Los tres pilares de una Plataforma de Adopción Digital
Britt Bürgy
Katrin Kulkowski
La transformación digital solo tiene éxito cuando, junto con la implementación de nuevas tecnologías, también ocurre un cambio en la cultura empresarial. Las plataformas de adopción digital (DAP, por sus siglas en inglés) ayudan a las organizaciones en esta compleja misión. Apoyan a las empresas a la hora de hacer entender la lógica detrás de los cambios y en la capacitación de empleados para manejar las nuevas tecnologías de manera competente. Es decir, son grandes aliadas en la construcción de la adopción digital. Según Gartner, Forrester Research y otros analistas, para el año 2025 más de la mitad de todas las empresas utilizarán una DAP.
¿Cuáles son las ventajas de una plataforma de adopción digital?
Adopción digital con tts performance suite
El beneficio de una plataforma de adopción digital depende en gran medida de su integración en el sistema y el conjunto de procesos.
Con frecuencia, las DAP se utilizan durante la implementación de un determinado software para evitar una disminución del rendimiento después de su lanzamiento. Sin embargo, este enfoque basado en proyectos conlleva varios riesgos. Si bien los usuarios reciben soporte puntual, carecen de un soporte integral para realizar sus tareas. Como resultado, se produce una mala experiencia de usuario, una falta de comprensión de los procesos e inseguridad a la hora de realizar tareas más complejas. Además, cuando se utilizan las DAP de forma basada en proyectos, a menudo se ejecutan múltiples plataformas de adopción digital de forma paralela en la empresa. Cuando una organización opta por una integración puntual, puede aumentar las posibilidades de éxito en ese proyecto determinado, pero no cambiará la capacidad de adaptación de la empresa en su conjunto.
En cambio, las empresas que utilizan estratégicamente su plataforma de adopción digital, por ejemplo, como parte de un proyecto de transformación a nivel de toda la organización, optan por una integración integral. Mediante este enfoque, los empleados disponen de soporte en cada puesto de trabajo digital y se fomenta una mentalidad empresarial abierta a los pequeños y grandes cambios presentes y futuros. De esta manera, la DAP puede contribuir a aumentar de manera sostenible la competitividad y la capacidad futura de una empresa.
Los tres pilares de una plataforma de adopción digital
Para encontrar la DAP adecuada para cada empresa, se deben tener en cuenta una variedad de aspectos. Independientemente de los factores individuales, la plataforma de adopción digital debe basarse en los siguientes tres pilares para poder ser utilizada de manera sostenida en el tiempo y en toda la organización:
- Orientación empresarial
- Capacidad de análisis
- Orientación tecnológica y de negocio
1. Una DAP que está "preparada para la empresa"
El potencial de una plataforma de adopción digital solo se puede aprovechar por completo si está "preparada para la empresa", como sucede con tts performance suite, por ejemplo. Una DAP no solo debe respaldar aspectos parciales del cambio digital, sino la transformación completa de la empresa. Su implementación se debe poder escalar sin un esfuerzo significativo de TI para abarcar aplicaciones adicionales, usuarios o entidades. Las características que definen la "preparación empresarial" incluyen:
- Capacidad de aplicación cruzada: los usuarios pueden recibir apoyo a través de guías estandarizadas sobre cualquier aplicación de Windows y web, de manera transversal a los procesos.
- Interfaces abiertas: las interfaces de este tipo, incluidas las opciones de integración y de inicio de sesión único (single sign-on), facilitan a los usuarios el acceso a todas las fuentes de conocimiento internas. Esto crea una fuente única de verdad y disuelve los silos.
- Transferencia eficiente de conocimientos: el uso de diversos formatos de contenido permite transferir conocimientos de manera eficiente. Se pueden tener en cuenta diferentes tipos de aprendizaje y niveles de conocimiento de forma intergeneracional.
- Enfoque plurilingüe: los contenidos se pueden crear en muchos idiomas diferentes y se pueden mostrar según el idioma de la interfaz propia, lo hace muy fácil el uso de la DAP a nivel global
- Seguridad informática y protección de datos: cumple con los requisitos aplicables, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) o la Directiva de Protección de Datos de la UE.
- Implementación flexible del software: la DAP está disponible tanto como SaaS como en local (on-premises) y se puede integrar sin restricciones en la arquitectura informática existente de una empresa.
2. Una DAP que permite el análisis y la generación de informes
Que una plataforma de adopción digital sea adecuada para su uso estratégico en una empresa también depende en gran medida de su capacidad de análisis y de creación de informes. Estas funciones ayudan a realizar un seguimiento del comportamiento de uso y las necesidades de conocimiento de los empleados. Al mismo tiempo, proporcionan información importante sobre el progreso de la digitalización y sientan las bases para una optimización basada en datos.
Un panel de control (Dashboard) estructurado de manera clara ayuda a la empresa a supervisar los indicadores KPI más importantes, ya que los datos de uso presentados de una manera visual se recogen en base a la experiencia. La empresa puede ver directamente qué contenido se utiliza de manera más intensiva, dónde falta contenido y dónde pueden existir fricciones digitales. Las funciones de filtrado, por ejemplo, por roles, segmentos y ubicaciones, ayudan a mejorar el contenido de manera precisa y a minimizar las interrupciones del proceso.
3. Una DAP que proporciona orientación tecnológica y de negocio
La mayoría de las plataformas de adopción digital ayudan a los usuarios mostrándoles la forma correcta de utilizar una nueva aplicación de software en particular, esto es, orientación tecnológica pura y simple. Sin embargo, para que una DAP siga siendo eficaz a medio plazo, debe ofrecer dos tipos de orientación:
- Orientación tecnológica integral, es decir, que garantice un flujo de trabajo sin problemas incluso en múltiples aplicaciones empresariales. Se elimina así la incertidumbre que surge al operar con el nuevo software.
- Orientación basada en procesos de negocio. Al tener acceso directo al conocimiento acerca de los procesos, las regulaciones y el know-how específico de la empresa, se contribuye a la realización autónoma de las tareas, independientemente del software utilizado. Como resultado se potencia la comprensión de los cambios en los métodos de trabajo.
A través de una combinación de orientación tecnológica y orientación de negocio, los empleados desarrollan una alta aceptación de los cambios. Se crea una sinergia productiva entre las personas, los procesos y las tecnologías.
Conclusión
Una plataforma de adopción digital debe no solo respaldar la estrategia general de una empresa, sino también satisfacer las necesidades de los usuarios finales y los autores. Solo de esta manera contribuye a eliminar las incertidumbres, superar los bloqueos e impulsar el cambio hacia una cultura de adopción integral de la tecnología.
Para lograr esto, la DAP debe garantizar la preparación empresarial, ofrecer orientación sobre tecnología y negocio, así como permitir análisis e informes. Es más, debe adoptar la forma de una suite, una solución que siente una base sólida para el desafío del siglo: la transformación digital.
