Proyectos de transformación a SAP S/4HANA: motivar e implicar a los empleados mediante formaciones específicas

Sin embargo, la introducción fluida de este sistema ERP inteligente sólo es posible si se capacita a los usuarios finales, si se les habilita para trabajar sin problemas y de forma eficiente en el sistema activo. Esta es la única manera de aprovechar todo el potencial de una transformación a SAP S/4HANA.  

Pero, ¿cómo puede tener éxito un programa de capacitación de este tipo, para SAP S/4HANA, en el contexto de una transformación de gran alcance con requisitos de formación para miles de usuarios finales? 

El equipo de EY Software Enablement y tts han encontrado la manera de gestionar esta elevada demanda de formación gracias a su gran experiencia, la tecnología adecuada y sus conocimientos en materia de aprendizaje.   

A continuación, expertos de EY y tts comparten sus puntos de vista sobre las transformaciones de SAP S/4HANA. Se centrarán en los mayores retos desde el punto de vista de la formación y en las mejores prácticas de acuerdo al concepto de capacitación. 

Para la mayoría de las empresas, la introducción de SAP S/4HANA es sinónimo de mayor agilidad y competitividad. Pero la introducción de esta nueva plataforma conlleva cambios profundos, especialmente para los empleados: tienen que aprender nuevas formas de trabajar, como el uso de las apps SAP Fiori, la analítica integrada o la IA. También se enfrentan al reto de encontrar su camino en un entorno de trabajo dinámico con procesos automatizados de extremo a extremo y tareas basadas en roles. Un requisito previo clave para una introducción exitosa a SAP S/4HANA es, por lo tanto, un concepto de cualificación que genere confianza en el nuevo entorno de software y muestre a los empleados cómo pueden utilizar las posibilidades de SAP S/4HANA en su beneficio. Aquí es importante considerar todo el ciclo de vida de la aplicación desde el principio: antes de la puesta en marcha, durante la puesta en marcha y, por supuesto, el funcionamiento continuo después de la puesta en marcha. 

Uno de los mayores retos es desarrollar un concepto de formación que refleje las necesidades reales de formación por grupo de funciones y responsabilidad, y muestre en qué áreas los usuarios finales tienen que esperar procesos de trabajo nuevos o modificados. Con demasiada frecuencia, los empleados se ven abrumados por una plétora de ofertas de formación sobre nuevos contenidos que, en última instancia, tienen poca relevancia para ellos y sus tareas diarias. Cuando la formación en sistemas y el aprendizaje electrónico se acumulan, y la formación continua se convierte en una tarea colosal para los implicados, los empleados se oponen a la transformación y disminuye su voluntad de aprender a enfrentarse a procesos de trabajo modificados, nuevas tareas o funciones. 

Otro reto es el calendario de la cualificación, especialmente en el contexto de las transformaciones de SAP S/4HANA: se plantea una y otra vez la cuestión de cuándo se puede ofrecer formación a los empleados, pero también de cuándo estos quieren aprovecharla.  

Respecto a la primera parte de la cuestión, la clave está en los recursos disponibles: qué contenidos de formación están definidos, si los procesos finales están terminados y probados, cómo se accede a la aplicación en vivo y cuántos expertos en el proceso o usuarios clave tienen tiempo para la formación, incluidos los componentes activos.  

Respondiendo a la segunda parte de la cuestión,  hay que centrarse en la demanda de formación. De hecho, las ofertas de formación se aceptan, sobre todo, cuando es evidente para los empleados que existe un vínculo directo entre la teoría y la práctica diaria. La atención de los alumnos es mayor cuando ellos mismos reconocen la necesidad de seguir formándose. En definitiva, esta motivación debería servir en el contexto de la formación técnica y relacionada con los procesos, como en el caso de una transformación de SAP S/4HANA.  

Un reto importante para los empleados, como hemos observado en la práctica, es trabajar a través de los procesos, en todas las aplicaciones, de forma selectiva. Esto es importante porque con los procesos que se mapean en SAP S/4HANA, los saltos a otras aplicaciones son la norma. 

