Cohort-Based Learning

Die vielfältigen Ausprägungen des Cohort-based Learning eint, dass sie einem zeitlichen Rahmen mit gemeinsamem Start, Ende und Zwischenterminen folgen (Kick-off, Lernmodule, Praxissessions, Abschluss) und einen strukturierten Lehrplan bieten sowie Möglichkeiten des Austauschs sowie das Gruppengefühl beim Lernen gezielt fördern. Zwischen den Terminen bleiben die Lernenden über moderierte Austauschformate, digitale Lernräume oder Übungsaufgaben eingebunden. Die Kohorte unterstützt sich gegenseitig, erhält regelmäßig Impulse, diskutiert Best Practices und reflektiert Erfahrungen aus der eigenen Prozesswelt. Die Lernreise wird durch Moderation oder Lerncoaching begleitet, wodurch die Qualität des Austauschs sichergestellt wird. Kohorten können sehr groß oder sehr klein sein und sowohl mehrere tausend Lernende in einem MOOC als auch fünf Menschen in regelmäßigen Lernzirkel-Treffen umfassen.

Dieser Ansatz eignet sich besonders dort, wo Wissen nicht nur vermittelt, sondern aktiv angewendet, diskutiert und weiterentwickelt werden muss, zum Beispiel beim Aufbau eines stabilen Key-User-Netzwerks im S/4HANA-Kontext.

Die Erläuterungen und Beispiele in diesem Artikel entstanden im Rahmen eines SAP-Einführungsprojekt in einer international sehr verteilt arbeitenden Organisation. Als technische Infrastruktur war M365 gesetzt. Alle Informationen lassen sich aber auch auf andere Organisations- und Projektkontexte und Infrastrukturen übertragen.

Der Weg zu S/4HANA ist komplex, häufig iterativ und erfordert laufende Abstimmung. Cohort-based Learning ermöglicht, dass Key User und Trainer:innen nicht nur Inhalte aufnehmen, sondern diese gemeinsam reflektieren, an realen Herausforderungen spiegeln und in ihrem Projektkontext weiterentwickeln. 

Gleichzeitig gibt das Format dem Lernen eine klare Struktur: Durch feste Termine, gemeinsame Meilensteine und eine sichtbare Gruppe im Hintergrund entsteht ein Rahmen, der Orientierung schafft und positive soziale Dynamik nutzt. Zu wissen, dass weitere Kolleg:innen parallel an denselben Themen arbeiten, erhöht die Motivation und unterstützt ein kontinuierliches, selbstgesteuertes Lernen. 

Dieses Format eignet sich besonders dort, wo Wissen nicht nur vermittelt, sondern aktiv angewendet, diskutiert und weiterentwickelt werden muss, etwa beim Aufbau eines stabilen Key-User-Netzwerks im S/4HANA-Kontext. Aufgrund seines Fokus auf reale Prozessfragen und kontinuierliche Weiterentwicklung ist Cohort Based Learning vor allem in der Hypercare-Phase, im laufenden Betrieb sowie – je nach Setup – auch begleitend zu Integrationstests sinnvoll, also überall dort, wo operative Fragestellungen auftreten und die Organisation gemeinsam Lösungen entwickeln muss.

Ein typisches Einsatzszenario ist etwa, wenn sich Förderbedingungen oder gesetzliche Vorgaben ändern und global ausgerollt werden: Jede Einheit steht vor denselben Rahmenbedingungen, benötigt aber eine standortspezifische, praxistaugliche Umsetzung. Hier hilft die Zusammenarbeit in der Kohorte, die gemeinsam Lösungen erarbeitet, Erfahrungen teilt und Standards weiterentwickelt.

Zugleich stärkt Cohort-Based Learning die Community-Bildung über Länder- und Standortgrenzen hinweg, ein wesentlicher Erfolgsfaktor in globalen Transformationsprogrammen und für den nachhaltigen Aufbau eines tragfähigen Key-User-Netzwerks.

