"Inspeccionar y adaptar" : métodos agile para equipos

Los desarrolladores de software en todo el mundo han sido los precursores de un método que ha revolucionado el mundo: el trabajo en equipos ágiles (agile) se ha establecido en multitud de sectores en los últimos años. Los equipos de marketing, los líderes en educación y los desarrolladores de productos de las más diversas industrias orientan su cooperación hacia marcos como Scrum o Kanban, siempre con el objetivo de crear el mayor valor para el cliente.

Uno de los factores clave de su éxito es la gestión de la comunicación. A continuación puedes ver varias de las técnicas agile que también pueden ser utilizadas por equipos no ágiles para añadir valor, especialmente cuando se precisa la colaboración virtual en el trabajo diario: 

• Acuerdos de trabajo 
• Stand-up diarias (reunión diaria de sincronización del equipo)
• Timeboxing 
• Técnica Pomodoro 
• Proceso de mejora continua (PMC)

A fin de que el trabajo en equipo aporte valor y todo el mundo se sienta apreciado, es importante conocer las necesidades de cada uno de los miembros del equipo y decidir cómo debe estructurarse la jornada de trabajo en el día a día. Los acuerdos de trabajo especifican las rutinas que el equipo ha acordado. Por ejemplo:

• "Encendemos la cámara durante las reuniones en línea." 
  > De esta manera añadimos valor a la comunicación a través de gestos y expresiones faciales.
• "Vamos a todas las reuniones bien preparados y a tiempo." 
  > Esto incluye probar si la tecnología que se necesita funciona correctamente. 
• "Mantenemos actualizado nuestro estado en la herramienta de colaboración que se use (Microsoft Teams)". 
  > Así los compañeros pueden saber cuándo estamos disponibles fuera de las horas de reunión fijadas. 
• "Nos centramos en el contenido de la reunión, no trabajamos en otras tareas en paralelo." 
  > Es preferible usar pausas para el café virtuales para mantener conversaciones privadas. Ese es el momento en el que los equipos que trabajan a distancia pueden intercambiar ideas de manera informal.  
• "A intervalos regulares reflexionamos sobre nuestra cooperación y decidimos juntos los ajustes que sean necesarios". 
  > La retrospectiva ayuda en el proceso de mejora continua.

Una breve reunión diaria proyecta transparencia sobre el estado actual del trabajo de cada miembro del equipo. La stand-up (o daily Scrum o simplemente daily) tiene lugar a la misma hora todos los días y no debe durar más de 15 minutos. Disponer de una estructura uniforme para las aportaciones de cada participante nos ayudará a asegurarnos de que la reunión no se alargue en exceso. Cada miembro del equipo responde brevemente a tres preguntas:

1. ¿Qué hice ayer?
2. ¿Cuáles son mis planes para hoy?
3. ¿Con qué necesito ayuda?

Las discusiones en mayor profundidad deben ser eliminadas de la stand-up diaria.

El timeboxing es un método sencillo para aumentar la eficiencia de las reuniones. Para ello, determina de antemano cuánto tiempo quieres dedicar a los diferentes temas y prepara una agenda que sea transparente para todo el mundo. En caso de que se agote el tiempo previsto para la discusión de uno de los temas, el equipo debe decidir si continuar la discusión o pasar al siguiente tema. Una señal acústica o visual al final de cada bloque ayuda al equipo a cumplir con los tiempos previstos. De hecho, mientras se trabaja desde casa se hace muy fácil encontrar la herramienta apropiada para ello: bastaría, por ejemplo, con usar el temporizador de la cocina.

Hablando del temporizador de cocina: este pequeño dispositivo también es ideal para ayudarte a mejorar tu propia productividad. Con la técnica Pomodoro puedes estructurar tus propias tareas: 

1. Escribe una lista de las tareas específicas que debes llevar a cabo.
2. Pon el temporizador a 25 minutos.
3. Trabaja en una tarea de manera concentrada hasta que suene el temporizador.
4. Tómate un descanso de cinco minutos.
5. Empieza la siguiente ronda. 

Ya que la autoorganización también requiere autocuidado, asegúrate de tomar un descanso más largo después de cada cuatro rondas.

El núcleo del proceso de la mejora continua (PMC) de los equipos ágiles es la retrospectiva. El equipo revisa regularmente sus métodos de trabajo anteriores con el fin de optimizarlos en el futuro y mejorar la cooperación. Para los equipos scrum la retrospectiva marca el final de cada sprint y al mismo tiempo proporciona información al equipo para el siguiente ciclo. Si no dispones de un scrum master, un agile coach o trainer en tu equipo para liderar la retrospectiva, las siguientes preguntas pueden servirte de punto de partida:

• ¿Qué ha ido bien?
• ¿Dónde vemos posibilidad de mejora?
• ¿Qué queremos hacer diferente en el futuro?

La documentación puede ser sencilla. Procura que las decisiones comunes sean transparentes para todos.

La agilidad (el método agile) representa, entre otras cosas, trabajar de manera orientada a las necesidades individuales así como ser capaz de adaptarse a los cambios de manera flexible. Así que, ¿por qué no probar diferentes métodos e implementar aquel que se ajuste a las especificidades de tu equipo? ¡Inspeccionar y adaptar!