Établir l'adoption digitale dans l'entreprise

L'adoption digitale n'est pas un sprint, mais un marathon dans lequel les dirigeants courent devant et déterminent le rythme. En effet, l'acceptation de nouvelles technologies, de nouveaux processus et de nouveaux logiciels ne réussit que dans un environnement qui encourage et vit au quotidien la disposition au changement avec toutes ses conséquences.

La réalité est toutefois très éloignée de cet idéal, comme le montre une enquête de l'International Data Group (IDG). Selon cette enquête, 91% des entreprises interrogées dans le monde entier ont certes adopté le slogan "Digital first", mais seulement 37% ont mis en place une stratégie visant à modifier les processus internes, la culture d'entreprise et les compétences des collaborateurs. La majorité des entreprises continue de naviguer à vue en matière d'adoption digitale.

Il y a de nombreuses raisons tout à fait compréhensibles à cela, comme des contraintes budgétaires ou un besoin d'action urgent dans certains secteurs de l'entreprise. Pourtant, on sous-estime toujours l'influence qu'a l'introduction de nouveaux logiciels sur le travail quotidien des collaborateurs et à quel point l'adoption digitale est donc centrale pour la réussite d'un projet de transformation digitale.

La plupart des entreprises sont certes conscientes des défis à relever, mais rares sont celles qui prennent des mesures précoces pour préparer leurs collaborateurs aux nouveautés. Au lieu de cela, elles planifient des projets de formation qui n'interviennent qu'au moment où le changement est déjà à leur porte. Ce faisant, ils présupposent tacitement que les collaborateurs sont prêts au changement et qu'ils ont la motivation nécessaire - et mettent en péril leur projet de changement.

L'adoption digitale ne peut se produire que si les collaborateurs aiment utiliser le nouveau logiciel et s'en servent efficacement. Il est important que

1. Les utilisateurs ont le droit de tester de nouvelles choses et de faire des erreurs
2. Les collaborateurs bénéficient d'une formation continue et d'un soutien permanent en cas de besoin
3. Les logiciels et le matériel soient utilisés avec la meilleure ergonomie possible
4. La connaissance est considérée comme une valeur qui s'accroît par le partage
5. Le travail autonome et la collaboration agile en équipe sont encouragés
6. Les analyses commerciales et le feed-back des utilisateurs soient établis comme des éléments fixes d'un processus d'amélioration continue

Pour impliquer les utilisateurs dans les projets de transformation digitale et de changement dès le début, il est nécessaire de prendre une série de mesures.

• La communication
  Une communication claire est essentielle - comme dans tous les projets de changement. Avant même le lancement du projet, on informe sur les changements prévus. Quels sont les avantages des nouveaux outils digitaux pour l'entreprise ? Quels sont les avantages pour chaque personne ? Car l'adoption digitale ne peut naître que d'une attitude ouverte.
   
• La formation
  L'analyse des besoins individuels en matière de formation constitue la base d'un concept d’apprentissage différencié qui intègre des structures d’accompagnement complètes. Important : tous les utilisateurs doivent avoir la possibilité d'acquérir à tout moment les compétences dont ils ont besoin pour mener à bien leur travail, y compris directement sur leur poste de travail. Sinon, l'adoption digitale en pâtira au quotidien.
   
• Ressources
  Les ressources nécessaires à l'utilisation efficace des nouveaux outils et technologies digitales sont mises à la disposition des collaborateurs. Il s'agit notamment d'un espace libre et d’un temps suffisant ainsi que d'un matériel moderne permettant de mettre en œuvre le projet de transformation digitale sur le poste de travail.

Le mix de communication visant à instaurer la confiance, d'autonomisation sur le poste de travail et d'équipement technique adéquat garantit une approche positive des collaborateurs et des expériences de réussite rapides. Cela favorise également la motivation à mettre en place l'adoption digitale de manière autonome.

Les Digital Adoption Platforms (DAP) rendent de précieux services, notamment dans le cadre de projets de transformation digitale et du déploiement d'applications commerciales telles que les solutions CRM, ERP ou PLM. Il s'agit de logiciels basés sur le concept du Performance Support et qui soutiennent les collaborateurs directement sur leur poste de travail. Les plateformes d’adoption digitale sont ainsi considérées comme un complément important à la formation formelle.

Les DAP professionnels comme la tts performance suite fournissent les bonnes aides directement sur le poste de travail ou lors du travail avec le nouveau logiciel - en fonction du contexte et exactement au moment où une assistance est nécessaire. Selon les besoins, les aides peuvent être consultées sous différents formats - comme un guide étape par étape, sous la forme d'un apprentissage interactif, d'une documentation sur les processus ou d'un ensemble de règles.

Les contenus mis à disposition via une plateforme d'adoption digitale contribuent largement à offrir aux collaborateurs une expérience d'utilisation positive dès le premier jour. Ils acquièrent de l'assurance dans l'utilisation du nouveau logiciel et travaillent rapidement de manière efficace. Ainsi, l'acceptation de la nouvelle solution par les collaborateurs et donc l'adoption digitale augmentent.

En fait, même la meilleure plateforme d’adoption digitale ne peut déployer tout son potentiel que si elle fait partie d'un concept global de changement et de communication. Au lieu de planifier des mesures isolées, il convient de se pencher systématiquement sur la question :

Comment faire coïncider les objectifs stratégiques de l'entreprise avec les besoins des collaborateurs ?

C'est facile à dire, mais dans la pratique, il faut que tous les participants aient les nerfs solides et la ferme volonté de couper les vieilles ficelles. Car ceux qui, par peur ou par habitude, préfèrent s'accrocher à des structures dépassées, l'adoption digitale restera inaccessible à l'avenir.