Digital Adoption im Unternehmen etablieren

Digital Adoption ist kein Sprint, sondern ein Marathon, bei dem die Führungskräfte vorauslaufen und das Tempo bestimmen. Denn die Akzeptanz von neuen Technologien, Prozessen und neuer Software gelingt nur in einem Umfeld, das die Bereitschaft zur Veränderung mit all ihren Konsequenzen fördert und tagtäglich lebt.

Von diesem Ideal ist die Realität allerdings weit entfernt, wie eine Umfrage der International Data Group (IDG) zeigt. Demnach schreiben sich zwar 91 Prozent der weltweit befragten Unternehmen den Trend-Slogan „Digital first“ auf die Fahnen, eine Strategie zur Veränderung der internen Prozesse, der Unternehmenskultur und der Kompetenzen der Mitarbeitenden verfolgen aber nur 37 Prozent. Der Großteil der Firmen fährt beim Thema Digital Adoption nach wie vor auf Sicht.

Dafür gibt es viele, durchaus nachvollziehbare Gründe, wie Budgetengpässe oder dringender Handlungsbedarf in einzelnen Unternehmensbereichen. Dennoch wird immer wieder unterschätzt, welchen Einfluss die Einführung von neuer Software auf den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden hat und wie zentral daher die Digital Adoption für das Gelingen eines Digitalisierungsprojekts ist.

Die meisten Organisationen sind sich der Herausforderungen zwar bewusst, aber nur wenige ergreifen frühzeitig Maßnahmen, um die Mitarbeitenden auf die Neuerungen vorzubereiten. Stattdessen planen sie Qualifizierungsprojekte, die erst in dem Moment greifen, in dem die Veränderung bereits vor der Tür steht. Damit setzen sie die Bereitschaft der Mitarbeitenden zum Wandel und die dafür nötige Motivation stillschweigend voraus – und ihr Change-Projekt aufs Spiel.

Digital Adoption kann nur entstehen, wenn die Mitarbeitenden die neue Software gerne anwenden und effizient nutzen. Wichtig ist, dass

1. die Nutzer:innen Neues ausprobieren und dabei auch Fehler machen dürfen
2. die Mitarbeitenden kontinuierlich weitergebildet werden und bei Bedarf jederzeit Unterstützung bekommen
3. Soft- und Hardware mit der bestmöglichen Usability zum Einsatz kommen, 
4. Wissen als Wert verstanden wird, der sich durch Teilen vergrößert 
5. eigenverantwortliches Arbeiten und agile Zusammenarbeit im Team gefördert werden
6. sowohl Business Analytics als auch das Feedback der Anwender:innen als feste Bestandteile eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses etabliert werden 

Um die Nutzer:innen bei Digitalisierungs- und Veränderungsprojekten von Beginn an mit einzubeziehen, ist eine Reihe von Maßnahmen erforderlich.

• Kommunikation:
  Eine klare Kommunikation ist zentral – wie in allen Change-Projekten. Bereits vor dem Projektstart wird darüber informiert, welche Veränderungen geplant sind. Welchen Nutzen bringen die neuen digitalen Tools für die Organisation? Was hat die einzelne Person davon? Denn nur aus einer offenen Haltung kann Digital Adoption erwachsen.
   
• Qualifizierung:
  Die Analyse des individuellen Bildungsbedarfs ist die Basis für ein differenziertes Qualifizierungskonzept, das umfassende Support-Strukturen integriert. Wichtig: Alle Nutzer:innen müssen zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit haben, die Fähigkeiten zu erwerben, die sie benötigen, um ihre Arbeit erfolgreich auszuführen – auch direkt am Arbeitsplatz. Sonst leidet die Digital Adoption im Alltag.
   
• Ressourcen:
  Die notwendigen Ressourcen für den effizienten Einsatz der neuen digitalen Tools und Technologien werden den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Dazu gehören vor allem ausreichend Freiraum und Zeit sowie moderne Hardware, mit der das Digitalisierungsprojekt am Arbeitsplatz auch real umgesetzt werden kann.

Der Mix aus vertrauensbildender Kommunikation, Empowerment am Arbeitsplatz und adäquater technischer Ausstattung sorgt für eine positive Herangehensweise der Mitarbeitenden und schnelle Erfolgserlebnisse. Dies fördert auch die Motivation, Digital Adoption selbstverantwortlich aufzubauen.

Vor allem bei digitalen Transformationsprojekten und dem Roll-out von Geschäftsanwendungen wie CRM-, ERP- oder PLM-Lösungen leisten Digital Adoption Platforms (DAP) wertvolle Dienste. Hierbei handelt es sich um Software, die auf dem Konzept des Performance Support basiert und die Mitarbeitenden direkt am Arbeitsplatz unterstützt. Damit gelten Digital Adoption Platforms als wichtige Ergänzung zum formalen Training.

Professionelle DAPs wie die tts performance suite stellen die richtigen Hilfen direkt am Arbeitsplatz bzw. bei der Arbeit mit der neuen Software bereit – kontextbezogen und genau dann, wenn Unterstützung benötigt wird. Je nach Bedarf können die Hilfen in unterschiedlichen Formaten abgerufen werden – als Schritt-für-Schritt-Anleitung, in Form von interaktivem Learning, einer Prozessdokumentation oder einem Regelwerk.

Die über eine Digital Adoption Platform bereitgestellten Inhalte tragen wesentlich dazu bei, den Mitarbeitenden vom ersten Tag an ein positives Nutzungserlebnis zu vermitteln. Sie erlangen Sicherheit im Umgang mit der neuen Software und arbeiten schnell effizient. So wächst die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die neue Lösung und damit auch die Digital Adoption.

Tatsächlich kann aber auch die beste Digital Adoption Platform ihr Potenzial nur dann voll entfalten, wenn sie Bestandteil eines ganzheitlichen Change- und Kommunikationskonzepts ist. Anstatt Einzelmaßnahmen zu planen, gilt es, systematisch der Frage nachzugehen:

Wie lassen sich die strategischen Ziele des Unternehmens mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden in Übereinstimmung bringen?

Das ist leicht gesagt, erfordert in der Praxis aber von allen Beteiligten gute Nerven und den festen Willen, alte Zöpfe abzuschneiden. Denn wer aus Angst oder Gewohnheit lieber an überkommenen Strukturen festhält, für den bleibt Digital Adoption auch in Zukunft unerreichbar.