Moviéndose a la Nube del Conocimiento

En la publicidad, el seguro y la asociación van juntos como el verano y el sol. Pero en realidad, esto ya no es así. Gracias a numerosos portales de comparación, la competencia se decide hoy en día cada vez más por el precio, incluso para los productos de seguros y bancarios. Al mismo tiempo, Fintechs está a la caza de la cuota de mercado con nuevas ofertas y servicios digitales. Nadie puede predecir con certeza cómo se desarrollará la industria en los próximos años, ni siquiera Baloise. Pero para el grupo asegurador suizo, está claro que tendrá que ser mucho más ágil en el futuro para poder anticiparse a los cambios dinámicos.  
 
Por lo tanto, el Grupo ha estado tratando de desarrollar un entorno de trabajo plenamente integrado desde principios de 2016. "Con el Lugar de Trabajo Digital, queremos promover la cooperación y la orientación al cliente", dice Patrick Friedrich, Gerente de Cambio y Capacitación Digital. "Y sólo podemos lograrlo si permitimos a nuestros empleados participar en este emocionante pero también desafiante viaje." 

De hecho, Baloise se ha fijado unos objetivos ambiciosos. A principios de 2020 a más tardar, se creará una plataforma de comunicación y colaboración basada en la nube con un solo inicio de sesión, que permitirá a los empleados ponerse en contacto entre sí, compartir contenidos y trabajar juntos en proyectos fácilmente a través de conferencias de audio, vídeo o web en todos los lugares.  
 
Comparado con la situación actual, esto es un salto cuántico. Hasta ahora no ha habido un sistema uniforme de almacenamiento de documentos, y los usuarios tienen que registrarse individualmente para cada una de las siete o más aplicaciones que se utilizan diariamente. "La utilidad ya no está actualizada, la organización de los datos está muy fragmentada y el esfuerzo administrativo es demasiado alto", explica Patrick Friedrich. Además, Baloise sigue utilizando Windows 7, y Microsoft dejará de prestarle apoyo en un futuro próximo.

Originalmente, Baloise quiso introducir el Lugar de Trabajo Digital con un big bang. Sin embargo, el riesgo de una caída a corto plazo en el rendimiento debido a la enorme carga de trabajo de los empleados hablaba en contra, según Patrick Friedrich. En cambio, el despliegue se está llevando a cabo en tres fases, dos de las cuales ya han sido completadas en gran medida. Todos los empleados de las fases uno y dos ya han recibido nuevos portátiles con pantalla táctil y entrada de lápiz, así como el QuickAccess preinstalado de tt performance suite. También serán entrenados en el uso del nuevo software, ya que Baloise está cambiando a Windows 10 e intercambiando Lotus Notes por Outlook. Los empleados también deben familiarizarse con las nuevas funcionalidades de MS Office 365, como SharePoint, Skype para empresas, Yammer o One Drive. Como parte de un concepto de aprendizaje mixto, Baloise proporciona a los empleados varios formatos de aprendizaje push para este propósito, que se construyen y complementan mutuamente. Entre ellas se encuentran las citas individuales para entregar los cuadernos, incluida una introducción a QuickAccess, que inicialmente proporciona soporte de rendimiento para Windows 10 y Office 2016. Otros formatos push incluyen seminarios por Internet, formación en el aula y horas de consulta en una pequeña sala de exposición que los empleados pueden visitar espontáneamente para obtener apoyo de un colega sobre preguntas técnicas.

Además de los formatos push, los usuarios pueden acceder a varios formatos pull en cualquier momento, según sea necesario, incluyendo instrucciones multilingües paso a paso, las principales noticias sobre temas de ayuda actuales a través de QuickAccess o un Centro de Ayuda Digital en el Lugar de Trabajo con instrucciones y tutoriales en vídeo. "Los formatos de atracción están diseñados principalmente para ayudar a las personas a ayudarse a sí mismas y para preparar nuestras sesiones de formación, que hacemos que lleven a cabo instructores externos", dice Patrick Friedrich.

Patrick Friedrich sabe, sin embargo, que la formación y la educación por sí solas no son suficientes para un cambio tan amplio. "Todavía hay departamentos y áreas con procesos individuales que aún no han adoptado la formación estándar". Por eso Baloise ha creado una red de cambio para los empleados afectados, que reúne a las personas a través de los niveles jerárquicos y las apoya en el aprendizaje de los nuevos métodos de trabajo digital.  

Para asegurar que la red pueda contribuir realmente a provocar el cambio en la organización, los participantes asumen varios roles con tareas claramente definidas. Por ejemplo, los patrocinadores de nivel C proporcionan recursos y legitiman el proceso de cambio. Al mismo tiempo, proporcionan motivación al dar aprecio y reconocimiento a las personas que participan en la red.  

Los embajadores de los mandos intermedios asumen el papel de usuarios primerizos, aportan sus conocimientos a los requisitos del negocio y nombran a los llamados campeones. Se trata de empleados de los departamentos de informática y de negocios que aprenden las nuevas tecnologías y métodos de trabajo para transmitir sus conocimientos a los usuarios. "Los campeones juegan un papel decisivo en el éxito de todo el proyecto", dice Patrick Friedrich. "Después de todo, depende de ellos inspirar a sus colegas y reducir los miedos acercándose activamente a la gente, compartiendo sus conocimientos y proporcionando feedback".

En los próximos meses, Patrick Friedrich y su equipo se centrarán en la adaptación de los modelos organizativos y los procesos de negocio mientras se preparan para el cambio a la nube. Esto también pondrá de relieve la cuestión del uso de los nuevos instrumentos en los procesos cruzados. "Aquí nos centramos en los casos de negocio y luego nos ocupamos de las cuestiones sobre cómo encontrar información o cómo estructurar una reunión eficiente. “La Naranja”, el acceso de los usuarios a tt Performance Suite, tiene el papel de apoyar a los empleados en todos los procesos en el “momento de necesidad”.  

Pero incluso, el viaje al Lugar de Trabajo Digital está lejos de terminar. "Después de todo, las nuevas herramientas de comunicación y colaboración están desafiando nuestra cultura corporativa porque no funciona con el mando y control tradicional. Esto requiere una nueva mentalidad, y muchos gerentes tienen que someterse a una nueva formación masiva. Sólo cuando esto se haga, podremos tener un impacto real en el proyecto. 

Hechos y cifras

• 7.200 empleados, siete sedes, cinco idiomas corporativos
• Proyecto piloto exitoso, despliegue completo a principios de 2020
• Desarrollo de una plataforma de comunicación y colaboración basada en la nube
• Intercambio de dispositivos finales, sistema operativo y aplicaciones de negocios
• Concepto de aprendizaje combinado y red de cambio que lo acompaña
• QuickAccess ("La Naranja") para el soporte al rendimiento de los procesos cruzados