KI in der öffentlichen Verwaltung: Warum Technologie allein nicht reicht

Künstliche Intelligenz ist in der öffentlichen Verwaltung kein Zukunftsthema mehr. Politische Vorgaben, steigende Bürgererwartungen und ein zunehmender Fachkräftemangel erhöhen den Druck, Verwaltungsprozesse neu zu gestalten. Gleichzeitig wachsen Aufgaben und Fallzahlen, während qualifiziertes Personal immer schwerer zu gewinnen ist.

KI verspricht Entlastung genau dort, wo heute Zeit und Kapazitäten fehlen: bei der Aktenvorbereitung, der Recherche, der Textarbeit oder der Vorprüfung von Vorgängen. Das Potenzial ist real und kann einen spürbaren Beitrag zur Bewältigung dieser Herausforderungen leisten. Dennoch bleibt der erhoffte Effekt im Arbeitsalltag oft aus. Im ungünstigsten Fall entstehen sogar Frustration und zusätzlicher Aufwand.

Der Grund liegt selten in der Technologie. Häufig fehlen klare Leitplanken für den Einsatz: Wer trägt Verantwortung? Auf welcher Datenbasis arbeitet die KI? Wie fügt sie sich in bestehende Prozesse und rechtliche Vorgaben ein? Verfügen alle Mitarbeitenden über die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten für einen sicheren Umgang?

Solange diese Fragen unbeantwortet bleiben, bleibt KI ein Experiment – technisch interessant, organisatorisch jedoch nicht verankert und ohne breite Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

In vielen Verwaltungen gibt es bereits gestartete oder abgeschlossene KI-Pilotprojekte. Chatbots beantworten Standardanfragen, Dokumente werden automatisiert klassifiziert oder Texte vorformuliert. Technisch funktionieren diese Lösungen häufig gut. Dennoch bleiben zentrale Fragen offen. Der Sprung in den Regelbetrieb gelingt daher nur selten.

In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Herausforderungen:

• Zuständigkeiten zwischen Fachbereich, IT und Datenschutz sind nicht eindeutig geregelt.
• Daten sind vorhanden, aber nicht in der erforderlichen Qualität oder Struktur nutzbar.
• Prozesse sind historisch gewachsen und nur begrenzt automatisierungsfähig.
• Mitarbeitende sind unsicher, wie und wofür KI eingesetzt werden darf.

Besonders sensibel ist der Aspekt der Sicherheit. Verwaltungshandeln erfordert Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit. Viele KI-Projekte beantworten jedoch zentrale Fragen nicht ausreichend: Wo werden Daten verarbeitet? Welche Daten fließen ein? Wie transparent sind die Ergebnisse? Und welche Konsequenzen ergeben sich daraus für meine eigene Tätigkeit?

Diese Unsicherheit beeinflusst nicht nur die Akzeptanz, sondern unmittelbar auch die Nutzung. Wenn Mitarbeitende Sorge haben, gegen rechtliche Vorgaben zu verstoßen, die Rolle der KI im Gesamtkontext nicht einordnen können oder Entscheidungen später nicht erklären können, verzichten sie im Zweifel auf den Einsatz – selbst dann, wenn die Lösung fachlich sinnvoll wäre und spürbare Vorteile bieten könnte.

Sicherer KI-Einsatz in geschlossenen Strukturen

Eine der größten Herausforderungen ist der Einsatz von KI innerhalb der geschlossenen behördlichen Infrastruktur. Offene, frei lernende Systeme sind in der Verwaltung nur eingeschränkt nutzbar. Datenschutz, Geheimhaltung und Compliance setzen klare Grenzen.

Drei Fragen sind dabei entscheidend:

1. Datenbasis: Arbeitet die KI ausschließlich mit validierten, rechtlich zulässigen Daten?
2. Verarbeitungsort: Erfolgt die Verarbeitung in einer behördeninternen Umgebung, etwa on-premises oder in einer souveränen Cloud?
3. Transparenz: Sind Ergebnisse nachvollziehbar, erklärbar und revisionssicher?

Diese Punkte entscheiden über Vertrauen. Mitarbeitende nutzen KI nur dann, wenn sie sicher sind, regelkonform und innerhalb der bestehenden Verantwortungsketten zu handeln.

KI als Entlastung im Personalengpass

Parallel dazu steht die Verwaltung vor einem strukturellen Personalproblem. Der demografische Wandel, steigende Aufgaben und langwierige Nachbesetzungsverfahren verschärfen die Situation spürbar.

