L'adoption dans les projets RISE avec SAP : un moteur de croissance plutôt qu'un facteur de coûts

Les entreprises investissent des sommes considérables dans la mise en œuvre, la migration et l'intégration. Mais ce n'est que lorsque les collaborateurs comprennent et acceptent le nouveau système et l'intègrent dans leur travail quotidien que sa valeur réelle se révèle. C'est précisément à ce moment-là que se décide si un projet RISE conduira à long terme à plus d'efficacité, d'agilité et de transparence, ou s'il restera en deçà des attentes.

L'adoption n'est donc pas un sujet « secondaire ». C'est le levier qui détermine si la technologie devient un moteur de croissance ou un facteur de coût. Et elle commence bien avant la mise en service, à savoir avec une vision claire, une communication ciblée et une approche structurée de la gestion du changement.

De nombreuses initiatives RISE avec SAP se concentrent sur la migration technique : les systèmes sont consolidés, les processus harmonisés et les données nettoyées. La dimension technique et organisationnelle du changement passe souvent au second plan. Du moins jusqu'à peu avant la mise en service. C'est alors que la « gestion du changement » doit soudainement tout régler.

Mais une véritable acceptation ne se fait pas à travers quelques formations ou newsletters. Elle est le résultat d'un processus continu dans lequel toutes les parties prenantes, de la direction aux utilisateurs finaux, sont impliquées. L'adoption signifie que les nouveaux systèmes ne sont pas seulement utilisés, mais aussi compris, acceptés et intégrés dans le quotidien.

Pourquoi est-ce si important ? Si les utilisateurs continuent à penser en termes d'anciennes solutions de contournement, le potentiel de SAP S/4HANA restera inexploité. Des processus parallèles apparaissent, le nombre de demandes d'assistance augmente et les avantages du projet s'évaporent.

Les projets RISE avec SAP sont des programmes de transformation complexes. Et comme pour toute transformation, les gens ne s'adaptent pas automatiquement au changement. Ils ont besoin d'orientation, de sens et d'avantages tangibles. En tenant compte de ces facteurs dès le début et de manière cohérente, vous instaurez la confiance et jetez ainsi les bases d'un succès durable.

Pourquoi tant de projets RISE avec SAP échouent-ils non pas à cause de la technologie, mais à cause de l'utilisation ? Souvent, ce sont les mêmes obstacles récurrents qui se posent, mais leur ampleur varie. En les identifiant tôt, il est possible de prendre des mesures ciblées pour y remédier.

1. Manque d'intégration des départements

Si le service informatique est seul aux commandes, des perspectives importantes ne sont pas prises en compte. Les utilisateurs clés sont les mieux placés pour savoir comment leurs processus se déroulent réellement et où la pratique s'écarte de la théorie. Sans leur participation active, le système risque d'être techniquement irréprochable, mais de ne pas être accepté au quotidien.

2. Communication juste avant la mise en service

De nombreux projets sous-estiment à quel point les personnes concernées ont besoin d'être informées à l'avance. Si les personnes concernées n'apprennent les changements que quelques semaines avant le lancement, cela génère de l'incertitude et de la résistance. En revanche, une communication claire et continue crée la confiance et l'acceptation.

3. Formation sans contexte

Les formations standardisées sont importantes, mais elles ne suffisent pas. Les employés doivent comprendre pourquoi ils font quelque chose et comment cela les aide à accomplir leurs tâches plus facilement ou mieux. C'est la seule façon d'en tirer un réel bénéfice et donc de motiver les personnes à accepter la nouveauté.

4. Absence de gouvernance claire

L'adoption n'est pas un sujet « soft » pour les RH ou la communication. Elle relève de la responsabilité hiérarchique, avec des rôles, des indicateurs clés de performance et des responsabilités clairement définis. Si personne n'est responsable, l'adoption reste un bon projet sans effet.

5. Absence de suivi après la mise en service

De nombreuses entreprises considèrent la mise en service comme un objectif, alors qu'il ne s'agit que d'un point de départ. Sans surveillance continue, boucles de rétroaction et cycles d'amélioration, le risque de retomber dans les anciennes habitudes est grand. Les progrès réalisés sont alors perdus plus rapidement qu'ils n'ont été accomplis.

