Digitalización - la nueva normalidad

Hace unos 66 millones de años, los dinosaurios gobernaban todas las zonas ecológicas de la Tierra. Y sí, también existían los primeros mamíferos - animales pequeños, no más grandes que una rata, que se convertirían en los ancestros de los caballos de hoy. Entonces, alrededor de la época del impacto del meteorito Chicxulub en nuestro planeta, la mayoría de las especies se extinguieron. Casi ningún animal/ser vivo que pesara más de 25 kilogramos sobrevivió.

Los pequeños mamíferos, sin embargo, salieron mejor parados. Tenían pieles que los protegían en los cambios de temperatura. La placenta permitió a la siguiente generación crecer en la seguridad del cuerpo de su madre. Y finalmente, no estaban demasiado especializados en términos de nutrición. Incluso hoy en día, los mamíferos siguen dominando el mundo y han desarrollado una increíble variedad de especies, desde la ballena azul hasta el murciélago abejorro, y por supuesto nosotros, la raza humana.

Así que parece que el tamaño no tiene por qué ser necesariamente una ventaja competitiva. La fuerza pura puede disminuir bajo el impacto de una crisis, mientras que la innovación y la flexibilidad conducen al éxito. Si esta es la lección que hay que aprender, ¿qué conclusiones sacamos de la crisis de Coronavirus para nuestro trabajo diario?

Ya estamos viviendo los efectos de la crisis de Coronavirus: mucha gente trabaja desde casa, apenas hay reuniones personales, las conferencias sólo se celebran virtualmente, y los viajes se han cancelado hasta nuevo aviso. ¿Pero cómo podemos hacer que los resultados de esta crisis sean sostenibles? ¿Y cómo podemos asegurarnos de que también nos enfrentamos a la próxima crisis que ya está al acecho en nuestra puerta -el cambio climático- con un futuro prometedor?

Veamos algunos hechos sobre cómo trabajábamos antes de la crisis:

• La gente se apiñó en oficinas abiertas y se le asignaron mini estaciones de trabajo. Al mismo tiempo, un promedio del 37% de todo el espacio de oficinas en todo el mundo estaba vacante todos los días laborables.
• Manteníamos enormes y prestigiosas salas de reuniones que necesitaban ser calentadas y limpiadas. Sin embargo, rara vez se usaban más del 50 por ciento del tiempo, lo que significa que estaban vacías el 85 por ciento del tiempo.
• Celebramos importantes reuniones en nuestras sedes de Londres, Nueva York y Singapur; el gasto en viajes de negocios creció dos o tres veces más rápido que el PIB.
• El tiempo medio de desplazamiento en los Estados Unidos era de 79 minutos por día (en Alemania era de 60 minutos, en Israel de 97 minutos).
• En grandes reuniones, una persona se paró frente a docenas o incluso cientos de personas.
• Reunimos a empleados de todo el mundo para entrenarlos en un nuevo software. Al hacerlo, hemos sabido desde la primera publicación de Ebbinghaus en 1885 que el 66 por ciento de todo el contenido del aprendizaje formal se olvida después de un solo día.
• Las empresas confiaron a consultores externos el diseño y la documentación de los procesos, mientras que sus propios especialistas cayeron en la pasividad.
• Otras empresas delegaron el diseño de los procesos a operaciones de servicios compartidos en países con salarios bajos. Pero la gente de allí no tenía ningún vínculo emocional con la empresa, sus empleados o clientes.

Frente a estas prácticas, me viene a la mente la analogía de las muertes de dinosaurios: son grandes, pero inútiles en este momento de crisis. Pero afortunadamente (para nosotros) los "mamíferos" ya existen. Pueden parecer pequeños e insignificantes y no muy numerosos, pero tienen el potencial de determinar el futuro del trabajo:

• Las ventajas de la oficina en casa son obvias: una hora menos de viaje cada día, menores costes de oficina, menos contaminación, etc. Sin embargo, sólo alrededor del ocho por ciento de todas las horas posibles se trabajan actualmente en casa. Aunque alrededor del 75 por ciento de los oficinistas alemanes podrían trabajar a distancia, sólo el 50 por ciento de los empleadores disponen actualmente de la tecnología necesaria para hacerlo y sólo el 26 por ciento tiene políticas que permiten esta práctica.
• Por necesidad, cada vez se celebran más reuniones de forma virtual. El problema: la calidad varía, y tratamos de llevar a cabo las reuniones digitales como las reuniones tradicionales.
• La formación en el aula virtual está sustituyendo cada vez más a la formación in situ. Sin embargo, en lugar de explotar plenamente su potencial y lograr el mayor efecto de aprendizaje posible, las empresas suelen centrarse en la reducción de costos.
• El conocimiento se pone a disposición de los empleados en los wikis de las empresas, los portales de intranet y los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS). Sin embargo, lamentablemente, la utilización de esos sistemas suele ser engorrosa y la administración del contenido está mal regulada. Por lo tanto, no es de extrañar que exista una creciente convicción entre los empleados de que la tecnología no los apoya lo suficiente.