En el caso de las transformaciones de SAP S/4HANA, en las que el cambio se produce a nivel de proceso y del que se puede derivar entonces la necesidad de formación, es aconsejable examinar las necesidades de formación en paralelo y de forma complementaria al análisis de la necesidad de cambio. De este modo, tanto el grado de cambio como las necesidades de formación pueden determinarse en una fase temprana para cada proceso de extremo a extremo, idealmente por función empresarial y con una preferencia por los formatos de formación. Esto no sólo ahorra tiempo, sino también capacidad, y la participación de expertos en procesos no es absolutamente necesaria. Sobre la base de los resultados del análisis, puede elaborarse una oferta de formación adecuada al sistema y un paquete de comunicación y cambio orientado al grupo destinatario. Con este plan coordinado de cambio y formación, pueden prepararse cuidadosamente los bloques temáticos y los planes de formación detallados: 

• Implementación de SAP S/4HANA. 
• Ventajas de SAP S/4HANA para la organización y el trabajo diario en el sistema. 
• Visión general de las funcionalidades y posibilidades específicas de SAP S/4HANA. 
• SAP S/4HANA como "ERP inteligente" en combinación con otras soluciones en la nube. 

«Cada organización, cada cultura de trabajo y de aprendizaje es diferente, no hay una receta única. Recomendamos una combinación saludable de formatos de comunicación y formación», afirma Josephine zu Stolberg. 

Ya sea formación en directo, sesiones de abordaje o de preguntas y respuestas, un intercambio interactivo con expertos en procesos vale su peso en oro para comprender rápida y profundamente los nuevos procesos y procedimientos del sistema.  

Además, la participación de usuarios clave como formadores y multiplicadores del cambio es útil y puede promover la facilitación sostenible de SAP S/4HANA y el empoderamiento de los empleados durante la transformación.  

Sin embargo, la formación de los empleados debe centrarse en el manejo mismo de la aplicación de destino. A más tardar en el momento de la puesta en marcha, los usuarios finales deben poder utilizar los nuevos procesos y recibir apoyo contextual directamente en el entorno real, como instrucciones paso a paso, guías de campo, documentación, píldoras de e-learning y enlaces a más información, con la ayuda de una DAP (Plataforma de Adopción Digital).  

«La respuesta corta es sí», afirma Sandro Franke, Business Development & Professional Services de tts.  «Con la plataforma de adopción digital tts performance suite, concentras todo el conocimiento interno en un único lugar. Al mismo tiempo, lo llevas directamente al puesto de trabajo digital, adaptado con precisión al contexto laboral y a la función. De este modo, proporcionas a tus empleados el apoyo que necesitan para tratar con SAP S/4HANA». 

Las ayudas de aplicación pueden asignarse a tareas específicas que surgen durante el trabajo diario en SAP S/4HANA. La plataforma de adopción digital proporciona conocimientos relevantes sobre procesos, flujos de trabajo y normas y procedimientos, pero también se pueden integrar otras fuentes de información. De este modo, la tts performance suite se convierte en el punto de entrada central para todas las preguntas, su única fuente de verdad. 

El uso de una plataforma de adopción digital como parte de su proyecto de transformación de SAP S/4HANA supondrá una serie de ventajas competitivas para su organización:  

• Reducción de los errores operativos y, por tanto, aumento de la calidad de los datos. 
• Crear una base para las decisiones empresariales fundamentada en datos. 
• Mejor control de los activos, la tesorería y la contabilidad. 
• Optimización de las compras, la fabricación, el inventario y la tramitación de pedidos. 
• Aumentar la calidad del servicio. 
• Descargar al servicio de asistencia. 
• Descubrir las necesidades de conocimiento de la organización mediante análisis integrados. 
• Permitir a los empleados trabajar de forma eficiente, en cualquier momento y mediante varias aplicaciones, sin importar que estén en su escritorio o sobre la marcha. 

Aunque la transformación a SAP S/4HANA supone un reto para cualquier organización e implica enormes esfuerzos en términos de costes, tiempo y recursos, también encierra muchas oportunidades, especialmente en el contexto de la capacitación de software. La oportunidad de cualificar a los empleados mientras trabajan directamente en la aplicación puede descubrir un nuevo potencial de cualificación y dejar una huella duradera en su cultura de aprendizaje y organizativa. EY y tts son conscientes del alto nivel de transformación, conocen tanto los retos como las oportunidades del cambio y saben cómo pueden apoyar mejor a su organización en este sentido. Póngase en contacto con nosotros para beneficiarse de una sólida colaboración y para inspirar a sus empleados con medidas de cualificación SAP S/4HANA ajustadas con precisión a sus necesidades.