Relevante informatie op het juiste moment

Julia Schmich, als gevolg van o.a. de pandemie maakt de gezondheidszorg een enorme digitaliseringsslag door. Welke uitdagingen zie je?

Er moeten onder meer nieuwe IT-systemen worden ingevoerd en aan elkaar gekoppeld, en er ontstaan nieuwe processen met een toenemende complexiteit.

Dit betekent dat het takenpakket verandert en dat het personeel daardoor veel nieuwe verplichtingen krijgt opgelegd. Maar het kernwerk van een verpleegkundige bestaat niet uit het bedienen van een IT-systeem, en daarom betekent digitalisering aanvankelijk extra werk. Voor de werknemers betekent dit dat er veel veranderingen op hen afkomen in hun toch al stressvolle dagelijkse leven. Maar dat is niet alles: ze moeten ook nieuwe kennis opdoen. Ten slotte mogen we niet vergeten dat de ziekenhuizen en zorginstellingen ook zonder de digitalisering al met een hele reeks uitdagingen worden geconfronteerd.

Over welke heb je het specifiek?

Eerst en vooral het tekort aan geschoolde werknemers en het daarmee gepaard gaande hoge verloop. Deze constante verandering in het personeelsbestand maakt het steeds moeilijker om nieuwe werknemers op te leiden. Bovendien is er steeds minder tijd voor opleiding, onboarding en algemene kennisoverdracht. Als we kijken naar alles wat te maken heeft met de komende digitaliseringsprojecten, staan ziekenhuizen voor uitdagingen waarvan de meesten zich nog niet eens bewust zijn.

Dit roept de vraag op hoe al deze uitdagingen moeten worden aangegaan.

Allereerst is het uiterst belangrijk de werknemers bij de verandering te betrekken. Zij moeten eerst de innovaties begrijpen en inzien welke persoonlijke toegevoegde waarde de veranderingen voor hun werkplek hebben. Dit is een voorwaarde voor hen om de verandering te aanvaarden en bereid te zijn erin mee te gaan.

Even belangrijk is de empowerment van het personeel. Een klassieke klassikale opleiding over de werking van een nieuw IT-systeem volstaat niet, want de ervaring leert dat een groot deel van de inhoud die tijdens een klassikale opleiding wordt aangeleerd, binnen enkele dagen weer wordt vergeten. Anderzijds verwerven werknemers meer dan 80% van hun kennis rechtstreeks op de werkplek. In de regel krijgen ze daar echter geen steun.

Welke aanvullende mogelijkheden zijn er?

Wat nodig is, is ondersteuning direct op de werkplek, ondersteuning via een digitale adoptieoplossing. De basis van dergelijke software is contextgevoelige hulp die werknemers precies op het juiste moment helpt. Het bijbehorende doel is niet het leren op zich, maar snelle ondersteuning in het werkproces, afgestemd op de betreffende situatie en rol.

Performance support geïmplementeerd met een digitale adoptieoplossing zoals de tts performance suite helpt bij actuele problemen en versterkt duurzaam de proces- en actiecompetentie. Dit is bijzonder effectief wanneer werknemers slechts toegang hoeven te hebben tot één bron om toegang te hebben tot alle bedrijfsbrede kennis. Want dan verliezen ze geen tijd meer met het zoeken naar relevante informatie, omdat alles wat ze moeten weten voor de acute situatie beschikbaar is op het moment dat het nodig is.

Wat zijn de risico's van het afzien van een dergelijke oplossing?

Het kan gebeuren dat een nieuw systeem helemaal niet wordt geaccepteerd en dat de werknemers op de oude voet verder werken. Of er worden workarounds bedacht. Een ander gevaar is dat de systemen niet correct worden gebruikt. Dit leidt tot hoge kosten, bijvoorbeeld door onjuiste gegevens, doublures, niet functionerende processen of onjuiste boekingen. Dit betekent dat de toegevoegde waarde waarop men met het nieuwe systeem had gehoopt, uitblijft. Uiteindelijk ligt de toegevoegde waarde in het feit dat men meer tijd aan de patiënt kan besteden in plaats van aan administratieve taken.