• Stärkt den Aufbau eines stabilen, internationalen Key-User-Netzwerks: Kohorten schaffen ein verbindliches Umfeld für Austausch und Zusammenarbeit, was besonders bei global verteilten Teams wertvoll ist.
• Synchronisierung der Wissensstände über Ländergrenzen hinweg: Alle Beteiligten durchlaufen denselben Lehrplan, erhalten die gleichen Erklärungen und Praxisbeispiele, wichtig für Prozessharmonisierung in S/4HANA.
• Sorgt für Transparenz und Gleichstand der Lernstände über Standorte hinweg
• Erhöht die Nachhaltigkeit des Lernens durch regelmäßige Wiederholung, Reflexion und praxisnahe Anwendung (Projektbegleitung über einen längeren Zeitraum hinweg, anstatt nur punktueller Trainings)
• Fördert den zielgerichteten Austausch über Herausforderungen, Stolpersteine, Prozessdetails und lokale Anforderungen und ermöglicht in der Gruppe einen kontinuierlichen Wissensabgleich zu zentralen SAP-Prozessen und Tooländerungen
• Erleichtert die Betreuung großer Zielgruppen durch effiziente Moderation und Community-Effekte
• Ideal als Klammerformat auch im Train-the-Trainer (TTT)-Setup: Cohort-Based Learning ist besonders hilfreich, wenn ein Projekt in mehreren Implementierungswellen ausgerollt wird. Zwischen den Wellen dient das Format als strukturierte Plattform für Weiterentwicklung, Lessons Learned und Qualitätssicherung, sodass Trainer:innen und Key User ihre Schulungskonzepte, Beispiele und Best Practices systematisch verbessern können.

• Lernreiseformat für Key User (mehrwöchig): Strukturierter Lernpfad mit regelmäßigen Sessions, um SAP-Prozesse, Rollen und Systemlogik Schritt für Schritt gemeinsam zu erarbeiten.
• Das wäre auch in Form von prozessspezifischen Lernzirkeln (FI, MM, SD, PP, etc.) denkbar: Kohorten, die sich regelmäßig treffen, um echte Use Cases, Testfälle, Fehlerbilder oder Prozessvarianten zu reflektieren.
• Klammerformat im Train-the-Trainer Setting (TTT): Begleitung von Trainer:innen über mehrere Wochen (Peer-Feedback, Erfahrungsaustausch und Feinjustierung der Trainingsqualität.)
• Experten-Community / Post-Go-Live-Supportnetzwerk: Übergang von der Kohorte in eine dauerhaft verankerte Community, in der Key User und Trainer:innen Wissen aktuell halten und Updates verstehen (klassische Process Owner für E2E-Prozesse).
• Verknüpfung mit Quiz/Knowledge Boostern: Zwischen den Sessions können kurze Wissensimpulse eingesetzt werden, um Inhalte zu festigen und Engagement hochzuhalten.
• Begleitung kritischer Projektphasen (z. B. Testing, Cutover): Regelmäßige Kohortentreffen dienen hier weniger der Veränderung von Systemanforderungen, denn Erkenntnisse führen in dieser Phase realistisch kaum noch zu Change Requests, sondern vor allem der Synchronisation, Transparenz und Vorbereitung des Betriebs. Kohorten bieten Raum für den Austausch zu Risiken, Testerfahrungen, Verständnislücken und organisatorischen Stolperstellen. Sie sichern damit, dass alle Standorte den gleichen Wissensstand haben, dass wiederkehrende Fehler schneller erkannt werden und dass das Projektteam frühzeitig sieht, wo Unterstützungsbedarf im Go-Live oder in der Hypercare-Phase entstehen wird. Direktes Testing-Feedback erfolgt weiterhin in den vorgesehenen Feedbacksessions. Die Kohorte bündelt jedoch Standortperspektiven und fördert eine gemeinsame Interpretation der Testergebnisse, was im klassischen Testing-Prozess selten passiert.

