"We creëren een one-stop shop voor alle vragen".

Om zijn medewerkers optimaal voor te bereiden op de wereldwijde invoering van SAP S/4HANA, vertrouwt ContiTech op een uitgekiend opleidingsconcept. Leonie Middelberg, Change Specialist bij Continental, geeft uitleg over de bijzonderheden en de strategische rol die tts performance suite speelt.

Henk Arts: Mevrouw Middelberg, u introduceert momenteel SAP S/4HANA bij ContiTech. Wat is de omvang van het project?

Leonie Middelberg: De invoering betreft de gehele ContiTech Groep. Uiteindelijk zullen ongeveer 16.000 gebruikers op meer dan 120 locaties in meer dan 20 landen wereldwijd met het systeem werken.

H. Arts: Waar sta je nu?

L. Middelberg: Vorig jaar hebben we vooral de procesdefinities verzorgd en de templating voltooid. Sinds begin 2022 zitten we in de uitrolfase. Wij gaan momenteel live met het nieuwe systeem op drie proeflocaties, die nu dienovereenkomstig worden opgeleid. We hebben echter nog een lange weg te gaan. Met inbegrip van de proeflocaties zullen er in de komende vijf jaar in totaal acht implementatie ‘waves’ zijn.

H. Arts: Wat betekent de omschakeling voor uw werknemers?

L. Middelberg: Vandaag gebruiken wij nog steeds meer dan twaalf verschillende SAP-oplossingen en -versies, alsook oplossingen van derden die niet altijd optimaal met elkaar communiceren. In de praktijk betekent dit een enorme extra belasting voor onze werknemers omdat zij regelmatig manuele tussenstappen moeten zetten. Dit zal na de consolidatie niet langer nodig zijn. In de toekomst zullen er bijna alleen nog maar gestandaardiseerde processen en procedures zijn. Dit zal een hoop dingen makkelijker maken voor onze werknemers. Zij moeten echter ook veel leren, en daarom is de invoering van SAP S/4HANA niet alleen een IT-project. Het is ook een transformatieproject waarbij we ons concentreren op veranderingsmanagement en open dialoog.

H. Arts: Welk opleidingsconcept gebruikt u om uw werknemers op de veranderingen voor te bereiden?

L. Middelberg: Wij willen zo individueel mogelijk inspelen op de leerbehoeften van de werknemers. Daarom hebben wij gekozen voor een blended learning-aanpak. Wij bieden in totaal vijf verschillende opleidingsvormen aan. Twee daarvan zijn klassieke opleidingen die wij live of virtueel geven, namelijk klassikale opleidingen en infosessies met systeemdemonstraties. Drie andere vormen zijn zelflerende eenheden - Performance Support - die de werknemers rechtstreeks ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Deze omvatten opleiding via het web, documentatie en guides oftewel stap-voor-stap instructies.

H. Arts. Welke rol speelt de Digital Adoption Solution tts performance suite bij het maken van trainingsmateriaal?

L. Middelberg: De tts-oplossing is al enige tijd in gebruik bij Continental. Vanwege de goede ervaringen hebben we besloten om tts performance suite als centraal leerplatform te gebruiken. Met deze Digital Adoption Solution kunnen we opleidingsmateriaal in verschillende formaten maken. Op die manier komen wij precies tegemoet aan de behoeften van de eindgebruikers. 

Bovendien is de oplossing 24 uur per dag beschikbaar en gelicentieerd in de hele Groep. Zo kunnen wij in het centrale team bijvoorbeeld Engelstalig opleidingsmateriaal ter beschikking stellen, waarvan de plaatselijke hoofdgebruikers dan de respectieve taalversies maken. Tot dusver hebben wij ongeveer 100 auteurs intern en extern opgeleid en 300 documenten oftewel leerobjecten geproduceerd. Aan het eind van de dag, moeten het 650 tot 800 documenten zijn.

Met deze Digital Adoption Solution kunnen we opleidingsmateriaal in verschillende formaten maken. Op die manier komen wij precies tegemoet aan de behoeften van de eindgebruikers. 

Leonie Middelberg, Change Specialist, Continental

H. Arts: Hoe organiseert u content creatie in de context van SAP implementatie?

L. Middelberg: Voor elk onderwerp heeft ContiTech een eigenaar van de inhoud en een persoon die verantwoordelijk is voor de kwaliteitscontrole, evenals een externe auteur van de inhoud die ook werkt met tts performance suite.

H. Arts: Hoe kan de Digital Adoption Solution u helpen uw SAP-doelstellingen te bereiken?

L. Middelberg: Het belangrijkste punt is dat we met tts performance suite een centraal aanspreekpunt creëren voor alle open vragen, een single source of truth waar iedereen weet dat hij een antwoord zal vinden - zonder te hoeven nadenken of lang te zoeken in SAP help en andere bronnen. Zodra de gebruikers beseffen dat zij met een klik op het sinaasappeltje* de juiste oplossing kunnen vinden, werkt de Digital Adoption Solution voor onze doelstellingen. Bijvoorbeeld als het de medewerkers aan kennis ontbreekt voor een kleine processtap, als het hun onduidelijk is wat voor getal zij in een masker moeten invullen of of zij een vakje moeten aankruisen.

H. Arts: Verwacht u ook positieve effecten op het kennismanagement bij ContiTech?

L. Middelberg: Zeker weten. In de toekomst zal het veel gemakkelijker zijn om onze SAP-kennisbasis intern uit te breiden en de kennis te delen. Met de recente koppeling van tts performance suite aan ons LMS, kunnen we gemakkelijk content opnemen via een link. Bovendien kunnen we nu gepersonaliseerde opleidingen toewijzen aan werknemers en bijhouden of een opleiding is voltooid. Bovendien kunnen we, door KPI's te monitoren, zien op welke inhoud hoe vaak wordt geklikt. Zo kunnen we snel zien wat goed wordt ontvangen en waar we nog moeten verbeteren.

H. Arts: Ook al is het nog een utopie, welke rol zal tts performance suite spelen na de pilot go-live?

L. Middelberg: Wij zullen de Digital Adoption Solution ook gebruiken voor de feitelijke go-live. De functie Performance Support zal dan op elke digitale werkplek beschikbaar zijn en worden gebruikt voor de onboarding van nieuwe medewerkers - of dat nu op het niveau van eindgebruikers, lokale key users of in het centrale team is.

Wat de leerinhoud betreft, zou ik willen dat we nog meer resources hadden om die te creëren en te optimaliseren. We hebben de voice-over, animaties en vele andere mogelijkheden van de tts performance suite nog niet uitgeput. Niettemin denk ik dat wij met de standaardisatie al een zeer goede standaard hebben bereikt; voor de rest zorgen wij later wel.


*Editor's note: Een klik op het sinaasappeltje (icon in de systeembalk van Windows) activeert contextgevoelige hulp van tts performance suite en biedt toegang tot alle kennis van het bedrijf.