SAP ECP: Employee Central Payroll für zukunftssichere HR

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) ist die moderne Antwort auf die steigenden Anforderungen an die Gehaltsabrechnung in einer globalisierten und digitalisierten Arbeitswelt. Fehler in der Payroll führen nicht nur zu Unzufriedenheit und Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden, sondern bergen auch erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken. Mit ECP können Unternehmen diese Risiken minimieren und gleichzeitig die zunehmende Komplexität internationaler Belegschaften, flexibler Beschäftigungsmodelle und strenger Compliance-Vorgaben beherrschen.

Die Lösung basiert auf der etablierten SAP HCM Payroll Engine, wurde aber konsequent in eine moderne Cloud-Architektur überführt. Damit verbindet ECP jahrzehntelange Payroll-Expertise mit den Vorteilen einer cloudbasierten HR-Suite: kontinuierliche Updates, Anpassungsfähigkeit, nahtlose Integration und globale Standardisierung. Unternehmen erhalten damit eine Plattform, die Payroll nicht als isolierte Abrechnungsfunktion, sondern als strategischen Bestandteil der gesamten HR-IT betrachtet.

Der wichtigste Treiber für den Umstieg ist das Wartungsende der klassischen SAP HCM Payroll zum 31. Dezember 2027. Unternehmen, die noch auf On-Premise setzen, sollten daher spätestens bis dahin aktiv werden. Zwar bietet SAP eine optionale Verlängerung der Wartung bis Ende 2030 an – allerdings mit einem Wartungsaufschlag von 2 % und ohne nachhaltige Zukunftsperspektive. Diese Verlängerung verschiebt das Problem lediglich, anstatt es zu lösen.

Darüber hinaus zeigt die Praxis: On-Premise-Systeme sind teuer und unflexibel. Jede gesetzliche Änderung erfordert manuelle Anpassungen, Integrationen in moderne Cloud-Umgebungen sind kompliziert und teuer, und die Skalierbarkeit stößt bei international wachsenden Organisationen schnell an Grenzen.

SAP stellt eine Lösung bereit, die diese Probleme adressiert. Als vollständig cloudbasierte Payroll bietet sie:

• Skalierbarkeit: wachsende Belegschaften und internationale Expansion lassen sich ohne großen Zusatzaufwand abbilden.
• Effizienz: Systemgestützte Abläufe und Standardisierung reduzieren manuelle Eingriffe.
• Compliance: SAP liefert kontinuierlich aktualisierte Länderversionen, sodass gesetzliche Änderungen global umgesetzt sind.
• Kostenreduktion: Infrastruktur- und Wartungsaufwände entfallen, Updates werden zentral eingespielt.
• Integration: ECP ist nahtlos mit Employee Central und anderen Modulen der SuccessFactors-Suite verbunden.

Damit ist der Umstieg auf ECP nicht nur eine technische Migration, sondern eine strategische Investition in die Zukunftsfähigkeit der gesamten HR-Landschaft.

Warum sollten Unternehmen auf SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) umsteigen? Die folgenden sechs Gründe zeigen die wichtigsten Vorteile.

1. Systemmodernisierung – Mit ECP lösen Unternehmen veraltete On-Premise-Architekturen ab und schaffen die Grundlage für eine zukunftssichere, standardisierte Personalabrechnung.
2. Zukunftssicherheit – Die volle Unterstützung durch SAP über 2027 hinaus macht ECP zu einer verlässlichen langfristigen Lösung für Entgeltabrechnung und Personaladministration.
3. Optimierte Payroll-Prozesse – Automatisierte Workflows, proaktives Monitoring und integrierte Kontrollmechanismen vereinfachen die Abläufe im Personalmanagement und verbessern Qualität sowie Effizienz.
4. Verbesserte Benutzererfahrung – ECP bietet moderne Oberflächen, intuitive Bedienung und Self-Services für Mitarbeitende und Führungskräfte
5. Kostensenkung – Durch die Verlagerung in die Cloud sinken Infrastruktur- und Betriebskosten, zudem entfällt der hohe Aufwand für gesetzliche Updates.
6. Digitale Transformation – Entgeltabrechnung wird zum integralen Bestandteil der SuccessFactors-Suite und trägt zur durchgängigen digitalen Employee Experience bei.

Die Funktionsweise von ECP lässt sich am besten als Kombination von Bewährtem und Innovativem beschreiben. Herzstück bleibt das robuste SAP HCM Abrechnungssystem mit umfangreichen Funktionalitäten, das seit Jahrzehnten weltweit zuverlässig im Einsatz ist. Neu ist jedoch die Cloud-Architektur, die eine völlig andere Form von Flexibilität, Standardisierung und globaler Anpassungsfähigkeit ermöglicht.

