Entorno digital de trabajo: qué debes saber

Empecemos con la incuestionable certeza de que estar en el trabajo no significa necesariamente ser productivo. Según Gartner Research, los empleados dedican el 61% de su tiempo a gestionar su carga de trabajo y apenas un 39% a realizar acciones específicas y eficaces.

¿Cómo es un día de trabajo normal para la mayoría de la gente? ¿No os parece que todo el mundo pasa demasiado tiempo buscando documentos o información? Esto no suele deberse a una falta de organización, si no a la complicada arquitectura del entorno de software con el que trabajamos y que nos obliga a dominar toda una serie de soluciones aisladas -como una intranet, tecnologías de gestión de contenidos empresariales y diversas herramientas de colaboración- y a recopilar minuciosamente información de todas estas fuentes. De hecho, un estudio ha demostrado que pasamos en torno a dos horas al día buscando información.

Una digitalización inadecuada en el lugar de trabajo tiene un impacto negativo en el compromiso y la motivación de los empleados. Y no estamos hablando de casos puntuales: prácticamente todo el personal se enfrentan a soluciones aisladas. Las inevitables interfaces entre aplicaciones hacen que los flujos de trabajo y los procesos se paralicen, afectando a la productividad de los empleados.

La COVID-19 ha agravado esta situación. Al haber muchas personas que trabajan desde casa, los canales de comunicación de muchas empresas se han roto. Aquí y allá se han abierto grietas, bien porque el personal que trabaja a distancia ya no puede acceder a todos los documentos e información que necesita para hacer su trabajo, o porque el personal se encuentra con problemas técnicos cuando colabora con compañeros, socios o clientes a distancia. Este tipo de situaciones son las que marcan el inicio de la carrera para determinar qué hardware y software se necesitan para ser plenamente operativo.

La era del "entorno de digital de trabajo" ha llegado. No hay CIO o especialista en TI que, al hablar de este concepto, no evoque inevitablemente imágenes de tecnologías e innovaciones de vanguardia como la inteligencia artificial, los chatbots, los dispositivos móviles, la realidad virtual, las herramientas de mensajería instantánea y las soluciones basadas en la nube. El Digital workplace está dando forma al mundo laboral actual y, en cierto modo, representa una nueva y moderna forma de trabajar que tiene en cuenta diferentes aspectos, como el espacio, el entorno, las tecnologías y las herramientas.

El término fue acuñado por los especialistas en TI Charles Grantham y Larry Nichols en 1993, cuando publicaron su libro "The Digital Workplace: Designing Groupware Platforms". Sin embargo, si se busca este concepto en la red, se hace evidente que no existe una definición única. Algunos lo describen como una solución de software, una plataforma central de trabajo digital que proporciona a los usuarios toda la información clave, los programas o las funciones relevantes para su actividad. Otros lo ven como el lugar de trabajo de la próxima generación, aunque "lugar" es quizá un término poco apropiado, ya que alude a la idea de trabajar en un espacio fijo. El Digital Worplace se sitúa en cualquier lugar en el que uno sea productivo, ya sea en la oficina, en casa o en cualquier parte del mundo, siempre que dicho "lugar" tenga conexión a Internet.

Los entornos digitales de trabajo están definidos por una determinada dinámica. Gartner incluso lo califica como una característica clave, describiendo el entorno digital de trabajo como el resultado de los esfuerzos continuos por crear un medio informático fácil de usar que mejore el compromiso y la agilidad de los empleados. Según los especialistas de Gartner, también es un estado ideal al que merece la pena aspirar. 

En otras palabras, es imposible dar una definición estándar. Sin embargo, si se examinan los distintos enfoques, puede apreciarse un punto en común: todas las definiciones están orientadas a un mismo objetivo que consiste en proporcionar a los usuarios un entorno de trabajo eficaz -ya sea a nivel estratégico o conceptual o en términos de tecnología- para que puedan completar sus tareas con éxito.

