¿Problemas de privacidad? No con el archivo digital de personal

El archivo digital del personal asegura que todos los datos estén disponibles en línea en todo momento. Con un clic de ratón en lugar llenar un archivador. Acceso inmediato en lugar de conducir hasta la oficina. Y todo esto con alta seguridad y fácil manejo, absolutamente actualizado.

El expediente electrónico es la base de una gestión moderna del personal y de una empresa bien posicionada digitalmente. Contiene los datos y documentos de todos los empleados en forma digital - almacenados de forma segura de acuerdo con la normativa básica de protección de datos (DSGVO). Desde la primera carta de solicitud hasta el actual acuerdo de objetivos, el archivo digital de personal refleja la vida profesional de todos los empleados. Guarda solicitudes de vacaciones, ausencias, advertencias, nóminas, informes anuales y certificados de formación continua. El único espacio que necesita es el espacio de almacenamiento digital.

Además de la ventaja espacial, hay por supuesto otras ventajas centrales. El expediente electrónico facilita el trabajo del personal administrativo. Donde antes un colega buscaba laboriosamente una carpeta en el archivador, hoy en día cualquier persona autorizada puede acceder a ella - en segundos y en su propia oficina o - dependiendo de la autorización - sentada en su casa. Como sistema de gestión de documentos de última generación, realiza tareas rutinarias de manera precisa y fiable, por ejemplo, generando automáticamente nóminas, enviando notificaciones o generando estadísticas. Para evitar la discontinuidad de los medios de comunicación, el archivo digital del personal es compatible con el software de contabilidad y administración de la empresa.

El expediente electrónico también cambia el proceso de solicitud. Los buscadores de empleo crean una versión básica del archivo digital del personal en el primer contacto. Las cartas de invitación, los mensajes de estado y las decisiones pueden entonces generarse automáticamente. Todos los involucrados en el proceso de selección pueden ver y editar el archivo electrónico digitalmente. Todo el proceso de solicitud se vuelve más rápido, más fácil y más transparente.

Mediante la función de autoservicio, los empleados cumplimentan de forma independiente sus expedientes de personal en determinadas áreas, por ejemplo, cuando se trata de ausencias, solicitudes de vacaciones o certificados de formación, lo que supone un gran alivio administrativo para RR.HH., especialmente cuando los colegas no están todos disponibles en el lugar, sino que trabajan en lugares diferentes.

Además, el fichero electrónico de personal permite una gestión eficiente y sistemática del personal, ya que se puede acceder a las cifras clave y las estadísticas con sólo unos pocos clics. ¿Necesitamos más especialistas en ciertas áreas? ¿Qué hay de nuestra futura viabilidad? ¿Qué habilidades faltan? ¿A dónde debe dirigirse la formación adicional? ¿Pueden nuestros empleados satisfacer las necesidades actuales del mercado? ¿Cuál es la estructura de edad en la empresa? ¿Tenemos suficiente diversidad? Estas cifras valen su peso en oro para la gestión estratégica de personal.

Importante: En el delicado sector de la seguridad de los datos, los archivos digitales de personal ofrecen la mayor seguridad posible. Los expertos de los proveedores de programas informáticos se aseguran de que el archivo electrónico esté siempre actualizado con la legislación más reciente, tanto en lo que respecta al cumplimiento de la protección de datos como a la seguridad jurídica y de auditoría. Para garantizar un nivel de conocimientos técnicos igualmente elevado, las empresas tendrían que financiar muchos cursos de formación para su personal.

La protección contra el uso indebido de datos delicados se proporciona también mediante derechos de acceso digital estrictamente limitados para un grupo definido de personas autorizadas. Además, todas las actividades en torno al archivo electrónico se registran sin problemas, de modo que es posible mostrar de manera transparente quién tuvo acceso al archivo, cuándo, dónde y cómo.

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