Warum Kommunikation in S/4HANA-Projekten ein unterschätztes Schlüsselelement ist

Gemeint ist damit nicht eine Abfolge von Informationsmails oder gelegentlichen Projektupdates, sondern Kommunikation, die Orientierung schafft, Zielgruppen differenziert adressiert und so Menschen Schritt für Schritt in die Lage versetzt, Veränderung zu verstehen, mitzutragen und letztlich umzusetzen.

In der Praxis zeigt sich immer wieder: Nicht die Technik entscheidet über den Erfolg eines S/4HANA‑Projekts, sondern die Frage, ob es gelingt, die Organisation über Monate, teils Jahre, sinnvoll mitzunehmen.

Klassische Change‑Ansätze stoßen in ERP‑Transformationen oft an Grenzen. Aus guten Gründen:

• Kommunikative Leerstellen: Zwischen Design‑, Build‑ und Testphasen passiert viel im Projekt, aber oftmals wenig sichtbar in der Organisation.
• Tiefe Eingriffe in Routinen: Standardisierung betrifft nicht nur Prozesse, sondern auch gewachsene Arbeitsweisen und Identitäten.
• Lange Projektlaufzeiten: Was heute erklärt wird, ist in sechs Monaten häufig vergessen oder teils grundlegend überholt.

Das Ergebnis: Mitarbeitende verlieren unterwegs das „Warum?“, das konkrete „Was heißt das für mich?“ und damit oft auch das Vertrauen, das Neue bewältigen zu können.

Wirksame Change Communikation muss daher mehr leisten als informieren. Sie muss kontinuierlich einordnen, Bedeutung herstellen, den Dialog ermöglichen und Lernen vorbereiten – über die gesamte Projektlaufzeit hinweg.

Über die letzten Jahre haben wir ein praxisnahes S/4 Change Communication Starter Kit entwickelt, das sich bewusst an den ADKAR-Phasen orientiert, allerdings so, wie sie im echten Projekt auch pragmatisch umsetzbar sind.

Kommunikation wird

• phasenbezogen,
• zielgruppenspezifisch und
• kaskadiert geplant – für Führungskräfte, Key User und End User.

Jede ADKAR‑Phase beantwortet dabei eine andere, für den Projekterfolg entscheidende Frage:

• Awareness: Warum passiert diese Veränderung und warum jetzt?
• Desire: Warum sollte ich mich persönlich darauf einlassen?
• Knowledge: Was genau kommt auf mich zu, fachlich und organisatorisch?
• Ability: Wie setze ich das Neue im Alltag um?
• Reinforcement: Wie bleibt die Veränderung nachhaltig wirksam?

In S/4HANA-Transformationen sind viele Menschen betroffen. Dennoch zeigt die Praxis: Nicht alle Zielgruppen brauchen zur gleichen Zeit die gleiche Art von Kommunikation. Wir konzentrieren uns daher bewusst auf drei Gruppen, die den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen:

Führungskräfte

Sie prägen Sinn, Prioritäten und Haltung im Alltag. Ihre Einordnung entscheidet darüber, ob Mitarbeitende Orientierung gewinnen oder Unsicherheit erleben. Führungskräfte sind keine reinen Empfänger von Kommunikation, sondern zentrale Multiplikator:innen.

Key User

Key User bewegen sich an der Schnittstelle zwischen Projekt und Fachbereich. Sie verstehen Prozesse, kennen die Realität im Tagesgeschäft und sind häufig erste Anlaufstelle für Fragen. Gut eingebunden werden sie zu Übersetzer:innen und Verstärker:innen der Veränderung.

End User

End User erleben die Veränderung unmittelbar in ihrer täglichen Arbeit. Für sie entscheidet sich, ob neue Prozesse akzeptiert, verstanden und angewendet werden. Ihre Perspektive ist zentral für nachhaltige Verankerung.

Diese drei Gruppen bilden die kommunikative Kaskade unserer Roadmap.

Damit wird Change Kommunikation in S/4HANA-Projekten vom begleitenden Informationskanal zum strukturierten Wirkhebel der Transformation.

In den folgenden Artikeln zeigen wir, wie sich dieser Ansatz konkret entlang der ADKAR-Phasen umsetzen lässt.