Beispiel 1: Cohort Based Learning Ansatz für höhere Führungskräfte, deren Arbeit vom SAP-Einführungsprojekt direkt betroffen ist. Die Lernenden sind stark eingebunden, bevorzugen Austausch und enge Vorgehensabstimmung mit anderen Führungskräften, die Möglichkeit der direkten Adressierung von Fragen und Übernahme bewährter Verfahren. Ein mögliches Setting für diese Persona könnte z.B. folgendermaßen aussehen: 

• Begleitende Lerngruppe („Peer-Cohort-Treffen“) im Sinne einer kollegialen Learner Journey speziell auf Leitungsebene): Eine mehrwöchige Lernreise, die FI/CO-Kernprozesse, Rollenabgrenzungen und typische zu klärende Fälle vertieft. Führungskräfte profitieren von gemeinsam entwickelten Lösungswegen und klaren Leitplanken für wiederkehrende Herausforderungen. In diesem Format geht es weniger um Systemdetails, sondern mehr um Austausch, Orientierung, Entlastung und kollektive Ableitung guter Vorgehensweisen. Die Durchführung ist auch als Brown Bag Meeting denkbar.
• Kollegiale Beratung für höhere Führungskräfte (mit Projekt-/Key-User-Unterstützung) z.B. reale FI/CO-Praxisfälle: Kurze, regelmäßige Lerneinheiten, in denen Praxisbeispiele aus den Standorten gemeinsam durchgesprochen werden (Fehlerbilder, Monatsabschlussthemen, Abweichungen). Unterstützt situatives Lernen, ohne große Vorbereitungszeit der Lernenden. Insbesondere dann sinnvoll, wenn Peers selbst nicht die fachliche Tiefe mitbringen, um technische Fragen vollständig zu klären. 
• Online-Community als Verlängerung der Kohorte denkbar: Die Führungskräfte können auf kurzem Weg Fragen aus der Praxis einbringen und erhalten zeitnah Antworten. 

Beispiel 2: Ein mögliches Setting für Key User könnte z.B. folgendermaßen aussehen (weitere Varianten siehe auch oben unter generelle Einsatzmöglichkeiten): 

• Lernreise für Key User: Die Key User werden durch die wichtigsten S/4HANA-Themenblöcke begleitet, kombiniert mit inhaltlichen Impulsen, Austausch und Reflexion (immer basierend auf realen Prozessbeispielen.) 

  Das Format ist stark an den Prinzipien eines Lernzirkels orientiert: Lernen erfolgt iterativ, praxisgeführt und im kollegialen Austausch. Besonders geeignet ist dieses Format, wenn neue Key User aufgebaut, bestehende Key User vertieft qualifiziert oder Kernprozesse über Standorte hinweg vereinheitlicht werden sollen.

Durch den systematischen Einsatz der drei Formate – Begleitende Lerngruppe, Kollegiale Beratung und Online Communities - soll die Wirksamkeit der Qualifizierungsmaßnahmen im SAP-Einführungsprojekt gesteigert werden. Manche Lernende wie die oben beschriebenen profitieren davon stärker als andere.

Die Formate unterstützen nicht nur den Kompetenzerwerb einzelner Mitarbeitender, sondern stärken vor allem die standortübergreifende Problemlösefähigkeit, Transparenz in Prozessen und eine konsistente Auslegung der Systemlogik. Dadurch sinken Fehlerquoten in den täglichen Abläufen, Entscheidungswege werden klarer und die Projekt-Umsetzung wird insgesamt stabiler und nachhaltiger. Gleichzeitig wächst eine lernende Organisation, in der Wissen schneller verteilt, Erfahrungen unmittelbar nutzbar gemacht und Verbesserungen kontinuierlich angestoßen werden. 

Bei der Konzeption von Cohort-based Learning im S/4HANA-Kontext ist entscheidend, dass es präzise auf die Bedarfe der unterschiedlichen Zielgruppen zugeschnitten wird. Damit Formate nicht zu abstrakt oder generisch werden, müssen sie entlang realer Prozessbeispiele, echter Rollenherausforderungen und klar definierter Moderationsrollen gestaltet werden. Vor allem Verwaltungsleitungen und Key User benötigen Formate, die wenig Vorbereitungsaufwand erfordern, aber schnell Orientierung und Sicherheit im System schaffen. 