ECP ist eng mit SAP SuccessFactors Employee Central verknüpft. Änderungen an Stammdaten – etwa Neueinstellungen, Vertragsänderungen oder Beförderungen – fließen automatisch in die Entgeltabrechnungsprozesse ein. Damit entfällt die manuelle Pflege in parallelen Systemen, Fehlerquellen werden reduziert und die EC Payroll wird zu einem durchgängigen Bestandteil des gesamten HR-Lifecycles.

Ein weiterer zentraler Vorteil liegt in den über 50 Länderversionen, die SAP für ECP bereitstellt. Diese beinhalten alle relevanten gesetzlichen Vorgaben und werden durch regelmäßige Updates automatisch auf dem neuesten Stand gehalten. Für international tätige Unternehmen bedeutet das: weniger lokaler Anpassungsaufwand, höhere Rechtssicherheit und eine einheitliche Payroll-Strategie bei gleichzeitiger lokaler Flexibilität.

SAP ECP bietet eine breite Palette an Funktionen, die Payroll von einer reinen Abrechnungsmaschine zu einem strategischen Steuerungsinstrument machen:

• Gesetzeskonforme Lösungen für über 50 Länder – regelmäßige Updates sichern die Einhaltung lokaler Vorschriften und unterstützen die Personalverwaltung.
• Payroll Control Center – eine zentrale Plattform für Monitoring, Analysen und proaktive Fehlerkorrektur, die es ermöglicht, Daten zu validieren und Entscheidungen im Leistungsmanagement zu treffen.
• Cloudbasierte Payroll Engine – stabil, bewährt und gleichzeitig in einer modernen Systemarchitektur eingebettet, die eine reibungslose Verwaltung von Arbeitgeberleistungen erlaubt.
• Einfache Integration – nahtloses Zusammenspiel mit Zeitwirtschaft, Talentmanagement und Finanzbuchhaltung, unterstützt durch erfahrene Implementierungspartner, die die Umsetzung erleichtern.
• Standardisierte Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssystemen – für automatische Buchungen, Abstimmungen und transparente Finanzprozesse.

ECP bietet damit nicht nur eine sichere, effiziente Gehaltsabrechnung, sondern eine Plattform, die HR-Prozesse, Personalverwaltung, Leistungsmanagement und Finanzsteuerung global miteinander verbindet.

Die Einführung von SAP ist kein reines IT-Projekt, sondern ein strategischer Transformationsprozess. Unternehmen stehen vor der Wahl zwischen zwei Ansätzen:

• Lift-and-Shift: Bestehende Entgeltabrechnungsprozesse werden nahezu unverändert in die Cloud überführt. 
  Vorteil: schnelle Umstellung, geringeres Risiko.
  Nachteil: suboptimale Prozesse werden eins zu eins übernommen.
• Neuimplementierung: Prozesse werden neugestaltet und an moderne HR-Strategien angepasst. 
  Vorteil: nachhaltige Effizienzsteigerung und Prozessqualität. 
  Nachteil: höherer Aufwand und längere Projektlaufzeit.

SAP stellt mit Tools wie dem Infoporter oder speziellen Migrationstools leistungsfähige Werkzeuge bereit, um Daten zu übertragen und den Übergang abzusichern. Auch Non-SAP-Kunden können durch standardisierte Methoden erfolgreich auf ECP umsteigen.

Der Umstieg auf SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) erfolgt in klar definierten Phasen, die eine strukturierte und risikominimierte Transformation sicherstellen.

1. Vorbereitung & Analyse – Definition der Zielarchitektur, Bewertung bestehender Prozesse und Datenqualität.
2. Design & Prozessoptimierung – Entwicklung neuer Soll-Prozesse und Orientierung an etablierten Standards.
3. Test & Validierung – umfassende Tests, Simulationen und Fehlerkorrekturen, um Risiken zu minimieren.
4. Go-Live & Change Management – schrittweise Einführung, Schulung der Anwender und begleitendes Change Management.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist, die Payroll-Transformation nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch vorzubereiten.

