Establecer la adopción digital en la empresa

La adopción digital no es un sprint, sino un maratón en el que los directivos corren delante y marcan el ritmo. Porque la aceptación de nuevas tecnologías, procesos y nuevos programas informáticos solo tiene éxito en un entorno que promueva la disposición al cambio con todas sus consecuencias y lo viva cada día.

Sin embargo, la realidad dista mucho de este ideal, como muestra una encuesta de International Data Group (IDG). Según la encuesta, aunque el 91% de las empresas encuestadas en todo el mundo ha adoptado el lema de moda «lo digital primero», sólo el 37% sigue una estrategia para cambiar los procesos internos, la cultura corporativa y las competencias de sus empleados. La mayoría de las empresas siguen dudando sobre si dar el paso.

Hay muchas razones perfectamente comprensibles para ello, como los cuellos de botella presupuestarios o la necesidad urgente de actuar en áreas concretas de la empresa. Sin embargo, a menudo se subestima la influencia que tiene la introducción de un nuevo software en el trabajo diario de los empleados y lo fundamental que es la adopción digital para el éxito de un proyecto de digitalización.

Aunque la mayoría de las organizaciones son conscientes de los retos, pocas toman medidas tempranas que preparen a los empleados para los cambios. En su lugar, planifican proyectos de formación que sólo surten efecto en el momento en que el cambio ya está a la vuelta de la esquina. De este modo, dan por sentado que los empleados están preparados para el cambio y que tienen la motivación necesaria, y con ello ponen en peligro su proyecto de cambio.

La adopción digital sólo puede producirse si los empleados disfrutan con el uso del nuevo software y lo utilizan de forma eficiente. Es importante que:

1. Se permita a los usuarios probar cosas nuevas y cometer errores en el proceso.
2. Los empleados reciban formación continua y apoyo, en cualquier momento y si lo necesitan.
3. Se utilicen programas y equipos con la mejor facilidad de uso posible,
4. El conocimiento se entienda como un valor que aumenta al compartirse.
5. Se fomente el trabajo independiente y la cooperación ágil en equipo.
6. Tanto los análisis de negocio, como las opiniones de los usuarios, se establecen como partes integrantes de un proceso de mejora continua.

Para implicar a los usuarios en los proyectos de digitalización y cambio desde el principio, es necesario adoptar una serie de medidas.

• Comunicación:
  La comunicación clara es fundamental, como en todos los proyectos de cambio. Incluso antes de que empiece el proyecto, se informa de los cambios previstos. ¿Qué ventajas aportan las nuevas herramientas digitales a la organización? ¿Cómo se beneficiará el individuo? Porque la adopción digital sólo puede surgir de una actitud abierta.
   
• Cualificación:
  El análisis de las necesidades individuales de formación es la base de un concepto de cualificación diferenciado que integra estructuras de apoyo globales. Importante: todos los usuarios deben tener en todo momento la oportunidad de adquirir las cualificaciones que necesitan para realizar su trabajo con éxito, incluso directamente en el lugar de trabajo. De lo contrario, la adopción digital se resentirá en la vida cotidiana.
   
• Recursos:
  Se ponen a disposición de los trabajadores los recursos necesarios para el uso eficiente de las nuevas herramientas y tecnologías digitales. Esto incluye, sobre todo, espacio y tiempo libres suficientes, así como hardware moderno con el que el proyecto de digitalización también pueda aplicarse en el lugar de trabajo de forma real.

La combinación de una comunicación que fomente la confianza, la capacitación en el lugar de trabajo y un equipamiento técnico adecuado garantiza un enfoque positivo por parte de los empleados y una rápida sensación de logro. Esto también fomenta la motivación para desarrollar la adopción digital bajo su propia responsabilidad.

Especialmente en los proyectos de transformación digital y el despliegue de aplicaciones empresariales como CRM, ERP o soluciones PLM, las Plataformas de Adopción Digital (DAP) proporcionan valiosos servicios. Se trata de programas informáticos basados en el concepto de apoyo al rendimiento y que apoyan a los empleados directamente en el lugar de trabajo. Así pues, las Plataformas de Adopción Digital se consideran un complemento importante de la formación tradicional.

Los DAP profesionales, como tts performance suite, proporcionan la ayuda adecuada directamente en el lugar de trabajo o cuando el personal maneja un software nuevo. Mejor aún, esta asistencia es en función del contexto y está disponible en el momento de la necesidad. Los empleados pueden acceder a la ayuda en distintos formatos y de acuerdo a sus demandas: como instrucciones paso a paso, en forma de aprendizaje interactivo, documentación de procesos o un conjunto de reglas.

El contenido proporcionado a través de una plataforma de adopción digital desempeña un papel importante a la hora de ofrecer a los empleados una experiencia de usuario positiva desde el primer día. Adquieren confianza en el uso del nuevo software y trabajan de forma rápida y eficiente. Esto aumenta la aceptación de los empleados de la nueva solución y, por tanto, también la adopción digital.

Sin embargo, podemos convenir en que incluso la mejor plataforma de adopción digital sólo puede desarrollar todo su potencial si forma parte de un concepto holístico de cambio y comunicación. En lugar de planificar medidas individuales, es importante perseguir sistemáticamente la pregunta:

¿Cómo alinear los objetivos estratégicos de la empresa con las necesidades de los empleados?

Es fácil decirlo, pero en la práctica requiere unos buenos nervios de acero y la firme voluntad de acabar con los viejos hábitos. Para quienes prefieran aferrarse a estructuras anticuadas por miedo o costumbre, la adopción digital seguirá estando fuera de su alcance en el futuro.