Transformación digital: las cinco claves del éxito

Aunque oímos los términos transformación digital y digitalización con mucha frecuencia, los intentos por poner en práctica estos conceptos tienden a fracasar casi en la misma medida. Esto se debe a que las opiniones sobre el significado real de estos términos difieren mucho entre sí. Para algunos, son simplemente palabras de moda, suenan bien en una estrategia de marketing, pero son difíciles de definir. Otros piensan que significan lo mismo, pero esa es una idea errónea que impide a muchas empresas lograr con éxito la transformacón digital de sus procesos.

La digitalización consiste principalmente en implementar tecnologías digitales en los procesos y modelos de negocio existentes, ya sea en una gran corporación o en una mediana o pequeña empresa. Además, estas nuevas tecnologías de la comunicación y la información deben ayudar a crear valor de forma más eficaz y eficiente.

Cuando se habla de digitalización en una empresa, se distingue entre la digitalización de los procesos, los productos y los modelos de negocio:

• Documentos y formatos digitales
  Al igual que los documentos en papel pueden digitalizarse siendo escaneados, los servicios también pueden ofrecerse en formato digital. Por ejemplo, los cursos de formación o las reuniones que antes tenían lugar físicamente, ahora también se celebran digitalmente a través de herramientas colaborativas como MS Teams. A todos los niveles, los formatos y tecnologías digitales simplifican el trabajo y ahorran tiempo y dinero.
• Cambio de procesos
  Al mismo tiempo, los  formatos digitales y los nuevos sistemas informáticos están revolucionando los procesos de la empresa. Procesos probados, como la entrada de pedidos, se están replanteando por completo con la ayuda de la digitalización. Sin embargo, este nuevo pensamiento requiere de nuevas prácticas. Hoy en día, cada vez más pedidos se realizan a través de aplicaciones o de tiendas online, en lugar de por correo postal, fax o correo electrónico.
• Revolucionando los modelos de negocio
  La digitalización es capaz de poner en tela de juicio no sólo determinados procesos, sino también modelos de negocio completos. Asimismo, las nuevas tecnologías, como la computación cloud o el big data, permiten a las empresas acceder no sólo a nuevos canales de distribución, sino también a servicios digitales. Por ejemplo, las empresas de plataforma, que ofrecen bienes, inmuebles y servicios de forma digital, pueden revolucionar sectores enteros y las empresas digitales, incluso las de nueva creación, son capaces de competir con los gigantes del mercado. 

La digitalización es una fuerza poderosa que puede desencadenar una nueva forma de pensar y que anima a las empresas a cuestionarse todo lo que han hecho hasta ahora. Sin embargo, cabe señalar que el desarrollo digital no está impulsado únicamente por factores internos, sino también por factores externos como la crisis del COVID-19.

Además, es importante recordar que, aunque la digitalización permite la creación de modelos de negocio digitales, no lo es por sí misma. Si la transformación es el destino, la digitalización y las tecnologías digitales no son más que vehículos para poder alcanzarla. Por ello, cada empresa deberá diseñar la estrategia correcta que le permita trazar la mejor ruta hacia dicha transformación.

Aquí es donde entra en juego la "transformación digital". La frase abarca algo más que la digitalización de productos, flujos de trabajo y modelos de negocio. Es un concepto global que tiene en cuenta todos los aspectos de una empresa: la experiencia del cliente, los productos, el mercado y la nueva economía. Los autores de un estudio europeo sobre la transformación digital en la industria la definieron de la siguiente manera: "Entendemos la transformación digital como la conectividad sin fisuras y de extremo a extremo de todos los ámbitos de la economía y, también, la forma en que los distintos agentes se adaptan a las nuevas condiciones que imperan en la economía digital". Esto significa que la transformación digital es un proceso continuo y disruptivo que va mucho más allá de la definición de digitalización. La digitalización es solo un aspecto de la transformación digital, aunque sea integral.

Por ello, las empresas deben adoptar una perspectiva más global y no confiar únicamente en la tecnologías para digitalizar sus datos y procesos tal y como están. Pues, de lo contrario, corren el riesgo de acabar en la situación que Thorsten Dirks, ingeniero eléctrico y de telecomunicaciones y alto ejecutivo, resumió hace unos años:

A veces, el concepto de transformación digital se lleva aún más lejos, más allá del contexto empresarial. En estos casos, se habla en términos generales de un proceso continuo de cambio que repercute en la sociedad y en la economía. También recibe el nombre de revolución digital, haciendo referencia a la revolución industrial.

La transformación digital conducirá al éxito si los productos, los procesos y los modelos de negocio se entienden en el contexto mencionado y se ponen realmente en práctica en el día a día de la empresa. Para que esto funcione, se necesitan ciertas competencias y requisitos previos. Estos son los secretos del éxito, cinco factores clave para lograr alcanzarlo:

1. Capacidad de cambio
2. Fuerza innovadora
3. Competencia técnica y metodológica
4. Cooperación
5. Competencia en materia de datos

Una de las cuestiones clave a tener en cuenta es el grado de aceptación del cambio por parte de la empresa. Si quieres tomarte en serio la transformación digital, tienes que examinar detenidamente la organización, iniciar un proceso de cambio estructural y sistémico y asegurarte de implicar a los empleados en el proceso. Debes preguntarte si están suficientemente informados y, sobre todo, si están preparados para el cambio que se avecina.

Para que la transformación tenga éxito es fundamental despertar el interés por lo nuevo y promover la mentalidad adecuada entre el personal. Para que esto funcione, es necesario que toda la empresa se ponga manos a la obra. En este sentido, varios roles y aspectos pueden funcionar como "impulsores" positivos: el equipo directivo, la cultura corporativa, los propios empleados y la capacidad de innovación y agilidad de la organización. 

