El éxito de SAP S/4HANA depende del apoyo al usuario

No hay duda de que SAP S/4HANA es un paso adelante en la tecnología ERP. Puede aportar un nivel mayor de agilidad a las operaciones de tu empresa, mejorando la velocidad y el rendimiento de las transacciones y apoyando a la empresa conectada más allá de las operaciones internas. Esto, a su vez, ahorra tiempo y aumenta la capacidad de respuesta de los clientes. Pero vamos a ser sinceros; la implementación de SAP S/4HANA implica un gran cambio. Esto es cierto tanto si se empieza desde cero (greenfield) como si se actualiza un sistema ya existente (brownfield).

Además de los obstáculos técnicos, la adopción por parte de los usuarios puede ser todo un desafío. Hay varias razones para ello. El cambio puede ser desalentador para cualquier usuario, especialmente si se han sentido cómodos con un mismo sistema a lo largo de los años. A menudo, a lo largo de estos años de uso, el sistema incluso se ha personalizado para ajustarse específicamente a las necesidades de un usuario. La interfaz de SAP S/4HANA puede parecer poco intuitiva en comparación. Y aunque la interfaz de usuario de SAP S/4HANA está diseñada para ser fácil de navegar, las cosas se vuelven más complejas a medida que se profundiza en ella.

La forma en que las organizaciones ayudan a los usuarios a aprender el nuevo software es otro factor a tener en cuenta. Por lo general, dedican mucho tiempo a capacitar a los usuarios en el manejo de las características del sistema, pero se olvidan de contextualizar los cambios desde la perspectiva de las operaciones comerciales. Un marco sólido de gestión del cambio que rija la implantación de un nuevo sistema de planificación de los recursos empresariales (ERP) puede ser la diferencia entre una implantación satisfactoria y una fallida.

Es importante comenzar por preparar a los usuarios y asegurarse de que están alineados con los posibles desafíos de la gestión del cambio. Con el enfoque de campo verde (greenfield), las organizaciones pueden comenzar este proceso meses antes de la implementación de SAP S/4HANA. La capacitación en el aula y/o el aprendizaje electrónico son una excelente manera de comenzar. Pero además de los elementos técnicos, es preciso recordar a los usuarios por qué se está llevando a cabo este proceso. Entender el motivo por el cual los procesos han cambiado es tan importante como el cambio técnico en sí mismo, ya que refuerza la moral y ayuda a los usuarios a mantenerse motivados a medida que avanzan en el proceso de implementación.

Apoyar adecuadamente a los usuarios a medida que se familiarizan con el nuevo entorno de trabajo "en el momento de la necesidad" es otra forma de apoyar a la plantilla a través de las fases de implementación, desde la configuración hasta las pruebas para la puesta en marcha. El apoyo en tiempo real refuerza continuamente los mensajes que rodean a las mejoras aportadas por el nuevo sistema y los nuevos procesos. El apoyo en el momento de la necesidad es también una parte fundamental de la comprensión y el aprendizaje.

El aprendizaje en el aula es genial para introducir nuevos conceptos y preparar a los usuarios para el cambio, pero el aprendizaje activo, o lo que podríamos llamar "aprendizaje en el trabajo", es donde la gente desarrolla la competencia y la confianza, y en última instancia se convierte en usuarios potentes. Ofrecer el apoyo adecuado durante ese proceso, cuando los usuarios están explorando, descubriendo características y capacidades, y tomando decisiones sobre la forma en que el nuevo sistema les ayudará, es tan importante como el aprendizaje en el aula y no debe pasarse por alto.

El proceso de aplicación del SAP S/4HANA será diferente para cada organización. Es un esfuerzo que valdrá la pena, pero el alcance del desafío dependerá de tu enfoque y tu filosofía de implementación. Es importante verlo como un viaje más que como un destino. Es una oportunidad para reimaginar los procesos de negocios y los modelos operativos y debe ser visto como tal y no sólo como un proyecto de actualización o simplemente tecnológico.

Planificar adecuadamente la implementación de SAP S/4HANA y apoyar a los usuarios no sólo resultará en un software actualizado. Potenciará una plantilla ágil, con más probabilidades de tener éxito tanto en SAP S/4HANA como en los modernos entornos empresariales.