Síguelo en vivo: cómo implementar un LMS a distancia

Puedes seguir el progreso de este proyecto tan inusual desde aquí, en nuestras actualizaciones en directo. Sigue leyendo para descubrir los retos que el equipo tuvo que afrontar y las oportunidades que surgieron en estas circunstancias tan especiales.

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El inicio del proyecto para la introducción del sistema de gestión del aprendizaje (LMS) de SAP SuccessFactors en Randstad estaba planificado para mediados de abril de 2020 y, por lo tanto, cayó en las primeras semanas del cierre relacionado con la crisis del coronavirus en Alemania. Sin embargo, en lugar de posponer el proyecto indefinidamente, Randstad decidió implementar el software de forma remota. Randstad tenía el objetivo de conseguir una solución de software operativa en pocos meses.

Las condiciones generales eran ideales. Como SuccessFactors es un software basado en la nube, no se necesitaban equipos locales. Además, todos los empleados y empleadas ya estaban equipados con un portátil, cámara y micrófono. Esto les permitía acceder al LMS desde casa sin problemas. Como resultado, se eliminaron los gastos de viaje y hotel, una buena manera de conservar los recursos financieros en tiempos de pandemia.

Sin embargo, como hasta ese momento nadie había implementado un sistema exclusivamente a distancia, surgieron preocupaciones iniciales tanto en Randstad como por parte del socio en la implementación:

• ¿Podrían cumplirse los plazos y que el LMS entrase en funcionamiento en la fecha prevista a pesar de las circunstancias?
• ¿Sería posible un trabajo en equipo apoyado en gran medida en las cualidades personales si solo se llevaba a cabo a través de reuniones en línea?

El proyecto SuccessFactors se puso en marcha a principios de mayo. Sin embargo, la típica reunión de inicio del proyecto no se organizó, como de costumbre, presencialmente, sino que tuvo lugar, tras los arreglos y preparativos iniciales, a través de Google Hangouts, con dos grupos diferentes de participantes:

En primer lugar, se reunieron todas las personas que participarían en el desarrollo del proyecto, desde el departamento de IT hasta la gestión del proyecto y desde la persona responsable de protección de datos hasta el personal especializado. En esta reunión se presentaron el plan y los hitos del proyecto y se presentó al socio en la implementación.

Los siguientes pasos se debatieron en el seno del equipo central, formado por especialistas, gestores del proyecto y el socio en la implementación. El equipo discutió sobre cómo responder a las preguntas sobre qué era lo prioritario, qué plazos había que planificar y qué personas estarían involucradas.

La implementación de hecho del proyecto LMS comenzó con la configuración básica del sistema de pruebas, al igual que en una implementación in situ. Sin embargo, pronto quedó claro que el concepto de implementación habitual en circunstancias "normales", tenía que adaptarse a las circunstancias excepcionales. Desde el principio, el equipo tuvo un desafío particularmente grande que abordar: cómo completar la implementación en un breve plazo y a tiempo, a pesar de las numerosas ausencias del personal causadas por la reducción de las horas de trabajo, el trabajo a tiempo parcial, los permisos por maternidad y el bloqueo a causa del coronavirus.

¿Te gustaría saber cómo el equipo del proyecto completó con éxito esta tarea? En agosto publicaremos un nuevo artículo, con información sobre el proceso de implementación y la comunicación dentro del proyecto.

El cierre por coronavirus, los proyectos a corto plazo, los empleos a tiempo parcial, licencias de maternidad – aprenda en esta actualización, cómo un proyecto clásico de implementación se adaptó a las condiciones inusuales de un proyecto remoto,    El objetivo: Los paquetes de trabajo deberían ser procesados rápidamente y la comunicación debía ser lo más edectiva posible para cumplir con los plazos de entrega.

Los proyectos de ejecución suelen empezar con un taller de un día de duración, en alguno de los emplazamientos del cliente.  Durante ese taller, los integrantes del proyecto se conocen personalmente, y se realiza una introducción al curso junto con la organización del proyecto.   Sin embargo, en los tiempos de coronavirus, tal evento habría sido negligente, por lo que el proyecto de implementación, se llevó a cabo virtualmente.

