Successful change management for SAP  S/4HANA implementation projects

Gestión del cambio satisfactoria para los proyectos de aplicación de S/4HANA.

S/4HANA no es simplemente una versión modernizada de SAP R/3 - no es solo una actualización que las empresas implementan para evitar quedarse sin apoyo. En cambio, sí que es una oportunidad para situar los datos y el análisis en el centro de la toma de decisiones de las empresas y lograr una mayor productividad mediante la armonización de los procesos y la posible introducción de la automatización. Sin embargo, la solución es menos adaptable de lo que lo era SAP R/3.

Todas las ventajas que aporta S/4HANA están orientadas a un grado de estandarización significativamente mayor y no soportan el nivel de personalización al que están acostumbrados los usuarios de R/3. Esto significa que los usuarios tienen que adaptarse a la aplicación, lo que puede plantear problemas cuando se pretende un alto nivel de adopción por parte de los usuarios. Si las empresas quieren cosechar estos beneficios resultantes de S/4HANA, tendrán que tomarse en serio la gestión del cambio en los 5 momentos de necesidad (Moments of NeedTM, un concepto desarrollado por el evangelista del aprendizaje Bob Mosher). Los 5 Moments of Need son:

  • Aprendizaje por primera vez. Los empleados tendrán que aprender nuevos procesos y adaptarse a la nueva interfaz de usuario de S/4HANA y a la razón por la que se ha iniciado el cambio.  
  • Ampliación de la base de conocimientos. Los empleados necesitan comprender plenamente los nuevos métodos de trabajo y los resultados deseados, entender los principios de los procesos rediseñados y aprender a utilizar las funcionalidades analíticas.
  • Recordar y aplicar los conceptos aprendidos. Una vez que la solución se ha puesto en marcha, se necesita apoyo para algo más que para los casos de base. Los empleados deben tener acceso a materiales que les ayuden en su contexto de trabajo real, que se define por su función, la aplicación, el proceso y tareas actuales. 
  • Cuando las cosas no salen según lo previsto. En el entorno de trabajo actual, la excepción es la regla. Quiere que su equipo reaccione rápida y apropiadamente sin ocupar el tiempo de sus colegas con reuniones o llamadas. Por eso es preciso que los empleados utilicen el autoservicio para acceder a los contenidos, y por eso es necesario que los expertos en la materia de la empresa (PYMES) creen y gestionen aún más contenidos. 
  • Cuando se produce un cambio. La agilidad es una de las grandes ventajas de S/4HANA. Las mejoras se pueden aplicar y desplegar de manera mucho más dinámica y el tiempo que se tarda en transformar las necesidades identificadas (datos) en modificaciones de los procesos y los recursos se puede acortar considerablemente. Esta es otra esfera en la que entra en juego la demanda de creación eficiente de contenido para las PYMES en combinación con las notificaciones push y la disponibilidad en tiempo real de nuevo contenido.

Muchos de nuestros clientes tienen un enfoque de gestión del cambio establecido que utiliza nuestra suite de rendimiento tt como plataforma. Todo lo que tienen que hacer es aplicar este enfoque a sus iniciativas de S/4HANA. ¿Pero qué hacen si aún no han establecido este tipo de enfoque? Este fue el caso de Corbion, un líder del mercado mundial en la producción de ácido láctico para la industria alimentaria. Corbion opera en muchos países de Asia, Europa y América Latina y tiene la intención de desplegar "Source to Pay", "Demand to Supply", "Order to Cash", "Maintain to Settle" y "Finance to Manage" en una aplicación totalmente nueva como parte de su proyecto S/4HANA. El proyecto se denominó CUBE, que significa "Corbion United By ERP". La corriente de gestión del cambio del proyecto de ejecución general siguió un enfoque muy sistemático, o como diríamos "industrializado".

  1. Corbion llevó a cabo un proceso de selección con el fin de encontrar la mejor tecnología de adopción por parte de los usuarios, y seleccionó el conjunto de prestaciones de tt para la creación de contenidos, la conservación y la distribución sensible al contexto.
  2. Tanto las PYMES de Corbion como los consultores de tts llevaron a cabo un análisis de las necesidades de aprendizaje como parte de un proceso dirigido por el consultor. Proceso por proceso, se definió el contenido necesario en función del contexto (por ejemplo, la función del empleado, el proceso, el producto final) y los formatos de aprendizaje y apoyo necesarios (lista de pasos, documentación, simulación, aprendizaje electrónico, otros materiales).
  3. Este contenido se transfirió al banco de trabajo de la suite de rendimiento tt junto con información sobre el contexto, el contenido y cuándo y quién tendría que crearlo.
  4. Se desarrollaron plantillas estándar para un diseño de contenido estandarizado de Corbion y también se produjo un manual de diseño de contenido.
  5. Se creó y localizó el material de acuerdo con las prioridades de puesta en marcha y el proceso de finalización en el SAP. Corbion decidió subcontratar la creación de contenidos, y las PYMES proporcionaron los insumos y revisaron los contenidos.
  6.  La primera ola de lanzamientos de "go-live" comenzó en Asia el 1 de octubre de 2019.
  7.  El mantenimiento del contenido fue estipulado por el enfoque de gobernanza del contenido de Corbion, con la intención de que las PYMES de Corbion gestionaran el trabajo de mantenimiento para garantizar la alineación permanente entre los procesos empresariales y el contenido de aprendizaje y apoyo disponible.

Mientras se siga desarrollando, este proceso industrializado de creación y distribución de contenido se convertirá en el nuevo estándar de oro dentro de las iniciativas de gestión del cambio de Corbion. Ya se está trabajando en la exploración de otros proyectos de software.