.

SAP SuccessFactors Time Tracking

Mit Time Tracking stehen Unternehmen neben den bereits enthaltenen Time Sheet Funktionalitäten weitere Features für die Zeiterfassung zur Verfügung, die höchsten Compliance-Anforderungen gerecht werden. Insbesondere die Stempelfunktion (Kommen/Gehen) ist ein relevantes Feature, das im Rahmen einer Time Tracking-Lizenz zur Verfügung steht und von Endanwendern über die SuccessFactors Homepage, die mobile App, MS Teams oder über die Terminalintegration genutzt werden kann. Mit Time Tracking ebenfalls möglich ist die Verwendung des Time Sheet Approval Centers, das dem Management eine kompakte Übersicht für die Genehmigung und Kontrolle von Tätigkeitsnachweisen bietet. Weitere Funktionen, wie z.B. die Mitternachtsübergreifende Erfassung von Anwesenheiten, Einzelsatzgenehmigungen und vieles mehr stehen exklusiv nur mit Time Tracking zur Verfügung.

Ob für Unternehmen die Nutzung von Time Sheet bereits ausreichend ist oder ob zusätzliche Funktionen aus Time Tracking benötigt werden, hängt im Wesentlichen von den individuellen Anforderungen der firmenspezifischen Arbeitszeiterfassung ab. Ebenfalls möglich ist die Nutzung des Time Tracking Moduls für eine Teilpopulation. 

Die klassische Zeiterfassung mit SAP Personalwirtschaft (PT) bietet eine robuste, hochgradig individualisierbare Infrastruktur – besonders in Unternehmen, die On-Premise-Lösungen bevorzugen. Auf der Negativseite stehen das klassische SAP GUI und der hohe Aufwand bei Anpassungen an gesetzliche oder organisatorische Änderungen. Verglichen damit ist SAP SuccessFactors wesentlich flexibler, einfacher zu bedienen und dank regelmäßiger Updates über die Cloud auch innovativer.

Ein wesentlicher Unterschied liegt in der mobilen Nutzbarkeit. Während SAP PT in der Regel einen stationären Zugriff erfordert, ermöglicht SAP SuccessFactors mit der kostenlosen Android/iOS App auch die Zeiterfassung per Smartphone oder Tablet – ein klarer Vorteil für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitenden oder flexiblen Arbeitszeitmodellen. Zudem ist die Integration mit anderen HR- und Geschäftsanwendungen in der SuccessFactors-Welt deutlich einfacher zu realisieren. Die Arbeitszeiterfassung mit der Cloud-Lösung ist daher besonders für solche Unternehmen interessant, die neu in die digitale Zeiterfassung einsteigen wollen. Gleiches gilt für Umsteiger, die ihre Prozesse standardnah digitalisieren, die Vorteile einer mobilen Zeiterfassung mit Self-Service-Funktionen nutzen und ihren Aufwand für Schulung, Betrieb und Wartung reduzieren möchten.

Die Einführung der Zeiterfassung mit SAP SuccessFactors ist eine strategische Entscheidung und sollte sorgfältig geplant werden. Herausforderungen wie die Integration in bestehende Systeme, die Umsetzung einer rechtskonformen Zeiterfassung und die Anpassung an unternehmensspezifische Prozesse können komplex sein. Diese Themen erfordern ein strukturiertes Vorgehen und die Einbindung erfahrener Partner.