Aprendizaje en el trabajo: Cómo la curva de aprendizaje se eleva abruptamente

La capacitación, la formación continua, la gestión del cambio y el apoyo al rendimiento persiguen en general un objetivo: aumentar de manera sostenible el rendimiento de los empleados. Aunque las empresas dependen exclusivamente de la capacitación formal, los resultados son a menudo insatisfactorios. La situación es diferente con un enfoque de aprendizaje holístico: Si los métodos formales y las oportunidades de aprendizaje informal se construyen estratégicamente uno sobre otro, surge una curva de aprendizaje significativamente más pronunciada a favor de los empleados y de la empresa.

Si se examinan las situaciones en las que los empleados necesitan conocimientos basados en experiencia, información o apoyo concreto, rápidamente se hace evidente que un único método de impartir conocimientos dista mucho de ser suficiente. Bob Mosher y el Dr. Conrad Gottfredson han desarrollado un modelo que estructura las necesidades de los alumnos según las situaciones. Distinguen un total de cinco momentos de necesidad:

1. aprendemos algo por primera vez (Nuevo)
   Ejemplo: internalizar los fundamentos de un nuevo software
2. queremos expandir o profundizar nuestros conocimientos (Más)
   Ejemplo: Comprensión de procesos detallados o conocimientos de fondo
3. queremos aplicar o recordar algo que hemos aprendido (Aplicar)
   Ejemplo: Usar el nuevo software en el trabajo diario
4. queremos resolver un problema y no sabemos cómo actuar (Resolver)
   Ejemplo: El sistema se comporta de manera diferente a lo esperado
5. una situación conocida ha cambiado (Cambio)
   Ejemplo: Encontrar su camino alrededor de la aplicación después de una actualización de la versión

Para los dos primeros "Momentos de necesidad", que son principalmente sobre la adquisición de conocimientos, el aprendizaje formal es muy adecuado. Sin embargo, si el empleado quiere aplicar lo que ha aprendido en el proceso de trabajo, la formación en el aula o los cursos en línea no son muy efectivos. Incluso los cursos de formación clásicos raramente ayudan si el empleado se enfrenta a una situación que no es la que esperaba. Si quiere aplicar lo que acaba de aprender, resolver un problema o hacer un cambio (Aplicar, Resolver, Cambiar), necesita apoyo directamente en el lugar de trabajo - por ejemplo, en forma de apoyo al rendimiento.

Al mismo tiempo, hay buenas noticias: la forma en que se traza una curva de aprendizaje - definida como el desarrollo de las competencias de un alumno medido en el tiempo - depende de muchos factores. Mediante la repetición frecuente o la aplicación constante de lo aprendido, se puede aumentar considerablemente el éxito del aprendizaje. Y también los métodos de enseñanza y aprendizaje, los medios didácticos y los factores sociales influyen enormemente en el anclaje de los nuevos conocimientos en la memoria. Por lo tanto, una buena interrelación de los métodos formales e informales de aprendizaje, así como el momento adecuado de las medidas, constituyen la base de una curva de aprendizaje inclinada.

Sin embargo, muchas empresas siguen dependiendo principalmente de los métodos de aprendizaje formal, como la formación en el aula o los cursos en línea. Aunque estos cursos imparten amplios conocimientos sobre procesos y funciones, la curva de aprendizaje de los empleados aumenta rápidamente. Pero si, por ejemplo, se introduce un nuevo programa informático semanas después de la medida de formación correspondiente, lo que se ha aprendido, por supuesto, se olvida hace tiempo, porque ¿quién tiene tiempo para la repetición regular? En tales casos, los empleados difícilmente pueden trabajar con la nueva herramienta sin apoyo externo a pesar de la formación, tienen que llamar a colegas experimentados o contactar con el servicio de asistencia técnica, y la frustración aumenta.