Por lo tanto, el entorno digital de trabajo debe contemplarse como un todo, como una nueva y moderna concepción de nuestro trabajo, del espacio y del entorno laboral.

Hoy en días, los especialistas fomentan cada vez más este tipo de enfoque holístico. Pero ¿Qué supone esto en el mundo real? Con la creciente popularidad del trabajo en remoto, las empresas se ven obligadas a tomar medidas. Tienen que proporcionar a sus empleados hardware, software y una conexión segura. Sin embargo, en un estado de urgencia como el que se produjo al inicio de la pandemia en 2020, existe el riesgo de que las empresas actúen precipitadamente y establezcan soluciones digitales que en realidad van en contra del concepto de entorno digital de trabajo, incorporando una solución de colaboración por aquí y otra nueva herramienta por allá. Sin embargo, ninguna empresa puede adaptarse de la noche a la mañana. De hecho, la adopción de este tipo de enfoque fortuito da lugar a un batiburrillo digital con el que los empleados pueden trabajar, aunque no sin experimentar un descenso en la productividad; eso sin olvididar los riesgos de seguridad asociados, en particular los relativos a los sistemas de TI en la sombra.

El puesto de trabajo digital es otra historia. Especialmente en esta fase actual de transformación digital en que nos encontramos, se trata de un concepto indispensable que acelera los procesos y, en consecuencia, impulsa la productividad. Sus ventajas:

• Hace más eficientes los procesos empresariales, la atención al cliente y la colaboración.
• Promueve la innovación, acorta el tiempo de comercialización de nuevos productos y servicios y facilita la incorporación de nuevo personal.
• Garantiza un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal, motiva a los empleados y hace que estén más comprometidos con la empresa. 
• Reduce los riesgos de seguridad.

Los siguientes casos prácticos demuestran cómo la inversión en transformación digital y colaboración virtual tiene un impacto positivo y sus beneficios son cuantificables:

Ejemplo de colaboración

De media, los empleados asisten a 62 reuniones al mes. Eso supone 30 horas a la semana, de las cuales entre el 30 y el 50 por ciento son consideradas una pérdida de tiempo según los participantes en un estudio de investigación. Los entornos digitales de trabajo ayudan a evitar las reuniones improductivas al suprimir la necesidad de mantener reuniones rutinarias en las que los empleados se limiten a comparar sus listas de tareas. ¿El resultado? Una rebaja anual de unos 9.000 dólares por empleado. Un ahorro similar al que se consigue cuando el entorno digital de trabajo ayuda a prescindir de la ardua tarea de mantener la bandeja de entrada a raya. 

Ejemplo de incorporación

Cuanto más rápido aprendan las nuevas incorporaciones, antes se beneficiará la empresa de ese par de manos extra y será menos probable que los nuevos empleados abandonen la empresa antes de tiempo. Una investigación realizada porGlassdoor, , una web que permite a actuales y antiguos empleados dejar reseñas anónimas sobre las empresas, reveló que las organizaciones con un proceso de incorporación digital tienen más de un 80% de probabilidades a largo plazo de retener al personal que las organizaciones con un proceso tradicional de incorporación. 

Ejemplo de compromiso de los empleados

Según el instituto de investigación de opinión estadounidense Gallup, los empleados motivados establecen una mejor relación con sus clientes, demuestran una mayor productividad y son, en conjunto, un 21% más eficaces que sus homólogos menos motivados. Lo que demuestra que el entorno de trabajo digital brinda una fórmula ganadora. Al fin y al cabo, a medida que aumenta la calidad de la tecnología y los equipos informáticos en el lugar de trabajo, también lo hace el compromiso de los empleados. Aún así, muchas empresas siguen prestando muy poca atención a esta cuestión, a pesar de que casi la mitad de los empleados desearían disponer de mejores tecnologías, aplicaciones y herramientas digitales.