Für wirksames Cohort-based Learning sollten zudem einige zentrale Bestandteile berücksichtigt werden:

• Facilitator:innen oder Mentor:innen (mindestens jedoch Moderator:innen), die fachlich kompetent sind und die Gruppe als Lernbegleiter, strukturgebende Coaches und Community-Builder unterstützen.
• Ein aktiv eingebundener Peer-Kreis, in dem Austausch, gemeinsame Problemlösung und Peer-Feedback den größten Lerngewinn erzeugen.
• Hybrid angelegte Lernarchitekturen, die Live-Sessions mit asynchroner Zusammenarbeit (z. B. über Teams, OneNote oder interne Lernplattformen) verbinden.
• Klare Verbindlichkeits- und Unterstützungsstrukturen, wie regelmäßige Check-ins, Fortschrittstracking und leicht konsumierbare Zwischenimpulse zur Sicherung des Lernfortschritts.

Die folgenden Umsetzungshinweise orientieren sich an den beiden Kernvarianten – „Begleitende Lerngruppe“ sowie „Kollegiale Beratung“ dienen als Leitlinie für die Konzeption und Ausgestaltung.

Konzeption und Umsetzung

Begleitende Lerngruppe (Peer-Cohort-Treffen)

Ziel: Gemeinsames Reflektieren, Austauschen und Besprechen von Themen, die die Gruppe selbst lösen kann.
 

Konzeptionshinweise

• Fokus: Rollenalltag, Erfahrungen, organisatorische Herausforderungen und lokale Besonderheiten. Die Teilnehmenden kommen aus vergleichbaren Rollen bzw. Verantwortungsbereichen (z. B. Verwaltungsleitungen, Standortleitungen).
• Voraussetzungen: Keine Fachmoderation, es geht um die kollektive Erfahrung, nicht um „korrekte” Systemlösungen.
• Das Format im Vorfeld einmal (gemeinsam) abstimmen: z. B. mit Hilfe eines Lean Coffee (die Teilnehmenden bringen Themen ad hoc mit).
• Dauer und Frequenz: ca. 30–45 Minuten, z. B. alle zwei bis drei Wochen.
• Die Anzahl der Teilnehmenden sollte auf 5–12 begrenzt werden, da die Zusammenarbeit sonst inneffizient werden kann.
• Trotz des offenen Formats bietet es sich an, Moderation und Schriftführung festzulegen. Diese Aufgabe kann pro Termin oder z.B. auch pro Quartal neu verteilt werden. 

Umsetzungshinweise

• Der Fokus liegt auf der Frage „Wie macht ihr das?“, nicht auf der Frage „Was ist technisch korrekt?“. 
• Der Themenfokus ergibt sich aus der Gruppe heraus und kann beispielsweise typische Herausforderungen, den Umgang mit Personalwechseln, organisatorische Abläufe beim Monatsabschluss oder Abstimmwege umfassen.
• 1–2 kurze Reflexionsfragen als Auftakt, z. B. „Was hat euch diese Woche am meisten beschäftigt?“
• Lean-Coffee-Element zur Priorisierung aktueller Themen.
• Erarbeitung gemeinsamer Empfehlungen („So lösen wir das an unseren Standorten“).
• Dokumentation in kompakter Form (maximal eine Seite mit „Peers für Peers“-Hinweisen).
• Zeitlich knapp halten (30–45 Minuten), sodass die Hemmschwelle, an Terminen teilzunehmen, gering ist.