Para tu checklist: cómo fomentar la curiosidad y la disposición al cambio

• ¿Cómo respondemos al cambio y qué debemos mejorar?
• En este sentido, ¿en qué medida la organización y la cultura corporativa pueden ayudarnos?
• ¿Qué medidas y aplicaciones podemos utilizar para apoyar mejor a nuestros empleados en lo relativo a la capacidad de cambio?
• ¿Qué puede aportar la comunicación corporativa a este aspecto?

La transformación digital implica un cambio: entrar en un paisaje digital completamente nuevo. Por eso es importante estar centrado a la hora de impulsar la innovación y saber qué dirección deben tomar los cambios y cómo pueden lograrse. Esto requiere creatividad, muchas ideas y también el valor de adoptar un enfoque visionario e imaginar cosas totalmente nuevas antes de ponerlas en práctica. También requiere perseverancia, ya que la tarea que se plantea consiste en romper y redefinir los viejos flujos de trabajo, las estructuras anticuadas y las infraestructuras digitales obsoletas de la organización. Como si se tratara de una expedición, las empresas a veces tienen que adentrarse en nuevos territorios. Además, los nuevos enfoques pueden requerir métodos, tecnologías y estrategias innovadoras que no se han probado antes. Esto vuelve a subrayar la importancia de la innovación para el éxito de la transformación digital.

Para tu checklist: cómo puede tu empresa fomentar el espíritu de innovación

• ¿Qué papel desempeña la innovación en la puesta en marcha de los procesos internos? ¿Con qué agilidad respondemos a los cambios del mercado?
• ¿En qué medida son innovadoras nuestras estrategias y nuestra cultura empresarial y qué podemos mejorar?
• ¿Qué métodos y tecnologías ágiles y nuevas podrían ayudar a impulsar la capacidad de innovación en la empresa?
• ¿Qué grado de interés tiene nuestro personal en la innovación? ¿Disponen de la información y las competencias necesarias?

La digitalización está cambiando los productos, los procesos y los modelos de negocio. Desde el punto de vista del personal, que adquiere nuevas tareas y funciones como consecuencia de ello, esta evolución plantea un verdadero reto. Son los protagonistas de los procedimientos cotidianos y los usuarios de las nuevas tecnologías digitales. Esto significa que deben integrarse en un proceso de aprendizaje continuo, ya que las empresas deben adaptarse constantemente a las cambiantes condiciones del mercado. 

Por ello, los conocimientos especializados y metodológicos son aún más importantes. Los empleados deben ser capaces de adquirir rápidamente conocimientos especializados. Para ello, deben tener acceso a los métodos y herramientas adecuados y saber cómo utilizarlos. Aquí es donde entra en juego el equipo directivo, que debe proporcionar a los trabajadores el material y las tecnologías adecuadas.

Para tu checklist: cómo puedes llevar el aprendizaje a un nuevo nivel

• ¿Qué nuevas competencias técnicas y metodológicas necesitamos en la empresa?
• ¿Qué competencias profesionales y metodológicas tienen ya mis empleados?
• ¿Cómo podemos formar a los empleados de forma específica para que alcancen la competencia técnica y metodológica necesaria en la empresa?
• ¿Qué aplicaciones, métodos, tecnologías, contenidos o plataformas digitales nos ayudarán a conseguirlo?

Cuando se emprende un viaje difícil, es mejor no ir solo. Lo mismo ocurre con la transformación digital. Por eso es importante conocer los puntos fuertes y las competencias de tu organización y, al mismo tiempo, reconocer sus límites y saber cuándo es una buena idea buscar apoyo externo. Siempre hay expertos a los que una empresa puede recurrir en cualquier momento, y hacerlo ahorra tiempo y dinero. En el escenario ideal, una alianza puede ser lo que incline la balanza a tu favor y te ayude a aventajar a la competencia.

Para tu checklist: cómo beneficiarse de una alianza

• ¿Qué competencias y habilidades tenemos y cuáles debemos adquirir?
• ¿Para qué servicios necesitamos apoyo externo y hasta qué punto merece la pena establecer una alianza a largo plazo?
• ¿Qué tipo de asociación es adecuada y qué debe aportar el socio? 

La transformación digital nunca se detiene. La empresa debe ponerse constantemente a prueba, vigilando el mercado y reajustándose constantemente a las crecientes demandas y necesidades. Esto requiere datos precisos que deben ser recogidos, analizados y luego interpretados correctamente. Los datos importantes varían de una empresa a otra. Pueden ser datos de la producción, que sirvan para mejorar digitalmente el proceso de fabricación, o datos de los clientes, que pueden utilizarse para desarrollar y mejorar digitalmente los productos.

Para tu checklist: Cómo sacar el máximo partido a tus datos

• ¿Qué datos tienen valor estratégico para la ejecución de nuestros proyectos?
• ¿Qué datos están ya disponibles en la empresa y qué información se puede obtener de ellos?
• ¿Cómo se pueden eliminar las lagunas de información o de contenido?
• ¿Qué procesos de evaluación hemos establecido ya y cómo podemos hacer un buen uso de los datos para el desarrollo digital? 

En resumen, la digitalización es el vehículo que utiliza la tecnología para hacer posible la transformación digital. Cuando se entienden y aplican correctamente, las tecnologías digitales pueden hacer que las empresas den un paso decisivo y se adapten al futuro, especialmente si forman parte de una transformación estratégica. Sin embargo, esto también requiere un cambio de mentalidad y, solo cuando lo consigan, estarán bien preparadas a largo plazo para un futuro exitoso.