Se ha demostrado que el desarrollo y la aplicación de una estrategia de entorno digital de trabajo es un esfuerzo que merece la pena, siempre y cuando la empresa tenga en cuenta el panorama general, las dinámicas implicadas y pueda adaptar el espacio de trabajo digital de una persona a su entorno a medida que éste evoluciona. Cada lugar de trabajo digital debe diseñarse de forma individual, un enfoque de "talla única" está fuera de lugar, por lo que debe adoptarse un enfoque holístico.

Por un lado, hay que tener en cuenta al personal: ¿Cómo debe diseñarse el puesto de trabajo digital para que la plantilla realice su trabajo lo mejor posible? ¿Qué aplicaciones informáticas son necesarias para facilitar el trabajo diario? Proporcionando el mejor apoyo posible los empleados están más comprometidos, son más flexibles y productivos, lo que a su vez puede tener un impacto positivo en la satisfacción de clientes y consumidores e impulsar el éxito general de la empresa. 

La elección correcta de herramientas, tecnologías y aplicaciones también desempeña un papel importante. Aquí es necesario cuestionarse: ¿Los empleados utilizan dispositivos móviles o más bien ordenadores de sobremesa? ¿Cómo se intercambia información y dónde puede encontrarse? Al responder a estas preguntas, deben tenerse en cuenta los puntos anteriores sobre los requisitos de los usuarios.

Sólo cuando los empleados trabajan en armonía con las herramientas, tecnologías, aplicaciones y dispositivos móviles que tienen a su disposición en su lugar de trabajo y reciben el apoyo que necesitan, podemos hablar de una experiencia de empleado satisfactoria. De esta forma, los empleados se identificarán con los valores, el mensaje y la dirección general de la empresa. Esta es la base de una cultura corporativa positiva y el punto de partida ideal para poner en marcha la transformación a un entorno digital de trabajo.

El primer paso para convertir esta transformación digital en una realidad es determinar la situación inicial de la empresa, para ello es necesario responder a estas preguntas: 

• ¿Quiénes son nuestros empleados y qué equipos y aplicaciones necesitan para realizar su trabajo de la mejor manera posible? 
• ¿Cómo está diseñada nuestra infraestructura informática y qué tecnologías y aplicaciones ya utilizamos?
• ¿Dónde se localizan las diferencias existentes entre las necesidades de los empleados y las aplicaciones disponibles?
• ¿En qué medida puede el personal acceder a la información y las herramientas que necesita, independientemente de su dispositivo o ubicación?
• ¿Cuánto conocen nuestros empleados el mensaje, los valores y la dirección general de la empresa, y hasta qué punto saben cómo contribuir a alcanzar los objetivos de la compañía?
• ¿En qué medida están integrados nuestros sistemas y con qué eficacia y eficiencia interactúan?
• ¿Cómo es el espacio digital de trabajo y qué soluciones digitales (plataforma o intranet) existen ya?
• ¿Cómo experimentan los empleados su actual entorno digital de trabajo y la colaboración virtual?
• ¿Cómo visualizamos nuestra transformación en curso del entorno digital de trabajo y hasta qué punto esta visión se alinea con nuestro propósito, objetivos y cultura corporativos? ¿Cómo puede este entorno digital ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos?

Estas preguntas demuestran lo importante que es conocer y comprender las necesidades de los trabajadores. De hecho, sólo una vez hechas, se podrán elegir las soluciones digitales adecuadas. Sin embargo, limitarse únicamente a hacer una selección, se quedaría corta como medida para consolidar una estrategia de Digital Workplace. Además, se debe tener en cuenta que el desarrollo de una buena estrategia de este tipo influirá de forma positiva en la orientación, la cultura e incluso la imagen de la empresa y su futuro. 

Aquellos que actúen a tiempo, impulsen la transformación digital y desarrollen e implementen una estrategia sólida de entorno digital de trabajo, podrán aventajar a la competencia en el futuro. La inversión merece la pena. Sin embargo, el enfoque adoptado deberá ser dinámico sin perder de vista la visión de conjunto. Las soluciones a medida son la clave para lograr este objetivo, ya que una mentalidad de “talla única” sólo conducirá al fracaso.