Die Migration zu ECP ist komplex und birgt typische Stolpersteine:

• Stammdatenmigration – eine hohe Datenqualität ist entscheidend, da Fehler in der Lohnbuchhaltung direkte Auswirkungen haben.
• Minimierung von Betriebsstörungen – Paralleltests und klar vordefinierte Migrationsszenarien reduzieren Risiken.
• Akzeptanz und Change Management – SuccessFactors Employee Central Payroll ist ein hochsensibler Bereich. Führungskräfte und Mitarbeitende müssen frühzeitig eingebunden werden, um ein optimales Benutzererlebnis sicherzustellen.
• Integration mit Zeiterfassung – präzise Arbeitszeitdaten fließen nahtlos in die Payroll-Prozesse ein und unterstützen die Genauigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Hier zeigt sich der Wert eines erfahrenen Implementierungspartners, der nicht nur die Technik versteht, sondern auch die Abläufe und die Kultur im Unternehmen. Denn: Eine ineffiziente Vorgehensweise bleibt, selbst wenn sie digitalisiert wird, dennoch ineffizient.

SAP entwickelt ECP kontinuierlich weiter. Im Release 1H2025 kommen unter anderem:

• Identity Provisioning Service (IPS) für automatisierte Benutzer-Generierung
• Verbesserte User Experience durch Mash-Ups und die Integration von SAP Joule (KI)
• Erweiterte Integration mit Zeitwirtschaft – z. B. 400-Tage-Planung und Shift Classification
• Neue Länderversionen, u. a. Slowenien

Diese Neuerungen verdeutlichen, dass ECP nicht nur ein stabiler Kernprozess ist, sondern ein Innovationsfeld, das sich dynamisch weiterentwickelt.

Die Roadmap für die Payroll ist klar: SAP verfolgt eine konsequente Weiterentwicklung hin zu mehr Automatisierung, Intelligenz und Nutzerfreundlichkeit.

• KI-gestützte Payroll-Prozesse werden Fehler frühzeitig erkennen und Korrekturen vorschlagen.
• Das Payroll Control Center wird weiter ausgebaut und stärker in Analytics integriert.
• Unter dem Stichwort Next Generation Payroll (NGP) diskutiert SAP weitere Innovationen – ECP ist dafür die stabile Basis.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer jetzt auf ECP setzt, schafft eine stabile Basis und ist zugleich für die nächste Entwicklungsstufe vorbereitet.

ECP lässt sich durch Add-ons und Erweiterungen gezielt ausbauen:

• Migrationstools für eine beschleunigte Umstellung
• Erweiterungen für das Payroll Control Center zur Fehlervermeidung und Automatisierung
• Reporting- und Analyse-Add-ons, die tiefergehende Einblicke in Payroll-Daten ermöglichen

Damit kann jedes Unternehmen die Payroll-Lösung optimal an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Die Einführung von SAP ECP ist ein Meilenstein für jedes Unternehmen. Damit die Payroll-Transformation gelingt, braucht es einen Partner, der Technik, Prozesse und Menschen gleichermaßen berücksichtigt.

Als tts digital HR experts unterstützen wir Unternehmen vollumfänglich – von der strategischen Planung und Konzeptualisierung über die Implementierung bis hin zum laufenden Betrieb (HR Application Management). Unser Anspruch ist es, HR-IT-Wissen ganzheitlich und aus einer Hand bereitzustellen.

Wir implementieren nicht einfach nur Software, sondern sorgen dafür, dass auch die Prozesse im Hintergrund stimmen. Denn: Nur optimierte Prozesse entfalten in der Digitalisierung ihren vollen Mehrwert.

Darüber hinaus sind wir SAP Gold Partner und verfügen über die höchste Zertifizierungsstufe („Expert“) im Bereich HCM (Human Capital Management). Dieses Gütesiegel unterstreicht unsere Erfahrung und Qualität in der Umsetzung anspruchsvoller HR-Transformationsprojekte.

Mit praxisnahen Schulungen, erprobten Methoden und beschleunigenden Tools stellen wir sicher, dass Unternehmen nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch erfolgreich migrieren – und ihre Payroll langfristig effizient, transparent und compliant betreiben.

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) ist weit mehr als eine technische Alternative zur klassischen SAP HCM Payroll. Es ist eine strategische Investition in die Zukunft der HR-IT, die Effizienz, Compliance und Wettbewerbsfähigkeit gleichermaßen stärkt. Mit vordefinierten Funktionen unterstützt ECP zentrale Kernbereiche im Personalwesen und optimiert Gehaltsabrechnungen in einem modernen Payroll System.

Unternehmen, die rechtzeitig handeln, sichern sich Vorteile bei Kosten, Transparenz und Employee Experience. Die Empfehlung lautet daher: Planen Sie die Umstellung frühzeitig – und setzen Sie dabei auf einen starken Partner wie die tts GmbH, der Technologie, Prozesse und Kultur zu einem ganzheitlichen Erfolg verbindet.