Cómo implementar con éxito SAP S/4HANA en tu plantilla

Desde que se anunció que el soporte para SAP Business Suite finalizará en 2027, la mayoría de las empresas han dejado de preguntarse si deben o no cambiar a su sucesor SAP S/4HANA, y han empezado a pensar en qué tipo de estrategia de migración deben adoptar para el cambio. Tal y como muestra un reciente estudio de Lünendonk, cada vez hay más voluntad de desprenderse por completo de los sistemas monolíticos heredados y adoptar una implementación completamente nueva para aprovechar al máximo el potencial del nuevo sistema ERP en tiempo real. De hecho, cuanto más se analiza SAP S/4HANA, más se desea. 

Por ejemplo, veamos la estructura técnica subyacente: la base de datos en memoria SAP HANA y el modelo de datos simplificado. Ambas cosas juntas hacen que los requisitos de almacenamiento anteriores se reduzcan a la mitad y el rendimiento aumente notablemente. En el escenario ideal, el tiempo necesario para los análisis de big data, la elaboración de informes y la simulación de escenarios empresariales completos puede reducirse de forma masiva. Al mismo tiempo, el núcleo digital crea una única fuente de verdad que utiliza una única fuente de datos para vincular sistemas, personas, tecnologías y dispositivos finales. Además, los procesos preconfigurados de extremo a extremo combinados con las operaciones en la nube y las tecnologías de IA ofrecen posibilidades completamente nuevas en la automatización de procesos asistida por robots (RPA), el análisis en tiempo real y la rápida implementación de modelos de negocio digitales y nuevos casos empresariales.

SAP resume todo esto y mucho más en una pequeña palabra que contiene una gran promesa: simplicidad. La interfaz de usuario SAP Fiori, fácil de usar y basada en la web, se basa en esta misma filosofía. Además, las empresas pueden elegir entre ejecutar SAP S/4HANA como solución on-premise, en una nube pública o privada o en un entorno híbrido. Sin embargo, aunque SAP S/4HANA simplifique el mundo de los negocios en la era digital una vez que se haya implementado con éxito, llegar a esa etapa es todo menos sencillo.

En primer lugar, por supuesto, esto es aplicable a todas las implantaciones de ERP. Al igual que una operación a corazón abierto, son procedimientos complejos que exigen la máxima concentración. En principio, el despliegue de SAP S/4HANA no parece ser diferente, pero esta operación es en realidad aún más compleja. Al fin y al cabo, una empresa sólo podrá aprovechar todo el potencial de este nuevo sistema ERP si también reconfigura su propio sistema nervioso: sus procesos de negocio.  Esto se debe a que, a diferencia de otros proyectos de IT, hay que tener en cuenta muchas más cuestiones técnicas. En función del alcance de la integración, las empresas deben especificar con todo detalle qué procesos pueden acercarse al estándar y cuáles deben volver a crearse desde cero para SAP S/4HANA.

En realidad, una implementación completamente nueva es una oportunidad para sentar las bases de la modernización de toda la empresa, es decir, replantear las dependencias del sistema y los procesos empresariales. En determinadas circunstancias, habrá que reorganizar departamentos enteros y adaptar los perfiles de trabajo del personal al nuevo diseño de procesos. 

Por lo tanto, el éxito de esta doble operación sólo depende en parte de la informática. Tener un concepto de cambio holístico que haga que las cosas se muevan en la dirección correcta es al menos igual de importante. Es un medio para garantizar que el personal entienda los cambios previstos y esté motivado para apoyarlos. 

Un punto clave aquí es construir la adopción digital desde el principio. Un aspecto clave de un concepto como éste es establecer la adopción digital en una fase temprana del proceso. La adopción digital desempeña un papel fundamental en la implantación de una cultura corporativa digital, ya que ayuda a las personas de la empresa a reconocer las oportunidades que presentan las nuevas tecnologías y a utilizarlas con buenos resultados. La adopción digital es una ventaja competitiva decisiva, sobre todo en el transcurso de complejos procesos de transformación. Sin embargo, muchas empresas no lo aprovechan al máximo, para lamentarlo después cuando sus proyectos no alcanzan sus objetivos, como reveló una reciente encuesta del Instituto Fraunhofer. Aunque no existe una receta secreta para establecer sistemáticamente la adopción digital, hay numerosas opciones que pueden funcionar en las distintas fases de una implantación. Los siguientes consejos exponen estas opciones y cómo pueden utilizarse.

La composición del equipo del proyecto es una de las primeras y más críticas decisiones en el período previo a la implementación de SAP S/4HANA. A la hora de formar tu equipo, incorpora personal cualificado de todas las áreas o departamentos clave en los que se vaya a utilizar el sistema. De este modo, se garantiza la participación de todas las partes interesadas desde el principio y se evitan los problemas que puedan surgir en el camino cuando las decisiones tomadas por personas ajenas a un departamento resulten poco prácticas en el día a día.

