Zeiterfassung mit SAP SuccessFactors einführen? So geht's.

SAP SuccessFactors revolutioniert die Zeiterfassung mit intelligenten Erweiterungen, die Effizienz, Mobilität und Usability auf ein neues Level heben. Um die Funktionalitäten nutzen zu können, muss SAP SuccessFactors zusammen mit dem Modul SAP Employee Central implementieret und eingerichtet sein. Weder Time Management noch Time Tracking, die beiden Erweiterungen für die Zeiterfassung, sind ohne das Core-Modul nutzbar. 

Genau das fehlt jedoch in vielen Organisationen, obwohl bei ihnen SAP SuccessFactors bereits im Einsatz ist. Der Grund: Statt auf SAP SuccessFactors, setzen Sie bei der Zeiterfassung auf On-Premises-Lösungen. Das Problem ist nur: Deren Tage sind gezählt. So endet etwa bereits 2027 das bestehende Support-Modell inklusive neuer Funktionen und Sicherheitsupdates für SAP HCM, spätestens 2030. Wer nicht zwingend auf On-Premises-Funktionalitäten angewiesen ist, sollte deshalb zeitnah die Implementierung von SAP Employee Central in Betracht ziehen. Auch deshalb, weil SAP Innovationen zunehmend in die Cloud verlagert.

Ist Employee Central vorhanden und eingerichtet, besteht der erste kritische Schritt bei der Implementierung der Arbeitszeiterfassung in einer Analyse der spezifischen Unternehmensanforderungen. Jede Organisation hat einzigartige Herausforderungen und Prozesse, die eine Bestandsaufnahme der aktuellen Zeiterfassungsprozesse, der technischen Infrastruktur und der organisatorischen Ziele erfordern. Hilfreich sind dabei die folgenden Fragestellungen:

• Welche gesetzlichen und tarifrechtlichen Vorgaben sind zu erfüllen?
• Welche betrieblichen und Compliance-bezogenen Anforderungen müssen berücksichtigt und mit dem Betriebsrat abgestimmt werden?
• Wie lässt sich das Zeitmanagement vereinfachen, welche Funktionalitäten helfen dabei?
• Sollen die erfassten Arbeitszeiten direkt in die Abrechnung fließen?
• Sind technische Hürden bei der Anbindung von digitalen Stempeluhren und Terminals zu erwarten? Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es?

Die Analyse der eigenen Anforderungen hilft nicht nur dabei, ein klares Zielbild zu entwickeln. Sie zwingt auch zu einer eingehenden Beschäftigung mit den Funktionalitäten der Zeiterfassungslösungen. So wird schnell klar, welche Erweiterung zur Zeiterfassung erforderlich ist: das in Employee Central integrierte Time Management mit grundlegenden Funktionalitäten oder die optionale Erweiterung Time Tracking zur Umsetzung komplexer Anforderungen.

Wie bei allen Implementierungsprojekten ist sorgfältige Projektplanung auch hier der Schlüssel zum Erfolg. Das beginnt mit der Bildung eines interdisziplinären Projektteams, zu dem Mitarbeitende aus der Personalabteilung, der IT sowie Expert:innen aus den beteiligten Fachbereichen gehören. 

Neben personellen Ressourcen müssen der Finanzbedarf sowie die erforderlichen technischen Kapazitäten und Zeitbudgets projektiert werden. Eine realistische Ablaufplanung mit definierten Meilensteinen und klaren Verantwortlichkeiten ist unerlässlich. Ganz wichtig dabei: Es muss sichergestellt sein, dass die IT-Abteilung alle nötigen Ressourcen für die Umsetzung zur Verfügung stellen kann. Dabei sollten Puffer für unerwartete Herausforderungen eingeplant werden. Das gilt auch für die Verfügbarkeit der Key User, die nicht nur bei Prozessdesign und Dokumentation, sondern auch als Ansprechpartner und Innovationstreiber eine zentrale Rolle übernehmen.

Die Einrichtung einer Zeiterfassungssoftware wie SAP Time Tracking erfordert besondere Aufmerksamkeit, um sicherzustellen, dass alle relevanten Prozesse korrekt abgebildet und automatisiert werden können. Wesentliche Punkte, die Unternehmen bei der Einrichtung beachten müssen, sind:

1. Abwesenheitsmanagement validieren: Employee Central wird bereits für die Buchung von Abwesenheiten genutzt und ist entsprechend definiert? Dann sollte dieser Teil für eine Einführung der Zeiterfassung validiert und entsprechend in Einklang gebracht werden.

2. Zeiterfassungsregeln definieren: Im ersten Schritt sollten klare Regeln für die Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden festlegen. Diese müssen den gesetzlichen Anforderungen und den internen Richtlinien entsprechen. Gleichzeitig sollten sie ausreichend Flexibilität bieten, um unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit oder Gleitzeit abzubilden.

3. Zeitergebnisse kalkulieren: Zur effizienten Automatisierung der Lohnbuchhaltungsprozesse oder zu Übersichtszwecken müssen erfasste Zeiten gemäß bestimmten gesetzlichen oder unternehmensinternen Regelungen in Zeitergebnisse umgerechnet werden. Diese können dann, neben den Abwesenheiten, an z.B. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll übergeben werden, um eine korrekte Berechnung der Gehälter sicherzustellen.

4. Konfiguration von Genehmigungs-Workflows: Ebenfalls ein Milestone: Genehmigungsprozesse und Berechtigungen für Zeiteinträge, Abwesenheiten und Überstunden einrichten. Die jeweiligen Workflows sollten an die Organisationsstruktur angepasst sein, damit Vorgesetzte und HR-Teams jederzeit die nötige Transparenz für zielführende Entscheidungen haben. 

5. Automatisierte Berichterstattung und Compliance: Die Einrichtung automatisierter Analysen und Berichte schafft Transparenz und hilft, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass das System relevante Berichte fundierte Entscheidungen der Personalabteilung, des Managements und der Lohnbuchhaltung bereitstellt.

Anders als SAP HCM setzt SAP SuccessFactors bei der Zeiterfassung auf umfassende Selfservices. Ein effektives Change Management sorgt für die nötige Akzeptanz und stellt sicher, dass die neuen Systeme und Prozesse wie vorgesehen genutzt werden. Es umfasst die Kommunikation der Projektziele und -fortschritte einschließlich Feedback-Mechanismen, an individuelle Lernbedarfe ausgerichtete Schulungskonzepte sowie die fortlaufende Unterstützung beim Erlernen der neuen Abläufe am Arbeitsplatz.

Zusammengefasst: Die Implementierung von SAP SuccessFactors ist nicht das Ziel, sondern Startpunkt für eine dynamische, sich ständig weiterentwickelnde HR-Strategie. Damit geht es nicht um eine einmalige Implementierung, sondern um eine Transformationsreise. Ihr Ziel besteht darin, die neuen Möglichkeiten zu nutzen, um kontinuierlich dazuzulernen und besser zu werden. 

Das mag aufwendig klingen und ist es auch – aber es lohnt sich. Denn mit dem richtigen Ansatz ist SAP SuccessFactors weit mehr als nur ein Zeiterfassungstool. Durch strategische Planung, technische Expertise und einen mitarbeiterorientierten Ansatz können Unternehmen ein hocheffizientes System implementieren, das nicht nur administrative Prozesse optimiert, sondern auch wertvolle Einblicke zur Optimierung der Unternehmensproduktivität liefert.