Armonizarea proceselor de HR și învățare digitală în „cloud”

Ca urmare a implementării la nivelul întregului grup, personalul din întreaga lume beneficiază de date de HR mai transparente și mai fiabile, scenarii de acces individual pentru angajați și directori, dar și de oferte de instruire digitalizate. FUCHS PETROLUB SE a avut patru obiective cheie atunci când și-a ales platforma „cloud” HCM:

• Reducerea cheltuielilor administrative și a operațiilor realizate manual
• Standardizarea și digitalizarea proceselor de HR la nivel global
• Crearea unei platforme globale de eLearning
• Crearea unei experiențe uniforme, moderne și usor de utilizat pentru utilizatorul final

Compania a optat pentru suita SAP SuccessFactors, începând cu modulele „Employee Central” și „Learning”. Următorul pas a fost identificarea unui partener de implementare. Cel mai important criteriu, pe lângă capacitatea de a livra la timp și în cadrul bugetului, a fost experiența de implementare a soluțiilor complexe, cu focus special pe procesele de HR. SAP SuccessFactors s-a dovedit a fi cea mai bună soluție, deoarece compania a dorit să implementeze administrarea centralizată a datelor angajaților și proceselor de perfecționare. În același timp, tts a venit cu o experiență bogată în implementarea SAP SuccessFactors, cu exemple relevante de bune practici, documentate, la care se adaugă experiența în eLearning și management al schimbării. Cu resurse de HR reduse și o punere în funcțiune planificată peste doar șapte luni, a fost clar că software-ul putea fi lansat doar prin adoptarea unei abordări predefinite cu o perioadă rapidă de implementare. Din punct de vedere al strategiei de instruire, materialele de eLearning aveau ca obiectiv ușurarea adopției noului sistem de către utilizatorii finali, în mod rapid și intuitiv. FUCHS PETROLUB SE a solicitat cursuri concise, proiectate profesionist din punct de vedere al aspectului și al conținutului, adaptate și disponibile unor grupuri țintă predefinite.

Odată stabilite cerințele sistemului, a fost activat procesul SAP RDS (rapid deployment solution - soluția rapidă de implementare), cu focus pe necesitățile de raportare globală. După analiza similarităților dintre cerințele locale și cele globale, ele au fost sintetizate și s-a creat un șablon care să acopere 80% din procese și care să se aplice tuturor. Utilizarea acestui șablon a însemnat că implementarea putea fi finalizată ușor, cu un grad ridicat de standardizare, menținând în același timp o flexibilitate suficientă, care să permită modificări specifice la nivel de țară. Instrumentele destinate implementării și manualele au oferit personalului oportunitatea de a face propriile modificări și de a crea traduceri. Materialele de eLearning ale tts au furnizat utilizatorilor finali cunoștințe referitoare la noua aplicație într-un format flexibil, specific locului de muncă, care poate fi accesat oricând, de oriunde.

Proiectul a fost un succes complet. După șapte luni, FUCHS PETROLUB SE a pus în funcțiune SAP SuccessFactors la toate sediile din Germania, conform planificării. Chiar dacă proiectul a fost extins funcțional peste ceea ce se preconizase inițial, nu s-a depășit bugetul, lăsând loc altor îmbunătățiri ale sistemului și inovații suplimentare în alte departamente. Datorită comunicării proactive și a informărilor periodice privind evoluția implementării, echipele internaționale de HR au fost pregătite din timp pentru lansarea sistemului, ceea ce a asigurat transparență și a condus la o rată mare de acceptare de către utilizatori. Având în vedere cele de mai sus, compania lucrează deja pentru ca sistemul să poate fi folosit la scară globală și are în vedere implementarea de noi module, pentru a utiliza pe deplin potențialul integrării proceselor de HR.