Ocho consejos sobre cómo se puede hacer una incorporación de forma remota

"Empezar un nuevo  trabajo es emocionante", dice Florian. "Antes de mi primer día de trabajo, tenía una curiosidad natural: ¿Qué puedo esperar? ¿Cómo van los procesos internos? ¿Quiénes son mis colegas y en qué están trabajando actualmente?"

Florian fue uno de nuestros primeros "novatos" que empezó con nosotros al principio de la pandemia del Coronavirus. Por supuesto, no podríamos realizar nuestros procesos deincorporación como de costumbre sin tener contacto en vivo. Eso significa: no hay presentación oficial en la sala de reuniones, no charlar en la máquina de café, no mirar por encima del hombro de nuestros nuevos colegas y no almorzar juntos para conocernos. Sin embargo, Florian Fix ahora se siente parte del equipo.

¿Cómo ha funcionado eso?

1. Si no tienes uno todavía: Desarrollaun proceso de integración

¿Quién tiene qué tarea? ¿Qué es exactamente lo que hay que hacer y cuándo empieza un nuevo miembro del equipo? ¿Quién necesita qué información? Lo que suena simple no es de ninguna manera evidente. Cuando los nuevos empleados empiezan a trabajar a distancia, se olvidan fácilmente, lo más importante es un proceso definido.

2. Que los miembros experimentados del equipo se pongan en contacto con los novatos lo antes posible

Los que son esperados con impaciencia se sienten bienvenidos: En el mejor de los casos, los miembros del equipo contactan con los nuevos empleados antes de empezar a trabajar a través de XING, LinkedIn u otras redes sociales. Un corto "Me alegro de verte" aumenta la anticipación del nuevo trabajo y del nuevo equipo.

3. Asignar un miembro del equipo con experiencia a cada recién llegado

El contacto personal es importante. Si no es posible en vivo y en el sitio, entonces en línea. Por eso debes proporcionar a cada uno de tus recién llegados, sin importar su experiencia, un miembro del equipo que esté en contacto con el novato a diario.

4. Desarrollar un plan de inducción

Los que saben exactamente lo que les espera se sienten seguros, y eso es especialmente importante en la fase de familiarización. Elabora planes detallados y listas de tareas para tus recién llegados, para que siempre sepan qué tareas les esperan en los primeros días o semanas. Especialmente al principio, los nuevos miembros del equipo se alegran de recibir más información o cursos en línea que los ponen al día.

5. Ofrecer cursos de formación en línea

Cuanto más rápido sus novatos conozcan los procesos y también los detalles técnicos de su empresa, mejor. Por lo tanto, invierta algún tiempo por adelantado y desarrolle cursos de formación en línea donde los nuevos (y experimentados) miembros de su equipo aprendan todo acerca de los procesos, clientes y desafíos de su empresa.

6. Organizar reuniones periódicas de registro

En las primeras semanas se recomiendan reuniones virtuales regulares: un intercambio diario de cinco minutos al comienzo del día, rondas semanales de retroalimentación y reuniones en las que los recién llegados puedan conocer al equipo.

7. Descanso para café en línea o sesiones después del trabajo

Ya sea en una cocina de café o en un juego de futbolín por la noche: los intercambios personales suelen tener lugar lejos del escritorio. Teletrabajando desde casa esto no es tan fácil, pero aún así es posible. Organizar un concurso en un pub online o establecer descansos de cinco minutos para tomar café durante las horas de trabajo. De esta manera tu equipo crece más rápido y el novato no se sentirá solo. Las reuniones diarias de cinco minutos antes del comienzo del trabajo ayudaron a nuestros nuevos colegas a integrarse en el equipo.

8. Instalación de las herramientas para la incorporación

Excepto por el descanso para el café: Para la mayoría de los anteriores, una herramienta de integración puede proporcionar un verdadero alivio. Los procesos estándar ya cubren las funciones más importantes que se necesitan para una incorporación exitosa y apoyada por el sistema. Su equipo, los gerentes y el personal de RRHH tienen una visión general de sus tareas deincorporación y se les recuerda automáticamente.

Los nuevos miembros del equipo reciben con antelación toda la información que necesitan en sus primeros días de trabajo y saben cómo será su entrenamiento. También puede crear sesiones de formación con el sistema integrado de gestión del aprendizaje, para que losnovatos puedan aprender todo lo importante de su empresa desde el principio.

Tanto si tienes un software sólido como si no, un proceso estructurado de incorporación  ayuda a tus novatos a llegar al negocio y a ponerse en marcha rápidamente. Y apoya a sus empleados experimentados en la formación de los novatos, que tienen más tiempo para sus tareas principales. Aunque todavía se puede improvisar en la oficina si uno u otro proceso no es correcto, es mucho más difícil cuando todo el equipo está en la oficina de casa. Sin contacto personal, es difícil hacer esto. Esto hace que sea más importante tener un plan preciso para asegurar que la formación sea exitosa.

Al final, muchos detalles deciden el éxito o el fracaso. En palabras de nuestro segundo recién llegado a la oficina en casa, Daniel: "Los factores más importantes para mi proceso de incorporación fueron: el flujo constante de información, el intercambio regular a través de videollamadas, las tareas interesantes y los colegas increíblemente queridos que también estaban allí a distancia y siempre tenían un oído abierto a las preguntas".