El apoyo al rendimiento se ha desarrollado para remediar esta situación y proporcionar a los empleados una curva de experiencia positiva. Esta es una de las oportunidades del aprendizaje informal. Si un empleado quiere aplicar los conocimientos recién adquiridos, resolver un problema o hacer un cambio (Aplicar, Resolver, Cambiar), se le proporciona exactamente la información o las instrucciones que necesita en el "momento de necesidad", ya sea dentro de una aplicación informática o al realizar tareas no informáticas, por ejemplo, trabajos de reparación. Esto cierra la brecha entre el pobre rendimiento de la memoria y la repetición constante, promoviendo así una curva de aprendizaje positiva.

Por consiguiente, un enfoque holístico que combine las oportunidades de aprendizaje formal e informal es la mejor manera de contrarrestar el olvido en la formación profesional continua. Si se aplica la curva de olvido de Ebbinghaus al ejemplo de un proyecto informático, surge la siguiente imagen:

Si la formación de los empleados se lleva a cabo semanas antes de la puesta en marcha y no se toman más medidas para anclar lo aprendido en el cerebro, los empleados difícilmente recordarán los pasos del proceso individual en el momento de la introducción del software. El tiempo y los recursos invertidos en el proceso de aprendizaje formal son prácticamente inútiles. Sólo en la fase de arranque aumenta lentamente la competencia de los empleados para actuar, porque en su trabajo diario, mediante el ensayo y el error y mediante la experiencia práctica, adquieren gradualmente los conocimientos necesarios y los procesos se establecen firmemente en su memoria: el clásico aprendizaje "en el trabajo".

En un enfoque que combina la formación y el apoyo al desempeño, los empleados se centran inicialmente en los temas conceptuales y los procesos básicos antes de pasar a la vida con el aprendizaje. Se preocupan mucho menos por las acciones concretas (por ejemplo, la cuestión de cómo se lleva a cabo una transacción determinada). Aunque la primera curva de aprendizaje es mucho más plana como resultado, este enfoque ofrece grandes ventajas:

• Como las sesiones formativas se reducen solo a lo esencial, son más cortas y pueden llevarse a cabo más cerca de la puesta en marcha. Si el aprendizaje formal se complementa con ofertas de autoaprendizaje, videoclips motivadores y con información adicional, la curva de olvido se puede aplanar aún más. Como resultado del cambio en el eje del tiempo, la capacidad de actuar en el momento de la puesta en marcha es mayor que con el enfoque clásico, a pesar de la preparación menos intensiva.
• Además, la curva de aprendizaje de los empleados con la puesta en marcha es mucho más fuerte y rápida. La razón de ello es que los empleados han desarrollado una comprensión básica del nuevo programa informático durante las sesiones de formación preparatoria y ahora reciben ayuda adaptada a sus tareas laborales específicas a través del Apoyo al Rendimiento. El apoyo al rendimiento ayuda a los usuarios inmediatamente cuando lo necesitan y contribuye a la rápida finalización de su trabajo. En comparación con el enfoque convencional, la reducida capacidad de actuar antes de la puesta en marcha se ha pagado por sí misma en muy poco tiempo.

Por último, si comparamos la curva de aprendizaje de los empleados después de la puesta en marcha del aprendizaje tradicional "en el trabajo" con la del enfoque integrado de apoyo al desempeño, queda claro lo importante que es una combinación de aprendizaje estratégico. Incluso en un período de tiempo más largo, no se puede lograr un alto rendimiento utilizando únicamente los métodos clásicos.

Un enfoque holístico que combine el aprendizaje formal con el apoyo al rendimiento requiere una tecnología apropiada. Una solución eficaz de apoyo al rendimiento ayuda a la empresa desde el inicio en la creación de su material de elearning, y si es necesario también produce el contenido en formatos que pueden utilizarse posteriormente para el apoyo al rendimiento, por ejemplo, como una lista de pasos. Una buena solución de software también ofrece la posibilidad de integrar información adicional como resúmenes de procesos o reglamentos específicos de la industria. En el mejor de los casos, la solución cubre los cinco momentos de necesidad, por lo que los empleados sólo tienen que familiarizarse con una tecnología. De esta manera, una empresa crea las mejores condiciones para minimizar el efecto de la curva de olvido de Ebbinghaus y para aumentar considerablemente la curva de experiencia y el rendimiento de sus empleados.