Crear un lugar de trabajo digital con MS Office 365: Cómo la nueva suite de Office promueve el trabajo en colaboración

Crear un lugar de trabajo digital con Microsoft 365

La colaboración y la cooperación virtual forman parte de la vida laboral cotidiana en este mundo interconectado. Sin embargo, el cuadro que vemos sobre las herramientas de muchas empresas todavía se parece a uno de esos edredones confeccionados con retales. Cambiar a MS Office 365 puede ayudar a remediarlo.

Las empresas tienen actividad por todo el mundo. Su personal trabaja en diferentes lugares, o viaja de un cliente a otro. Esa es la realidad laboral diaria de muchos empleados, incluidos mis colegas y yo. Como resultado, las formas virtuales de cooperación se han convertido desde hace tiempo en parte de nuestras vidas laborales. Hasta ahora, sin embargo, no había nada que llamase la atención en estas soluciones.

Enviábamos documentos por correo electrónico, llamábamos a compañeros de trabajo usando Skype Empresarial y enviábamos mensajes cortos a través de Yammer. Cuando estaba en la oficina, guardaba mis archivos en el servidor para que estuviera ahí la versión más actualizada, al menos temporalmente. Pero ¡ay del compañero de trabajo que accidentalmente guardase algo sobre la nueva versión...!

Con Office 365, Microsoft finalmente ha sacado al mercado una alternativa a este mosaico de aplicaciones. Lo que tiene de especial es que, más que cualquiera de las actualizaciones anteriores, la nueva suite de Office se centra en la colaboración de los empleados y combina funciones que antes sólo podían lograrse mediante una suma de diferentes herramientas. Esto nos acerca mucho al puesto de trabajo digital y además con poco esfuerzo.

Microsoft Teams como punto central de contacto

MS Teams es la respuesta de Microsoft a la pregunta de cómo el personal puede trabajar en conjunto de manera actual. Esta aplicación se ha convertido en el corazón de la colaboración en nuestra empresa, tanto dentro como a través de los departamentos y divisiones.

MS Teams me permite crear proyectos y programar citas, asignar tareas a los miembros del personal y trabajar con ellos juntos en archivos, reenviar enlaces, organizar reuniones, realizar videoconferencias o charlar rápidamente con otro miembro del equipo. Aunque ninguna de estas aplicaciones es revolucionaria por sí misma, ahora están todas reunidas en un solo programa con un funcionamiento intuitivo. Para nosotros, esa es la ventaja clave.

 Además, hemos conectado MS Teams con OneDrive y Outlook en toda la organización. Esto hace que el trabajo diario sea mucho más fácil. Siendo sinceros, no creemos que nadie se acuerde ya de las versiones antiguas de comunicación o las bandejas de entrada desordenadas.

Para una mayor estructura y una mayor productividad

En gran medida, MS Office 365 ha reemplazado las herramientas que habíamos utilizado durante años, y ahora que nos hemos acostumbrado a la nueva forma de trabajar, descubrimos que ha aumentado nuestra productividad de manera significativa.

También entendemos que este tipo de cambio no puede ocurrir sin más. Por ejemplo, organizamos un taller interno antes del cambio donde aclaramos las cuestiones estructurales clave: ¿qué herramientas usamos ahora, y para qué?, ¿cómo pretendemos organizar el almacenamiento de archivos en el futuro?, ¿cómo nos organizamos como equipo? Etc.

Además, el equipo gestor proporcionó a todos los miembros del personal las directrices en las cuales se esbozaban ejemplos de cómo se utilizarían los medios de comunicación en el futuro. Por ejemplo, seguimos utilizando Outlook para la comunicación individual con los clientes. Mientras que internamente ahora nos comunicamos exclusivamente a través de Teams, a menos que el compañero en cuestión esté sentado en la oficina de al lado, en cuyo caso me llevo mi taza de café y me siento con él para una charla rápida.

Lo haríamos de nuevo

Varios estudios respaldan la opinión favorable que tenemos sobre la colaboración digital. Por ejemplo Statista estima que la cantidad de correos electrónicos en Alemania se multiplicó por veinte entre 2000 y 2018. Es bueno, por tanto, que ya no sigamos ligados a ello con nuestras comunicaciones internas y que en su lugar usemos aplicaciones de chat, al igual que el 61% de las PYMES y el 70% de las grandes empresas alemanas (ver Spiceworks). Entonces, ¿cuándo harás el cambio?