Reducir la Fricción Digital: 6 palancas para disminuir las pérdidas por fricción digital

La tecnología está destinada a facilitarnos el trabajo y, si es posible, hacerlo divertido. Sin embargo, en realidad, el manejo de la tecnología a menudo se asemeja más a una carrera de obstáculos. Los esfuerzos innecesarios que los empleados a veces deben realizar para utilizar datos o tecnologías en su trabajo se denominan fricción digital. Esto interrumpe el flujo de trabajo en el entorno de trabajo digital y les quita a los usuarios la concentración necesaria para realizar sus tareas de manera efectiva.

Pero la fricción digital no solo disminuye la productividad y la motivación de los usuarios. También aumenta el riesgo de tomar decisiones incorrectas, a veces con consecuencias financieras o incluso legales importantes para la empresa.

Hay innumerables causas de fricción digital. Entre las "clásicas" se encuentran:

• Interfaces de usuario poco intuitivas.
• Sistemas lentos.
• Aplicaciones mal integradas.
• Aplicaciones redundantes.

La mayoría de estos problemas se pueden eliminar mediante medidas técnicas. Pero también existen muchos puntos de fricción fuera de la tecnología, desde procesos innecesariamente complejos hasta capacitaciones inadecuadas. Estos problemas afectan la experiencia del usuario, ralentizan los procesos comerciales y/o obstaculizan la calidad de los datos.

Si deseas reducir activamente la fricción digital, debes centrarte en una regla muy importante: simplificar.

Se trata de eliminar todas las barreras innecesarias que impiden que los usuarios utilicen de manera eficiente las tecnologías digitales. Esto implica que todas las interacciones y transacciones deben ser lo más simples posible para todos los usuarios. Por ejemplo, puedes simplificar los procesos de inicio de sesión y acceso a software, y asegurarte de que tus empleados tengan las habilidades necesarias para utilizar eficientemente las tecnologías digitales. O puedes facilitar la colaboración creando un punto central de comunicación e intercambio de datos.

Lo más importante al reducir la fricción digital es mantener siempre una visión general en lugar de enfocarse solo en los detalles. Esto significa no perderse en medidas individuales, sino actuar de manera sistemática. Agrupa en la primera etapa los puntos de fricción en áreas temáticas. En la segunda etapa, identifica en cada área los puntos en los que se puede lograr el mayor éxito con el menor esfuerzo.

Puedes actuar en las siguientes seis palancas para minimizar la fricción digital de manera sistemática:

1. Mejorar la experiencia del usuario

Mejora el software y hardware que más problemas causan a los usuarios, reduciendo soluciones redundantes, personalizando aplicaciones, eliminando barreras de acceso con inicio de sesión único o proporcionando una plataforma de adopción digital para los usuarios.

2. Simplificar los flujos de trabajo y procesos

Evalúa regularmente tus procesos para identificar qué pasos se pueden eliminar. Piensa en cómo los empleados pueden comunicarse y colaborar mejor. También piensa más allá de las soluciones existentes; una nueva aplicación con flujos de trabajo integrados puede evitar que los usuarios tengan que cambiar constantemente entre diferentes sistemas.

3. Optimizar el manejo de datos

La mala calidad de los datos es la principal fuente de fricción digital para la mayoría de los empleados. Para remediar esto, fusiona, organiza y reduce las fuentes de datos. Esto reducirá el volumen de datos, ahorrará recursos y sentará las bases para una automatización más extensa del manejo de datos. Al mismo tiempo, los empleados tendrán más tiempo para actividades de valor agregado, ya que podrán enfocarse más rápidamente en lo esencial en lugar de pasar horas buscando datos.

4. Garantizar un mantenimiento regular

Una actualización continua de los sistemas digitales es esencial para evitar tiempos de inactividad, interrupciones y problemas de seguridad. Durante el mantenimiento regular, se pueden identificar riesgos potenciales, corregirlos y tomar medidas preventivas. Esto incluye, por ejemplo, revisar todos los componentes de hardware y software e instalar las últimas actualizaciones de seguridad. Pero para minimizar la fricción digital, también es necesario contar con equipos de TI que apoyen a los colegas en caso de preguntas o problemas técnicos. Además, el soporte debe ser fácilmente accesible y responder rápidamente a las solicitudes.

5. Sensibilizar a los líderes

Las soluciones de software impuestas "desde arriba" a menudo no funcionan bien en la vida diaria. Alrededor del 60% de los empleados no están satisfechos con estas soluciones, según estudios internacionales. La razón es que los tomadores de decisiones y los usuarios finales a menudo tienen ideas muy diferentes sobre el software necesario. Los tomadores de decisiones a menudo dan gran importancia a características que tienen poco impacto en la vida diaria. Esto a menudo resulta en el uso de productos demasiado complejos, en detrimento de la experiencia del usuario. Por lo tanto, es importante sensibilizar a los tomadores de decisiones sobre los efectos de sus decisiones. Solo entonces podrán tomar decisiones informadas y la inversión en TI será rentable.

6. Fomentar la adopción digital

La adopción digital es fundamental para la actitud de los empleados hacia las nuevas tecnologías. ¿Están abiertos a estos cambios? ¿Los aceptan y los utilizan de manera productiva? Para lograrlo, es importante una comunicación e información regulares, así como una formación sistemática. Las estrategias de capacitación que apoyan directamente a los empleados en su entorno de trabajo digital son las más prometedoras. Apuesta por soluciones como la suite de rendimiento tts, que ofrece una combinación de orientación tecnológica y comercial. Esto puede reducir significativamente la fricción digital.

El esfuerzo necesario para reducir la fricción digital en una empresa varía según el tamaño y la complejidad de su entorno de sistemas. Sin embargo, minimizar los puntos de fricción digital es un proceso continuo, por lo que es un tema constante. Además, es necesario monitorear los efectos de las medidas y obtener comentarios. Y una vez que surjan nuevos puntos de fricción, se deben hacer más ajustes.

Sin embargo, el esfuerzo vale la pena a corto plazo, pero sobre todo a largo plazo. Cuanta menor sea la fricción digital, más ágil, eficiente e innovadora podrá ser tu empresa.