Es fundamental que los miembros del equipo conozcan en detalle todos los procesos empresariales relevantes de los distintos departamentos y áreas y que tengan la experiencia y las habilidades comunicativas necesarias para mediar entre los requisitos recíprocos de los departamentos de IT y de otros especialistas. Aunque no será posible evitar por completo cualquier resistencia a los cambios previstos, evitarás que las emociones se disparen innecesariamente. En definitiva, crearás un ambiente de profesionalidad objetiva desde el principio al que todos podrán contribuir de forma constructiva.

Nuestro consejo como expertos: Reúne lo antes posible un equipo de personal que tenga afinidad con la tecnología, que conozca todas las ventajas y el potencial de SAP S/4HANA y que pueda inspirar y convencer a los escépticos de que utilicen el nuevo sistema.

Los proyectos de arriba a abajo no garantizan la aceptación, porque los cambios no se pueden imponer desde arriba. Esto no significa, sin embargo, que la dirección deba ocuparse del proyecto de implantación de forma discreta en un segundo plano, sino todo lo contrario: la nueva implantación de SAP S/4HANA influye profundamente en los procesos empresariales y en la estructura organizativa, es decir, interfiere directamente en la cultura empresarial existente. Por lo tanto, la dirección no sólo debe dejar claro que quiere y apoya los cambios previstos, sino que también debe promover activamente la nueva solución entre los empleados, disipar los temores infundados y promover la voluntad de cambio. Una visión claramente discernible es el mejor punto de partida para lograr con éxito la adopción digital.

Nuestro consejo como expertos: da a tu visión un rostro familiar y anima a todos los directivos a utilizar la nueva solución por sí mismos, a compartir lo que han aprendido sobre ella y a defender activamente el cambio planteado en las conversaciones.

En última instancia, los empleados son los que deciden el éxito de la implantación. Por lo tanto, hay que involucrar a los futuros usuarios lo antes posible. Infórmales sobre la próxima implantación, las ventajas del nuevo sistema y las posibles restricciones durante las fases críticas del proyecto. 

Sin embargo, también hay que recordar que el éxito de la comunicación no es un camino de ida. Solicita activamente opiniones y utiliza las respuestas obtenidas para realizar ajustes o nuevas iniciativas de información o reuniones individuales. Es importante que poco a poco des a los miembros de tu organización una imagen clara de lo que va a cambiar exactamente y del impacto que estos cambios tendrán en los procesos, los flujos de trabajo y las funciones individuales. Esto no gustará a todo el mundo. Por eso es importante aprovechar todas las oportunidades para explicar por qué la empresa ha optado por cambiar a SAP S/4HANA, qué beneficios aportará, la importancia de la contribución de cada persona para el éxito general del proyecto y cómo la nueva solución ayudará a cada persona a tener más éxito en su trabajo diario.

Nuestro consejo como expertos: Un buzón de sugerencias anónimo también puede ayudarte a identificar las preocupaciones y los temores que no se expresan abiertamente. Esto, junto con las reuniones periódicas del grupo de usuarios, puede ayudarte a abordar estas y otras reservas para poder encontrar soluciones en equipo.

La falta de aceptación del sistema suele deberse a una fase de pruebas demasiado corta. Por lo tanto, instala un sistema de prueba lo antes posible para que los empleados puedan familiarizarse ampliamente con SAP S/4HANA y la nueva interfaz de usuario de SAP Fiori. Es importante que este sistema de prueba sea lo más parecido posible al sistema real, que finalmente saldrá a la luz, e idealmente debería incorporar datos específicos de la empresa. 

Mediante pruebas exhaustivas en condiciones realistas, se pueden identificar los puntos débiles o las incoherencias y eliminarlos incluso antes de ponerlos en marcha. Además, los departamentos pueden determinar si se han tenido en cuenta todos los procesos y requisitos o si todavía es necesario optimizarlos. Las pruebas también tienen un efecto beneficioso sobre las actitudes, ya que dan al personal la oportunidad de familiarizarse con el sistema ERP en un entorno libre de estrés y de explorar todas sus oportunidades sin el temor de lo que ocurrirá si cometen un error. Esta es otra forma de tratar las reservas y crear motivación. 

Nuestro consejo como expertos: Aprovecha la experiencia y los conocimientos específicos del departamento de Aprendizaje y Desarrollo. Por ejemplo, puedes crear simulaciones formativas para el sistema de pruebas y, de este modo, hacer una valiosa contribución al progreso del proyecto.

Un concepto de formación bien pensado y en varios niveles es uno de los requisitos más importantes para el éxito a corto y largo plazo de cualquier nueva implantación. Ahorra tiempo, frustración y tiene una influencia considerable en el retorno de la inversión (ROI). Por lo tanto, ya al principio del proyecto, establece un plan de formación que se adapte lo máximo posible al nivel de conocimientos de la plantilla y a los objetivos que quieres que alcance el personal. Presta atención a los diferentes tipos de alumnos y adapta los formatos de aprendizaje teniendo esto en cuenta: unidades presenciales, aulas virtuales, aprendizaje mixto o e-learning, etc. Es importante ofrecer variedad para evitar el aburrimiento y dar a todos la oportunidad de aprender tanto en equipo como de forma independiente.