KI kann hier gezielt unterstützen. Nicht als Ersatz, sondern als Entlastung:

• Automatisierung repetitiver Tätigkeiten
• Unterstützung bei Recherche, Klassifikation und Vorprüfung
• Schnellere Bearbeitung bei gleichbleibender Qualität
• Sicherung von Wissen trotz Fluktuation

So lässt sich mit begrenzten Ressourcen mehr Leistung erbringen, ohne Rechtssicherheit oder Qualität zu gefährden.

Mit KI verändern sich Arbeitsweisen und Rollenbilder. Recherche, Vorstrukturierung und erste Textentwürfe verlagern sich teilweise in Systeme. Die fachliche Verantwortung bleibt – doch der Weg zur Entscheidung verändert sich.

Diese Verschiebung braucht Orientierung. Zwischen bewährter Praxis und neuen Möglichkeiten entsteht ein Spannungsfeld, das aktiv gestaltet werden sollte. Führungskräfte spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie geben Richtung, indem sie klar definieren, wofür KI eingesetzt wird – und wofür bewusst nicht. Sie schaffen Leitplanken, priorisieren geeignete Anwendungsfälle und signalisieren, dass Lernen und Ausprobieren innerhalb klarer Regeln erwünscht sind.

Gleichzeitig gilt es deutlich zu machen: Diese Umstellung ist ein Prozess. Sie geschieht nicht von heute auf morgen. So wie technische Strukturen schrittweise aufgebaut werden, entwickelt sich auch der sichere Umgang mit KI im Arbeitsalltag Schritt für Schritt.

Erfolgreiche KI-Projekte binden Mitarbeitende, Fachbereiche, IT und Datenschutz frühzeitig ein. Nicht, um Prozesse zu verkomplizieren, sondern um Verantwortung klar zu definieren und Akzeptanz von Beginn an zu fördern. KI wird so nicht „ausgerollt“, sondern gemeinsam in die Praxis übersetzt – und nachhaltig in der täglichen Arbeit verankert.

Der Nutzen von KI entscheidet sich im Arbeitsalltag. Eine Lösung entfaltet ihre Wirkung erst dann, wenn Mitarbeitende sie selbstverständlich einsetzen und als echte Unterstützung erleben. Dafür braucht es klar definierte Anwendungsfälle, die spürbar entlasten.

Bewährt haben sich beispielsweise:

• Aktenvorbereitung und Vorstrukturierung
• Textentwürfe auf Basis fachlicher Vorgaben
• Recherche und strukturierte Zusammenfassung interner Informationen
• Vorprüfung eingehender Anträge oder Dokumente

Ebenso wichtig sind klare Nutzungsregeln. Welche Daten dürfen verwendet werden? Wie sind Ergebnisse zu prüfen? Wer trägt die fachliche Verantwortung? Und welche Rolle übernehme ich im neuen Prozess? Solche Leitplanken geben Sicherheit im Umgang mit der Technologie. In Kombination mit praxisnaher Qualifizierung und der aktiven Beteiligung der Mitarbeitenden entsteht Vertrauen – und damit die Grundlage für nachhaltige Nutzung.

Erfolgreiche Verwaltungen gehen dabei schrittweise vor. Sie starten mit ausgewählten Use-Cases, machen Wirkung messbar und skalieren gezielt. So entwickelt sich KI vom Projekt zum Werkzeug – und vom Werkzeug zu einem selbstverständlichen Bestandteil der täglichen Arbeit.

Künstliche Intelligenz kann die öffentliche Verwaltung effizienter und leistungsfähiger machen. Ihr Erfolg entscheidet sich jedoch nicht an der Technologie allein, sondern an der gezielten Einbindung der Mitarbeitenden – getragen von Führung, Kultur und einer konsequenten User Adoption.

Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und klare Verantwortung bilden die Grundlage jeder Nutzung. KI entfaltet ihren Mehrwert dort, wo Mitarbeitende verstehen, wie sie arbeitet, wofür sie eingesetzt wird und wie sie den eigenen Arbeitsalltag konkret unterstützt.

So wird KI nicht als Risiko oder als Bedrohung für den eigenen Arbeitsplatz wahrgenommen, sondern als Werkzeug, das entlastet und Qualität sichert. Dort, wo Lernen und reflektierte Anwendung Teil der täglichen Arbeit sind, wird technologische Innovation zu einem nachhaltigen Fortschritt für die Organisation.