Ces obstacles montrent que l'adoption n'est pas le fruit du hasard. Elle nécessite de la planification, de la responsabilité et, surtout, une attitude appropriée. Le succès d'un projet RISE se mesure à son utilisation réelle, et non au respect du plan du projet.

Une adoption durable ne se fait pas par hasard. Elle est le résultat d'une approche claire qui tient compte à parts égales de la technologie, des processus et des personnes. Pour mettre en œuvre RISE avec SAP avec succès, il faut un concept bien pensé. Un concept qui évolue avec le projet dès le premier jour et qui n'est pas ajouté à la fin.

1. Ancrer l'adoption comme partie intégrante du plan du projet

L'adoption n'est pas un « sujet secondaire », mais un axe de travail à part entière. Planifiez les ressources, les étapes clés et les indicateurs clés de performance pour l'utilisation du système de manière aussi rigoureuse que pour les livrables techniques. La gestion du changement devient ainsi un facteur de réussite mesurable.

2. Intégrer visiblement le leadership

L'adoption ne fonctionne que si la direction est convaincue et le montre. Lorsque les cadres supérieurs et la direction informatique communiquent régulièrement sur l'importance stratégique de RISE avec SAP, cela crée une orientation. Les employés comprennent : « Ce n'est pas un projet informatique, mais un projet d'avenir pour toute l'entreprise. »

3. Impliquer les départements dans la conception

N'invitez pas les services spécialisés à participer une fois que les processus sont déjà définis. Impliquez les utilisateurs clés dès le début dans la conception, les tests et le retour d'information. Cela crée un sentiment de responsabilité personnelle et augmente considérablement l'acceptation.

4. Formation axée sur les avantages plutôt que sur les fonctions

Au lieu de formats de formation purement fonctionnels, il faut des offres d'apprentissage qui montrent les avantages concrets. Quelles tâches sont facilitées ? Où les sources d'erreurs sont-elles réduites ? Comment le système permet-il de gagner du temps ? Cela permet de créer une véritable compréhension et une réelle motivation.

5. Mesurer et suivre l'adoption

Seul ce qui est mesuré peut être contrôlé. Définissez des indicateurs de performance clés clairs, par exemple les taux d'utilisation, les délais d'exécution des processus ou les taux de libre-service. Utilisez des boucles de rétroaction pour identifier rapidement les domaines dans lesquels une assistance est nécessaire.

6.  Encourager le développement continu

Après le lancement, place à la prochaine amélioration. Une culture d'adoption dynamique signifie que les équipes testent régulièrement de nouvelles fonctionnalités, échangent les meilleures pratiques et apprennent les unes des autres. Ainsi, RISE avec SAP n'est pas seulement mis en place, mais également vécu de manière durable.

7.  Permettre l'assistance numérique « dans le flux de travail »

Même la meilleure formation est inutile si elle n'est pas accessible dans le quotidien trépidant du travail. C'est là qu'interviennent les plateformes d'adoption digitale (DAP) telles que la tts performance suite. Elles assistent les utilisateurs directement au moment de l'utilisation, là où les questions se posent et où les décisions sont prises. Des instructions étape par étape, des aides contextuelles et des micro-apprentissages garantissent la disponibilité des connaissances. Cela permet d'éviter les erreurs et rend la phase de transition après la mise en service nettement plus fluide.

Comprendre l'adoption de cette manière permet d'aller au-delà de l'acceptation du système. Cela jette les bases d'une organisation agile et capable d'apprendre, qui ne craint pas le changement, mais l'utilise à son avantage.

Lorsque la mise en place est vraiment réussie, c'est-à-dire lorsque les services spécialisés, l'informatique et la direction travaillent main dans la main, que le nouveau système est compris et que tout le monde l'utilise, RISE avec SAP déploie alors tout son potentiel :
 

Plus de productivité au quotidien

Des utilisateurs bien formés et bénéficiant d'une assistance fiable travaillent plus rapidement et avec plus de précision. Les tâches sont accomplies plus efficacement et le taux d'erreurs diminue. Grâce à une aide numérique « au moment opportun », les tâches peuvent être effectuées immédiatement. Les demandes de renseignements fastidieuses auprès des collègues ou les détours par le service d'assistance sont évités.

