Créer un lieu de travail numérique avec MS Office 365: Comment la nouvelle suite Office encourage le travail collaboratif

Créer un lieu de travail numérique avec Microsoft 365

La collaboration et la coopération virtuelle font partie de la vie professionnelle quotidienne dans notre monde en réseau. Cependant, les paysages d'outils de nombreuses entreprises ressemblent encore souvent à un patchwork vieillissant. Il est donc tout aussi bien que le passage à MS Office 365 puisse aider à résoudre ce problème.

Les entreprises sont actives dans le monde entier. Leur personnel travaille sur différents sites ou se déplace d'un client à l'autre. C'est la réalité quotidienne du travail pour de nombreux employés, y compris moi-même et mes collègues. Par conséquent, les formes virtuelles de coopération font depuis longtemps partie de notre vie professionnelle. Mais jusqu'à présent, ces solutions n'avaient rien d'élégant.

Nous avons envoyé des documents par e-mail, appelé des collègues en utilisant Skype pour les entreprises et envoyé de courts messages via Yammer. Lorsque j'étais au bureau, j'ai enregistré mes données sur le serveur afin d'y conserver une version actualisée - au moins temporairement. Mais malheur au collègue qui a accidentellement sauvegardé quelque chose sur la nouvelle version ...

Avec Office 365, Microsoft a enfin mis sur le marché une alternative à ce patchwork d'applications. Ce qui est spécial, c'est que, plus que toute autre mise à jour précédente, la nouvelle suite Office se concentre sur la collaboration des employés et combine des fonctions qui, auparavant, ne pouvaient être réalisées que par une combinaison d'outils. Elle met le lieu de travail numérique à portée de main, et ce presque sans effort.

Les équipes Microsoft comme point de contact central

MS Teams est la réponse de Microsoft à la question de savoir comment le personnel peut travailler ensemble de manière contemporaine. Cette application est également devenue le cœur de la collaboration dans notre entreprise, tant au sein des départements et des divisions qu'entre eux.

MS Teams me permet de mettre en place des projets et de fixer des rendez-vous, d'assigner des tâches aux membres du personnel et de travailler avec eux sur des dossiers, de transmettre des liens, d'organiser des réunions, de tenir des vidéoconférences ou de discuter rapidement avec un autre membre de l'équipe. Même si aucune de ces applications n'est révolutionnaire en soi, elles sont désormais toutes regroupées dans un seul logiciel au fonctionnement intuitif. Pour nous, c'est là le principal avantage.

De plus, nous avons connecté les équipes MS à OneDrive et Outlook dans toute l'organisation. Cela rend le travail quotidien beaucoup plus facile. Soyons honnêtes, y a-t-il vraiment quelqu'un qui se languit des anciennes versions ou des boîtes de réception qui débordent?

Pour plus de structure et une plus grande productivité

Dans une large mesure, MS Office 365 a remplacé notre paysage d'outils qui s'était développé au fil des ans, et maintenant que nous nous sommes habitués à la nouvelle façon de travailler, nous constatons qu'elle a considérablement stimulé notre productivité.

Il est également clair que ce type de changement ne peut pas se faire dans le vide. Par exemple, nous avons organisé un atelier interne avant le passage à l'euro, où nous avons clarifié les questions structurelles clés: Quels sont les outils que nous utilisons actuellement, et pour quoi? Comment comptons-nous organiser le stockage des fichiers à l'avenir? Comment nous organisons-nous en tant qu'équipe? Etc.

En outre, l'équipe de direction a fourni à tous les membres du personnel une ligne directrice qui esquisse des exemples de la manière dont les moyens de communication seront utilisés à l'avenir. Nous continuons, par exemple, à utiliser Outlook pour la communication individuelle avec les clients. En interne, nous communiquerons désormais exclusivement par l'intermédiaire de Teams, sauf si le collègue en question est assis dans le bureau d'à côté, Dans ce cas, je vais prendre ma tasse de café et m'asseoir pour une petite discussion.

Nous le ferions à nouveau

Plusieurs études confirment le sentiment favorable que nous avons sur la collaboration numérique. Par exemple Statista estime que le flux de courriels en Allemagne a plus que doublé entre 2000 et 2018. C'est donc une bonne chose que nous n'en rajoutions plus avec nos communications internes et que nous utilisions plutôt des applications de chat - tout comme 61 % des PME et 70 % des grandes entreprises (voir  Spiceworks). Quand allez-vous donc procéder à l'échange?