Mögliche Struktur pro Session:

• Check-in & Themensammlung (10 min): „Was beschäftigt euch?“ (Digital mit Post-ist, z.B. auch entlang einer Lean Coffee Vorlage)
• Priorisierung (2 min): Voting
• Diskussion (20–30 min): strukturiert, moderiert
• Transfer (5 min): „Was nehmen wir mit?“
• Dokumentation (5 min): 1 Seite (durch Moderation festgehalten)

Tool Tipps

Die folgenden Tool Tipps beziehen sich auf die Umsetzung der Live-Sessions (in Form von Lean Coffees oder anderen Formen des Austausches)

• MS Teams: für die Live Sessions selbst (diese können zusätzlich aufgezeichnet werden)
• MS Teams-Channel für den Austausch zwischen den Treffen
• Whiteboard/MS Forms: für schnelle Sammlung von Themen (vorab) oder direkt im Termin
• OnePager-Vorlage für Peer-Empfehlungen

Kollegiale Beratung für Führungskräfte (mit Projekt-/Key-User-Unterstützung)

Ziel: Praxisfälle im S4 HANA Umfeld fachlich korrekt klären, Fehler analysieren, Prozesskonsequenzen verstehen.

 

Konzeptionshinweise

• Fokus: Reale Beispiele, Systemlogik, Klärfälle, Fehlerursachen, Monatsabschlussspezifika.
• Die Abgrenzung ist wichtig: Das Format ist kein Ersatz für ein Training, sondern eine hochfokussierte Problemlöse-Session.
• Dauer und Frequenz: 45–60 Minuten (dies lässt mehr thematische Tiefe als z.B. Peer-Cohort-Treffen zu, ist aber zeitlich dennoch schlank gehalten), alle 2-4 Wochen, bedarfsorientiert (rund um Go-Live
• Zielgruppe: Höhere Führungskräfte, die regelmäßig Fälle oder Fehlerbilder mitbringen.
• Fallorientiertes Format: Keine Theorieblöcke, sondern echte Fälle aus den GI-Standorten.
  Fallarten definieren:
  – Fehlerbilder (z. B. falsche Kontierung)
  – Monatsabschluss-Blocker
  – Stammdaten-Unstimmigkeiten
  – Abweichungen in Berichten
• Erwartungshaltung klären: Zu Beginn ist es wichtig, durch den Moderator die Erwartungshaltung zu klären. Nicht jedes Problem wird ggfs. ad hoc direkt in der Session gelöst, sondern erstmal gemeinsam strukturiert bearbeitet. Wissenstransfer ist dabei das Ziel, nicht Tickets abarbeiten.

Umsetzungshinweise

• Moderation durch Projektvertreter oder Key User, um fachliche Korrektheit und Aussagekraft sicherzustellen.
• Die Lernenden bringen ihre Praxisfälle mit (z. B. falsch gebuchte Belege, fehlerhafte Workflows, Stammdatenabweichungen).
• Dokumentation der Fälle (Fallbeschreibung, Ursache, Lösung, Screenshots) idealerweise durch die Moderation oder alle Lernenden für ihre jeweils eigenen Fälle. 
• Nutzen für die Lernenden: sofortige Klarheit, Orientierung und Reduktion von Unsicherheiten.

Mögliche Struktur pro Session:

• Check-in (5 Min): „Welcher Fall beschäftigt euch aktuell?“
• Fallklärung (15-20 Min): Key User erläutern fachliche Zusammenhänge + Systemlogik.
• Gemeinsame Analyse (10-15 Min): Gruppendiskussion, Erarbeiten von Handlungsschritten.
• Live-Demo (wo sinnvoll und möglich): Key User zeigen am Beispiel, wo Fehler entstehen und wie man sie behebt.
• Transferfragen (5 Min): „Was bedeutet das für eure Standorte?“
• Quiz/Mini-Knowledge-Booster als Follow-Up (5 Min): 2–3 Quizfragen zu Stolperfallen oder Entscheidungspunkten.
• Dokumentation (5 Min): Template ausfüllen, in gemeinsame Ablage hochladen/abspeichern

Tool Tipps

• MS Teams: als Standardtool für Videokonferenzen ist es auch für diesen Zweck sehr gut geeignet 
• MS Teams-Channel für den Austausch zwischen den Treffen (idealerweise wird im Vorfeld ein eigener Teamskanal für die jeweilige Gruppe angelegt, aus der heraus dann auch die Calls organisiert/gestartet werden können)
• Whiteboard: Zur Visualisierung während der Termine, z.B. zur Analyse von Ursachenketten (z. B. „Was führt zu Fehler X?“)
• SharePoint / Confluence – Sammlung von Falllösungen („Fallbibliothek“)

