Implementación del lugar de trabajo digital

Fieles al lema "No me gusta lo que no entiendo", algunos empleados reaccionan inicialmente con cautela cuando se introducen nuevas herramientas. Si sólo hay cambios menores en las rutinas existentes, por ejemplo, debido a nuevas funciones en Excel o Outlook, la disposición a familiarizarse con el nuevo instrumento mediante instrucciones o breves sesiones de formación en la web sigue siendo relativamente alta.

La situación es diferente cuando se introducen soluciones de software completamente nuevas. Microsoft Planner, Teams, OneNote o SharePoint están diseñadas para transformar el lugar de trabajo convencional en un lugar de trabajo digital. Al hacerlo, también se están cambiando algunos procesos de trabajo familiares: el equipo se convierte en una comunidad, entra en una red global, se pone en contacto con otros a través de diversas herramientas y trabaja en el mismo documento al mismo tiempo, aunque los miembros del equipo no estén en el mismo lugar.

Para que el cambio tenga éxito es importante decidir para toda la organización cómo trabajar juntos en el futuro y crear las estructuras adecuadas para ello.

En un taller de investigación, los empleados desarrollan una idea común de los futuros métodos de trabajo. Definen una estrategia relacionada con el proyecto o el equipo y deciden qué herramientas se utilizarán a partir de ahora. Para ello, es aconsejable observar de cerca los procesos, por ejemplo, analizando una jornada completa de trabajo de un equipo. Al hacerlo, es preciso aclarar, entre otras, las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los escenarios típicos?
• ¿Quién está involucrado en qué escenario y de qué manera?
• ¿Cuál es la forma actual de trabajar?
• ¿Qué herramientas usamos actualmente y para qué?
• ¿Cómo nos comunicamos?
• ¿Dónde vemos el potencial para una mejor colaboración?
• ¿Cómo podemos usar qué lugares de almacenamiento para nuestro trabajo en equipo para evitar las variantes y el esfuerzo adicional?
• ¿Cómo podemos familiarizarnos rápidamente con las nuevas herramientas?
• ¿Qué herramienta utilizamos para planificar y gestionar las tareas?
• ¿Cómo nos organizamos como equipo?

Es recomendable una gestión profesional del cambio, que acompañe todo el proceso de transformación, comenzando por la capacitación de los administradores. 

Esto asegura que la comunicación a todos los niveles funcione sin problemas y que las nuevas expectativas se comuniquen también a los empleados. Si los directivos dan un buen ejemplo, compartiendo documentos con sus empleados a través de One Drive, Teams, Planner o SharePoint, por ejemplo, en lugar de enviarlos por correo electrónico, el lugar de trabajo digital será una realidad.

Para asegurar que los empleados tengan una actitud positiva sobre el cambio y acepten las herramientas de Office 365, el aprendizaje debe realizarse en dos pasos:

1. El primer paso es la adquisición de conocimientos informáticos. Los empleados conocen las nuevas herramientas y se familiarizan con las nuevas funciones.
2. Sobre esta base, se rediseñan la colaboración y la comunicación. El segundo paso incluye llegar a acuerdos sobre el uso conjunto de las aplicaciones.

Los conocimientos necesarios sobre los nuevos instrumentos de colaboración de Office se transmiten, por ejemplo, mediante webinarios, formación en aula virtual, talleres presenciales o jornadas de colaboración. Un aspecto que se ha demostrado eficaz es la formación de "embajadores" de Office 365, los cuales pueden compartir su conocimiento y experiencia con el resto.

Sin embargo, siempre se aplica lo siguiente: cada empresa, cada usuario es diferente. Por lo tanto, no existe una solución modelo única para rediseñar con éxito los procesos de trabajo. Pero aquellos que confían en una estrategia holística, un buen concepto de aprendizaje y en una sólida gestión del cambio, crean las mejores condiciones para transformar el lugar de trabajo en un Lugar de Trabajo Digital.