Des systèmes plus stables et moins d'efforts d'assistance

Un processus d'adoption bien pensé réduit les erreurs typiques des utilisateurs et donc les tickets d'assistance. Cela soulage les équipes informatiques, réduit les coûts d'exploitation et libère du temps pour des tâches plus stratégiques. Ainsi, l'environnement système reste non seulement stable, mais aussi durablement maintenable.

Une confiance renforcée entre l'informatique et les services spécialisés

Rien ne renforce davantage la relation entre l'informatique et les entreprises que des avantages tangibles. Lorsque les services spécialisés constatent que les nouvelles solutions améliorent réellement leur quotidien, la confiance s'installe. L'informatique n'est plus perçue comme un simple prestataire de services, mais comme un partenaire à part entière.

RISE avec SAP est un programme ambitieux, tant sur le plan technologique qu'organisationnel et humain. Mais le véritable succès ne se mesure pas au nombre de systèmes migrés ou de flux de travail achevés. Il se mesure à la manière dont les gens travaillent avec le nouveau système, à la facilité avec laquelle ils l'utilisent, le développent et le font évoluer.

L'adoption est donc bien plus qu'une simple gestion du changement. Elle est la clé pour ancrer le changement, maintenir les connaissances à jour et préparer l'organisation pour l'avenir. Investir tôt dans une adoption structurée permet de réduire les risques, de renforcer la collaboration et d'accélérer sensiblement le retour sur investissement.

RISE avec SAP est une invitation à repenser la technologie, les processus et la culture d'apprentissage. Et c'est précisément là que commence le succès durable : chez les personnes qui travaillent chaque jour avec le système.

Que signifie « adoption » dans le contexte de RISE avec SAP ?

L'adoption décrit le processus par lequel les employés non seulement se familiarisent avec les nouveaux systèmes, processus et méthodes de travail, mais les utilisent aussi activement et les intègrent dans leur travail quotidien. Il ne s'agit donc pas seulement d'utiliser le système, mais aussi de vivre le changement de manière durable et productive.

Pourquoi l'adoption est-elle particulièrement importante chez RISE avec SAP ?

RISE avec SAP modifie non seulement la plateforme technique, mais aussi les rôles, les responsabilités et les processus. Si les utilisateurs continuent à travailler selon les anciens schémas de pensée, le potentiel reste inexploité. Seule une adoption ciblée permet de créer une véritable valeur ajoutée en termes d'efficacité, de qualité et de confiance entre l'informatique et les métiers.

Comment une plateforme d'adoption digitale (DAP) telle que tts performance suite soutient-elle l'adoption ?

Un DAP telle que tts performance suite accompagne les utilisateurs directement dans leur processus de travail. Il offre une aide contextuelle, des instructions étape par étape et de brèves impulsions d'apprentissage exactement au moment où elles sont nécessaires. Cela réduit les efforts d'assistance, évite les erreurs et garantit que les connaissances restent gravées dans la mémoire à long terme.

Quand faut-il intégrer un DAP dans le projet ?

Idéalement, dès le début. Cela permet de mettre en place les contenus d'apprentissage, les instructions de processus et les aides parallèlement à l'introduction du système. Si la plateforme n'est introduite qu'après la mise en service, de précieux effets d'apprentissage sont perdus. Une intégration précoce permet en revanche une transition en douceur vers le « business as usual ».

Quels sont les avantages mesurables d'une adoption systématique ?

• Retour sur investissement plus rapide grâce à une utilisation productive dès le premier jour
• Moins de tickets d'assistance et charge informatique réduite
• Meilleure qualité des données grâce à la réduction des erreurs d'application
• Meilleure collaboration entre les services informatiques et les services spécialisés
• Culture d'apprentissage durable et volonté accrue de changement

Comment mesurer le succès de l'adoption ?

À l'aide d'indicateurs clés de performance (KPI) qui vont au-delà des simples chiffres clés du projet. Il s'agit par exemple des taux d'utilisation, de la fréquence des erreurs, de la durée des processus ou des scores de satisfaction. Combinés à des retours qualitatifs, ils permettent d'obtenir une image complète qui montre si la nouvelle méthode de travail est réellement mise en pratique.