Pero no todo son malas noticias. Cada vez más empresas -en parte debido a la crisis- utilizan tecnologías que realmente apoyan la colaboración y la independencia de los empleados. Y estoy convencido de que estas experiencias positivas darán forma al trabajo del futuro.

Como líderes de pensamiento y evangelizadores del cambio, recomendamos tomar decisiones hoy que tengan en cuenta las prácticas de mañana.

• Las ventajas del Ministerio del Interior son innegables. Los empleados ahorran un tiempo valioso (más productividad) y su empresa puede reducir significativamente los costos de los bienes raíces. ¿Suena sencillo? En realidad, hay algunas reservas sobre esta decisión.
• Para apoyar todos los aspectos del trabajo en equipos distribuidos y para convertir a los empleados en trabajadores remotos capaces, la tecnología de la comunicación se vuelve esencial.
• El acceso al conocimiento debe integrarse directamente en el contexto laboral del empleado, ya que el colega experimentado ya no está sentado a sólo dos escritorios de distancia. Aquí es donde entra el concepto de "5 momentos de necesidad" y, como solución tecnológica, la suite de rendimiento tt, que proporciona tanto contenido de TI como no TI de una sola fuente.
• Los expertos en la materia deben aprender a preparar, cultivar y compartir sus conocimientos, preferiblemente en tiempo real. El requisito previo para ello es que, por ejemplo, el proceso de gestión de oportunidades en las ventas, la tramitación de pedidos en la contabilidad o las actividades de desarrollo en la ingeniería se lleven a cabo en pleno cumplimiento y se gestionen profesionalmente.
• Los gerentes deben aprender a dirigir y coordinar los equipos distribuidos. Después de todo, ¿cómo puedes saber si alguien que no habla en una sesión web sigue atento, ya está dormitando o está editando sus correos electrónicos?
• Por medio de formatos virtuales "suaves", debemos permitir la creatividad y el compromiso emocional. Conozco a muchos managers que consideran "Lego Serious Play" o "Working Out Loud" una pérdida de tiempo. Sin embargo, las investigaciones confirman la importancia de estos formatos, especialmente para las áreas de trabajo que no serán reemplazadas por la inteligencia artificial en un futuro previsible.
• El aprendizaje está adquiriendo una enorme importancia en una economía ágil. Porque mientras que la transferencia de experiencia se está haciendo más difícil, los conocimientos requeridos están cambiando cada vez más rápido. Por lo tanto, un buen enfoque de aprendizaje combinado combina el aprendizaje digital con la formación en el aula virtual (incluyendo ejercicios prácticos) y pone ambas opciones a disposición a través de un LMS. Lo ideal es que estas ofertas se complementen con el apoyo al rendimiento, que lleva el contenido digital (instrucciones paso a paso, documentación, simulaciones, etc.) directamente al contexto laboral de los empleados. Porque al final son los empleados los que deciden qué ayuda necesitan para realizar su trabajo correctamente.
• El autoservicio de los empleados se convertirá en el nuevo paradigma para el aprendizaje y el acceso al conocimiento, porque la formación presencial en el sentido tradicional habrá quedado obsoleta. Cuando la gente se reúna en el futuro, será para desarrollar ideas, para la coordinación y la creación de equipos.

Aunque estos preceptos pueden sonar pesados y tal vez un poco teóricos, hay ejemplos que prueban que el concepto en su conjunto funciona:

• Continental: Uno de los principales proveedores de empresas de automoción con 230.000 en 554 lugares de 61 países, siete "idiomas corporativos" y un número cada vez mayor de aplicaciones informáticas internacionales que cambian de "ágiles". ¿Cómo se puede explotar todo el potencial de las aplicaciones informáticas y al mismo tiempo aliviar el servicio de asistencia?
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• Schwarz Group: El Grupo Schwarz, uno de los mayores minoristas del mundo con más de 440.000 empleados, ha creado una plataforma tecnológica que permite a la empresa conquistar los mercados internacionales. El alto nivel de competencia de sus empleados juega un papel central en esto, lo que distingue a la compañía significativamente de sus competidores.
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• REWE: El conocido minorista de alimentos con 220.000 empleados no sólo ha digitalizado los lugares de trabajo de los oficinistas. También ha hecho que el conocimiento sobre los procesos y productos sea virtualmente accesible a los empleados de la tienda, ganando el Premio a la Excelencia en RRHH.
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• Wacker: La empresa química, con 17.000 empleados, ha equipado a su equipo de ventas con un configurador de productos inteligente. Sabe "todo lo que necesitas saber" y aporta el más alto nivel de experiencia al punto - justo en el momento de la aplicación. (enlace)

Si su negocio no es compartir el destino de los dinosaurios, sino prosperar en el nuevo mundo digitalizado y respetuoso con el medio ambiente, debe actuar con rapidez y decisión. Los fundamentos técnicos y organizativos para esto ya están en marcha. Pero para que funcionen en su modelo de negocio, necesita desarrollar e implementar una agenda clara. El Coronavirus... quizás la oportunidad perfecta para afilar tu hacha.