Whiteboard/MS Forms: für schnelle Sammlung von Themen (vorab) oder direkt im Termin

• Ergebnisse dokumentieren: Die Erkenntnisse aus den Sessions, Lernzirkeln und Peer-Diskussionen (z. B. Fehlerbilder, Best Practices) werden idealerweise am Ende der jeweiligen Einheit in kurzen One-Pagern festgehalten, sodass das Prozesswissen für alle gesichert wird.
• Offene Fragen werden nachgehalten. Stolperstellen und Unsicherheiten der Gruppe werden gesammelt und zur gezielten Nachschärfung der Trainingsinhalte oder für ergänzende Microlearnings genutzt.
• Transfer in den Alltag: Jede Session schließt mit einer kleinen Transferaufgabe ab, die im eigenen System umgesetzt und beim nächsten Treffen reflektiert wird.
• Community nutzen: Ein interner Kanal oder ein Forum ermöglicht den fortlaufenden Austausch zwischen den Treffen, fördert das Lernen am Arbeitsplatz und den kollegialen Support.
• Refresher und Follow-Up: Kurze Wiederholungssessions oder Mini-Quizzes einige Wochen nach der Lernreise stabilisieren Wissen und aktualisieren Prozessinformationen.

• Korrektheit der Inhalte: Alle Fallbeispiele, Impulse und Diskussionsthemen sind fachlich korrekt und entsprechen dem aktuellen SAP-S/4HANA-Prozessstand.
• Transferorientierung und Praxisbezug: Die Aufgaben, Fälle und Reflexionsfragen regen die Teilnehmenden aktiv dazu an, das erworbene Wissen auf die eigene Arbeitsrealität zu übertragen. Die Inhalte sollen herausfordernd, aber lösbar sein. Die Szenarien spiegeln typische Arbeitssituationen wider (z. B. FI/CO-Monatsabschluss, Belegflüsse, Fehlerfälle) und basieren auf realen Prozessbeispielen.
• Feedback und Lernunterstützung: Die Formate leben vom fachlichen Input der Key User. Kurze, verständliche Rückmeldungen zu Lösungen, das Diskutieren alternativer Vorgehensweisen und Erklären der Zusammenhänge ist daher essenziell.
• Struktur und Modularität: Die Sessions sind in der Länge überschaubar (30–75 Minuten), klar gegliedert und enthalten standardisierte Elemente wie Impuls, Diskussion, Anwendung und Transfer. Dadurch wird ein geregelter, effizienter Ablauf gewährleistet. 
• Nachhaltigkeit: Die Ergebnisse aus den Cohort-Sessions werden dokumentiert und in Follow-up-Materialien sowie in den Community-Kanälen gesichert, um das Wissen für alle zentral und langfristig verfügbar zu machen.

Dieses Template unterstützt Führungskräfte/Standortleitungen dabei, sich in einem strukturierten Rahmen zu Alltagsthemen auszutauschen und voneinander zu lernen. Es schafft einen einfachen, leicht anwendbaren Ablauf für regelmäßiges Peer Learning ohne Projektjargon.

Zweck & Nutzen des Formats: 

Peer Cohorts adressieren explizit die Bedürfnisse der Verwaltungsleitungen:

• schnelle Orientierung zu Veränderungen
• Austausch zu organisatorischen Herausforderungen
• Entlastung
• Lösungen aus anderen Standorten kennenlernen
• Netzwerk stärken, um Probleme frühzeitig zu erkennen

Dieses Format braucht keine tiefe Systemkompetenz, sondern fokussiert auf die Organisation, Rollen, Abläufe, Verantwortlichkeiten und Umsetzung realer Prozessschritte im Alltag.

Standardvorlage zur Ergebnissicherung je 60-Minuten-Session (zur optionalen Nutzung):