Para ello, se celebraron dos reuniones iniciales mediante Google Hangouts, la primera solo con el equipo principal y la segunda con todos los involucrados en el proyecto.  De ese modo, se grantizaba que los temas pudieran debatirse de manera específica para cada grupo de destino, y de ser necesario, en una mesa redonda.  Incluso, durante el arranque, el equipo fue muy optimista y asumió que podrían llevar a cabo el proyecto “normalmente”, sin embargo, esa esperanza se vió frustrada de inmediato debido a la actual pandemia, por lo que el procedimiento tuvo que ser adaptado a la situación.

Mientras que la configuración estándar del LMS SAP SuccesFactors la lleva a cabo únicamente el socio de implementación, los paquetes añadidos al paquete básico deben ser discutidos en detalle con las personas de contacto pertinentes tanto de TI como del departamento comercial del cliente.  Esto solo se puede conseguir mediante una coordinación estrecha que garantice las adaptaciones específicas de configuración requeridas por el cliente.   En el caso de Randstad, las principales cuestiones que se trataron fueron los informes específicos para el cliente, las notificaciones automáticas del sistema, el concepto de función y autorización, la protección de datos, la formación en el aula virtual y la integración de pruebas y exámenes.

En condiciones normales, se suelen celebrar talleres de uno o dos días sobre los diversos temas. Aquí, el cliente no sólo recibe los conocimientos teóricos necesarios, sino que también toma las decisiones iniciales relativas a la aplicación. Sin embargo, no habría sido conveniente trasladar estos talleres uno a uno a un formato virtual, ya que las reuniones a distancia requieren que los participantes estén mucho más concentrados. En este caso, los participantes tampoco pudieron tomarse un día de trabajo completo para estas reuniones debido a la reducción del tiempo de trabajo y a la licencia de maternidad. Por lo tanto, se

necesitaba un nuevo concepto.

Por consiguiente, el equipo del proyecto decidió aclarar los requisitos específicos del cliente no en una gran reunión, sino en sesiones individuales sobre temas concretos. Como resultado, las reuniones virtuales fueron significativamente más cortas (duración promedio de aproximadamente dos a tres horas), pero se realizaron con mayor frecuencia.

Cómo se veía esto en la práctica se ilustra con el ejemplo de "Quiz y exámenes". Se planificaron varias citas cortas con diferentes objetivos para este tema:

• En la primera sesión con la principal persona de contacto en Randstad, se registraron los requisitos y se examinaron las posibilidades del sistema. Entre otras cosas, se examinaron las diversas opciones de configuración del sistema en relación con las encuestas, se mostraron a modo de ejemplo las opciones del sistema para utilizar la función de "exámenes" y se analizaron los procesos objetivo/real del cliente.
•  Posteriormente, se celebraron varias consultas breves en las que se compararon en detalle los requisitos y las posibilidades y se llevó a cabo la labor inicial. Randstad decidió usar la opción de prueba y ya definió los ajustes de configuración para ser mapeados en el LMS. A fin de apoyar a la empresa en la creación de su concepto de auditoría y cumplir el plazo de aplicación en el sistema, también se organizó una reunión de coordinación con poca antelación, durante la cual el asociado de ejecución respondió a las preguntas abiertas.
• En una sesión final de formación de aproximadamente tres horas, los empleados del departamento de ejecución aprendieron a crear ellos mismos las auditorías en el futuro. Cabe destacar, que el asociado en la ejecución, Randstad, siempre estuvo disponible para responder a las preguntas durante la ejecución posterior.

Este procedimiento ha demostrado su eficacia en la práctica. Además de tener un efecto positivo en el estado de ánimo del equipo, contribuyó sobre todo a una buena coordinación, un alto grado de flexibilidad y, en última instancia, a una ejecución rápida y con ahorro de recursos del proyecto. Y la cooperación personal también se benefició. Debido a las citas regulares que rápidamente hicieron que los participantes se familiarizaran entre sí, y a pesar de la distancia física, se desarrolló un sentimiento de unión.

Además de las citas sobre temas específicos, una vez por semana se celebró una conferencia de media hora sobre el estado de la cuestión a través de Google Hangouts para examinar las citas anteriores y las actividades previstas y documentar los progresos del proyecto. A esta reunión periódica asistieron todos los miembros del proyecto, desde el director del proyecto hasta el departamento de negocios y de TI, pasando por el socio de implementación. Para asegurar que todos tuvieran acceso a todos los documentos en todo momento, se usó Google Drive como depósito de documentos en todo el proyecto. Esto permitió la ejecución de un proyecto específico y eficiente.