Para medir el éxito del aprendizaje, hay que evaluar la evolución del rendimiento individual de todos los participantes y registrar también la aceptación del nuevo sistema. Si los resultados no están a la altura de las expectativas, hay que ajustar las medidas de formación en consecuencia. También es importante reservar una parte del presupuesto de formación para las medidas de cualificación después de la puesta en marcha, para poder seguir siendo flexible e intervenir de forma específica si los problemas persisten.

Nuestro consejo como expertos: Siempre que sea posible, utiliza también herramientas de colaboración y plataformas de redes sociales para que los usuarios puedan compartir sus conocimientos. Esto no sólo fomenta el espíritu de equipo, sino que también ayudará a crear un repositorio de conocimientos.

Si es posible, establezca las bases de la adopción por parte de los usuarios durante la fase de concepción del proyecto de implantación, para que los empleados reconozcan las ventajas de las novedades previstas y utilicen el sistema con éxito.

Lo mejor es empezar por reunir un equipo central que especifique los objetivos de financiación y defina la estrategia para alcanzarlos.  Al hacerlo, es importante adoptar un enfoque metódico para poder establecer una hoja de ruta precisa de resultados medibles. Para ello, pregúntate qué consideran tus empleados que es el progreso o el éxito cuando trabajan con el sistema, y qué necesidades de cualificación creen que necesitan. Puedes encontrar las respuestas a estas preguntas realizando entrevistas a las partes interesadas, obteniendo personas a partir de estas entrevistas y creando escenarios de aplicación específicos que luego podrás priorizar. 

A partir de este material, podrás especificar los criterios de éxito pertinentes en forma de KPI, que podrás evaluar periódicamente a lo largo del proyecto, lo que te permitirá afinar tu estrategia desde el principio, a medida que surja la necesidad. En cuanto hayas utilizado los KPI para desarrollar tu oferta de formación, haz que el personal se sume a ella. Sin embargo, debes estar bien preparado para esta etapa y tener un concepto de comunicación que cree la conciencia necesaria para el proyecto, un piloto de prueba que cubra los escenarios de aplicación prioritarios, y una plataforma comunitaria para revisiones y comentarios para poder mejorar continuamente las ofertas de formación.

Nuestro consejo como expertos: Utiliza un modelo canvas de adopción de usuarios para elaborar tus KPI y valores empresariales. Los diferentes campos serán de gran ayuda para responder a las preguntas más importantes para tu proyecto, por ejemplo: ¿Quién utilizará el sistema y con qué interés (función, equipo, etc.)? ¿Cómo debe utilizarse el sistema en el contexto de la aplicación y con qué éxito? ¿Qué partes interesadas se ven especialmente afectadas, positiva o negativamente? ¿Qué valor empresarial se puede conseguir con el sistema? ¿Qué medidas de apoyo son necesarias para lograrlo?

Dado que el cerebro humano no funciona como el disco duro de un ordenador, no es raro que las personas hayan olvidado gran parte de lo que han aprendido cuando necesitan esos conocimientos en el trabajo. Esta "amnesia de la formación" conduce a una disminución del rendimiento en todos los ámbitos de la empresa, después de prácticamente todas las implantaciones, y pone en peligro uno de los objetivos más importantes de la implantación de SAP S/4HANA: la mejora de la calidad de los datos. 

Este problema puede evitarse de forma fiable utilizando una solución de adopción digital (DAS). Una solución de adopción digital entra en acción cuando el personal se atasca en un punto concreto mientras trabaja con SAP S/4HANA o con una aplicación en la nube relevante para el proceso. Con un clic del ratón, les ayuda a avanzar proporcionándoles exactamente la información que necesitan, ajustándose a la tarea específica del proceso integral y su función individual. La rápida y continua sensación de logro aumenta la satisfacción de los empleados en el uso del nuevo sistema. Al mismo tiempo, ganan seguridad en los procesos, ya que pueden encontrar apoyo para decisiones importantes sin necesidad de una larga búsqueda o acceder a información de fondo sobre directrices, documentación y procesos.

Nuestro consejo como expertos: Utiliza la función de análisis del panel de la Solución de Adopción Digital para identificar las áreas problemáticas, ajustar el contenido preexistente y añadir el que falte.

Dado que la adopción digital es un proceso dinámico que va mucho más allá de un simple cambio técnico, podríamos seguir añadiendo consejos casi eternamente. Al final, se trata de crear una mentalidad digital en toda la empresa que, basada en experiencias positivas en el contexto laboral, perciba el cambio no como un problema sino como una oportunidad. Este es el quid de la cuestión, ya que para que SAP S/4HANA aproveche realmente el potencial de una empresa, no solo es necesario utilizarlo de forma eficiente, sino que también requiere una gran disposición al cambio. Esto hace que la adopción digital sea una ventaja competitiva que será cada vez más importante en el futuro y que, por tanto, no puede dejarse al azar.