5 pasos hacia el éxito en la adopción de SAP S/4HANA

5 pasos hacia el éxito en la adopción de SAP S/4HANA

SAP ha fijado el plazo de finalización del soporte de las versiones anteriores en 2027, con un periodo de transición de tres años y un punto de corte final en 2030. Los clientes que no estén en S/4 HANA para entonces serán transferidos a un "modelo de mantenimiento específico para el cliente", en otras palabras: su soporte será mucho más caro.

Debido al impacto económico de la pandemia, muchas organizaciones aplazaron la introducción de S/4 HANA. Con la esperada desescalada y la prevista recuperación económica, acelerada por la elevada tasa de vacunación, así como la llegada de los fondos europeos de recuperación y resiliencia Next Generation, se prevé un incremento sustancial de proyectos S/4 HANA a partir del verano.

En cualquiera de sus variantes, el cambio a S/4 HANA es complejo y desafiante, pero trae consigo grandes ventajas. Permite situar los datos y el análisis en el centro de la toma de decisiones corporativas y así lograr una mayor productividad al armonizar los procesos e introducir una mayor automatización. Sin embargo, su implementación es costosa e incluye los ingredientes de un proyecto de transformación de máxima complejidad.

Uno de los beneficios que aporta S/4 HANA es un mayor grado de estandarización, lo que requiere la adaptación de los procesos de trabajo internos al nuevo sistema (recordemos que con SAP R/3 la mayoría de las empresas adaptó el sistema a sus procesos).

Ello supone un doble desafío para los usuarios: por un lado, la adopción del nuevo interfaz y, por otro, el reaprendizaje de los nuevos procesos.

Es conocido que el éxito de cualquier proyecto de transformación, por muy bien que esté planteado técnicamente, depende de la adopción de los usuarios finales. El modelo híbrido de trabajo que la mayoría de las organizaciones está adoptando supone un tremendo reto para cualquier proyecto de transformación, puesto que los empleados ya no pueden ser formados presencialmente y, además, tienen un acceso mucho más reducido a sus compañeros, supervisor e, incluso, el Helpdesk (debido a la flexibilidad de horarios que requiere el teletrabajo).

Las metodologías tradicionales de transferencia del conocimiento, como la formación presencial, el e-learning o el soporte a través del Helpdesk, ya no cubren las exigencias en el contexto de VUCA acelerado en que nos encontramos y deben ser complementadas con la habilitación de los usuarios en el lugar de trabajo.

Por tanto, si las empresas quieren aprovechar las ventajas que aporta el nuevo ERP, deberán introducir las medidas necesarias para asegurar la adopción de usuarios en los 5 momentos de necesidad (5 Moments of Need, concepto desarrollado por Bob Mosher) que tienen lugar en un proyecto de transformación como este:

​​​1. ​Cuando se aprende por primera vez

Los empleados tienen que aprender los nuevos procesos y funcionalidades de la nueva interfaz de usuario.

2. Cuando se amplía el conocimiento

Los usuarios deben extender su knowhow a nuevos procesos y operativas.

3. Cuando se aplican los conceptos adquiridos

En la fase de uso que comienza después del arranque, los usuarios deben aplicar el conocimiento adquirido cuando trabajan con el nuevo sistema. Para ello, requieren de un acceso a ayudas que les habiliten para los procedimientos en el contexto real de la aplicación.

4. Cuando algo no sale según lo previsto

Cuando algo no sale según lo previsto y los usuarios tienen que recurrir a soluciones innovadoras para solventar la situación.

5. Cuando las cosas cambian

Cuando las cosas cambian y deben desaprender los procesos conocidos para poder aprender los nuevos.

Un proyecto de transformación de la complejidad de SAP S/4 HANA, en el contexto del modelo híbrido de trabajo, requiere trasladar el aprendizaje al lugar de trabajo mediante un asistente digital que habilite a los usuarios y les dote de un autosoporte contextual 24/7 en el momento de necesidad. Este enfoque complementa la metodología tradicional de formación que, en el nuevo contexto laboral, resulta claramente insuficiente.