Implementeer SAP S/4HANA: Gebruikersondersteuning - een garantie voor succes?

Het succes van S/4HANA is mede afhankelijk van uw gebruikersondersteuning

Een vlotte SAP S/4HANA-implementatie is een technische uitdaging. Het is ook een gebruikersadoptie-uitdaging. Het is een reis, geen bestemming, en de juiste ondersteuning van het gebruikersadoptieproces is essentieel.

Het lijdt geen twijfel dat SAP S/4HANA een stap vooruit is in de ERP-technologie. Het kan een niveau van wendbaarheid brengen in uw bedrijfsvoering, waardoor de snelheid en doorvoersnelheid van transacties wordt verbeterd en de aangesloten onderneming verder wordt ondersteund dan de interne bedrijfsvoering. Dit bespaart op zijn beurt tijd en verhoogt het reactievermogen van de klant. Maar laten we eerlijk zijn; het implementeren van SAP S/4HANA is een grote stap. Of u nu van nul begint (greenfield) of een bestaand systeem omzet (brownfield).

Naast de technische hindernissen kan de gebruikersadoptie een uitdaging zijn. Daar zijn een aantal redenen voor. Verandering kan voor elke gebruiker ontmoedigend zijn, vooral als hij zich in de loop der jaren comfortabel heeft gevoeld met een systeem. Vaak is het systeem in die jaren van gebruik aangepast aan de specifieke behoeften van een gebruiker. De Fiori-gebruikersinterface van SAP S/4HANA lijkt in vergelijking daarmee misschien weinig intuïtief. En hoewel de SAP S/4HANA-gebruikersinterface is ontworpen om gemakkelijk te kunnen navigeren, worden de zaken complexer naarmate men dieper in de structuur komt.

Definieer uw aanpak

De manier waarop organisaties gebruikers helpen bij het aanleren van de nieuwe software is een andere factor. Meestal besteden ze veel tijd aan het trainen van gebruikers in het bedienen van de systeemfuncties, maar vergeten ze de veranderingen te contextualiseren vanuit het perspectief van de bedrijfsvoering. Een robuust change management kader voor de uitrol van een nieuwe ERP kan het verschil zijn tussen een succesvolle implementatie en een mislukte.

Het is belangrijk om te beginnen met de gebruikers voor te bereiden en ervoor te zorgen dat ze op de hoogte zijn van potentiële uitdagingen op het gebied van veranderingsmanagement. Met de greenfield aanpak kunnen organisaties dit proces maanden voor de uitrol van SAP S/4HANA beginnen. Klassikale training en/of e-learning zijn een goede manier om te beginnen. Maar vergeet niet om, naast de technische elementen, de gebruikers eraan te herinneren waarom dit proces plaatsvindt. Het begrijpen waarom processen zijn veranderd is net zo belangrijk als de technische verandering zelf, het versterken van het moreel en het helpen van gebruikers om gemotiveerd te blijven tijdens het implementatieproces.

Op het moment van behoefte

Een goede ondersteuning van de gebruikers bij het vertrouwd raken met de nieuwe werkomgeving "op het moment van behoefte" is een andere manier om het personeel te ondersteunen tijdens de implementatiefasen: van de configuratie tot en met het testen en het in in gebruik nemen. Real-time ondersteuning versterkt continu de berichtgeving rond de verbeteringen die door het nieuwe systeem en de processen worden geleverd. Ondersteuning op het moment van behoefte is een fundamenteel onderdeel van het begrijpen en leren.

Klassikaal leren is geweldig om nieuwe concepten te introduceren en gebruikers voor te bereiden op verandering, maar actief leren, of wat je zou kunnen noemen "learning on the job", is waar mensen vaardigheid en zelfvertrouwen mee opbouwen, en uiteindelijk power users worden. Het bieden van de juiste ondersteuning tijdens dat proces, wanneer gebruikers op verkenning gaan, mogelijkheden ontdekken en beslissingen nemen over hoe het nieuwe systeem hen zal helpen, is net zo belangrijk als klassikaal leren en mag niet over het hoofd worden gezien.

Wat is uw implementatiefilosofie?

Het SAP S/4HANA-implementatieproces zal er voor elke organisatie anders uitzien. Het is de moeite waard, maar de omvang van de uitdaging hangt af van uw aanpak en uw implementatiefilosofie. Het is belangrijk om het te zien als een reis en niet als een bestemming. Het is een kans om bedrijfsprocessen en operationele modellen opnieuw voor te stellen en moet als zodanig worden gezien in plaats van alleen als een upgrade of een technologieproject.

Een goede planning voor de SAP S/4HANA-implementatie en de ondersteuning van de gebruikers zal niet alleen leiden tot een upgrade van de software. Het zal een wendbaar personeelsbestand creëren dat meer kans heeft op succes, zowel binnen SAP S/4HANA als in moderne een bedrijfsomgeving.